Envoi de mails
Il est possible dans Bourgelat d'envoyer des mails de manière simple via de nombreux écrans de l'application.
Paramètrage dans Bourgelat
Il vous fait vous rendre dans Paramètres, Liens Externes, Compte SMS.
Accès à l'écran
Cet écran est accesible à plusieurs endroits dans l'application :
- Fiche du client
- Fiche de l'animal
- Détail d'une facture
- Détail d'un devis
- Détail d'un antécédent
Selon l'écran à partir duquel vous y accédez, une adresse mail ou/et une pièce jointe pourront être automatiquement ajouté.
Envoi d'un mail à un client
L'écran d'envoi de mail est découpé en trois blocs principaux :
- Le bloc contenant lea liste des destinataires et le sujet du mail.
- Le bloc permettant d'écrire le contenu du mail
- Le bloc contenant les pièces jointes.
Destinataires
Ce bloc est composé de deux champs, le premier vous permet de faire une recherche sur la totalité de vos clients et de votre répertoire (nom et adresse mail). Chaque caractère inscrit la liste de résultat est mise à jour pour vous proposer les fiches contenant ce que vous avez cherché.
La liste de résultat est composé d'une lettre (R pour Répertoire et C pour Client), du nom et prénom de la personne trouvée et de l'adresse mail liée. En sélectionnant un résultat dans la liste, celui-ci est automatiquement ajouté à la liste des destinataires. Il est également possible d'ajouter une adresse mail n'existant pas dans vos contacts, il vous suffit pour cela de la taper entièrement dans le champ de recherche et de taper sur entrée.
Dans la liste des destinataires, les adresses mails valides apparaissent en vert, celle qui sont fausses apparaissent en orange. Il est possible de cliquer sur une adresse mail validée et de la modifier directement. La croix a côté de l'adresse mail permet de retirer ce destinataire de la liste.
À droite de la liste des destinataire se trouve une flèche, celle-ci vous permet d'afficher ou de cacher la liste complète des destinataires dans le cas ou ceux-ci ne seraient pas tous visibles à l'écran.
Sujet
Le champ sujet vous permet d'indiquer quel sera le titre du mail que vous allez envoyer.
Contenu
Le champ contenu est l'endroit ou vous allez pouvoir écrire votre mail. Ce champ est un 4D Write Pro, il vous permet de formater votre texte avec de la couleur, des images et autres possibilités.
À noter que le bouton à droite de cet écran vous permet d'ajouter des liens web sur un texte de votre mail.
Attention : les champs en-tête et signature de l'écran de paramétrage sont automatiquement ajoutés à votre mail même si vous ne voyez pas ce texte dans le contenu du mail.
Pièce jointe
La liste des pièces jointes vous permet de voir la liste les fichiers que vous avez joint à votre mail.
À droite de la liste des pièces jointes se trouve une flèche, celle-ci vous permet d'afficher ou de cacher la liste complète des pièces jointes dans le cas ou ceux-ci ne seraient pas tous visibles à l'écran.
Un bouton nommé Pièce jointe vous permet d'accéder à un sous-écran, celui-ci vous liste la totalité des factures, devis, antécédents texte ou traitement de texte et examens du client. Il vous est donc possible d'ajouter simplement au mail un groupement de document provenant de la fiche du client.
Vous pouvez modifier le nom du document soit via le tableau des documents sélectionnés, soit dans la liste des pièce-jointe, en cliquant sur le nom à modifier.
Une limitation technique a été mise en place sur le nombre de caractères possibles pour le nom de vos documents, si vous dépassez cette limite le texte ne s'écrira plus. De même, une limitation des caractères utilisables a été mise en place afin d'éviter le maximum de problèmes techniques qui pourraient entraver l'envoi du document.
Envoi du mail
Pour envoyer le mail, il vous suffit de cliquer sur le bouton Envoyer en bas de l'écran.
Le bouton OK vous permet quant à lui de sauvegarder votre mail en brouillon.
Dans les cas, il vous est possible de retrouver ce mail dans la liste des mails dans l'onglet Outils.