La consultation

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L'écran de consultation













La création d'une consultation

L'écran de consultation

Il est possible de créer une nouvelle consultation à partir du bouton +1 de la fiche du client, du bouton Nouvelle consultation de la fiche animal, ou des boutons Consultation directe et Vente comptoir de la page d'accueil du logiciel.

L'écran de consultation s'ouvre alors. La colonne de gauche de cet écran est composé de :

• l'état civil du client
• l'identité de l'animal
• l'historique du dossier de l'animal

La partie de droite de la fenêtre sert de saisie à la consultation. On y trouve :

• le motif de la consultation et les observations
• le compte rendu
• la majoration d'urgence
• la saisie des actes et des produits
• la gestion de l'ordonnance
• la saisie de règlements
• les impressions
• l'annulation d'une consultation

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la consultation.


Le motif de la consultation et les observations

Le motif de la consultation
La liste des glossaires

Il est possible de saisir un motif de consultation ainsi qu'un texte d'observation dans la zone dédiée située en haut à droite de la fenêtre.

Vous pouvez soit saisir le motif de la consultation à la main, soit le sélectionner parmi la liste des glossaires existants en cliquant sur l'icône en forme de triangle près du champ Motif.
Il vous faut alors sélectionner Glossaire, puis choisir celui que vous souhaitez utiliser.
Pour modifier la liste des glossaires ou en supprimer, il vous faut cliquer sur Mise à jour du glossaire.






Le compte rendu

Un compte rendu
BoutonCRNF.png

Pour créer un compte rendu à partir d'une consultation, cliquez sur le bouton en forme de page situé à droite du motif.
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez sélectionner un type de compte rendu parmi Texte, Dessin, Trt de texte, Image et tableau.

Le compte rendu pourra soit être saisi à la main, soit en le sélectionnant à droite de la fenêtre parmi un glossaire. Il est également possible de créer un nouveau glossaire ou d'en modifier via les boutons Ajout glossaire et Mise à jour.










La saisie des actes et des produits

La saisie des actes et des produits dans la consultation

Afin d'ajouter de nouveaux actes à la consultation, appuyez sur la touche F2 ou saisissez l'intitulé de l'acte recherché dans le champ se trouvant à côté de l'icône FicheAnimal Consultation boutonF2.png. Dans le premier cas, un tableau d'énumérations s'affichera avec toutes les possibilités résultant de votre saisie, vous n'aurez plus qu'à sélectionner l'acte à ajouter.
Dans le second cas, la saisie est prédictive et un tableau déroulant s'affichera en dessous du champ, vous proposant en temps réel les actes possibles, en corrélation avec votre recherche que vous pourrez alors sélectionner. Les touches fléchées et la touche entrée sont utilisables dans ce cas pour naviguer dans les résultats affichés.

Le même fonctionnement s'applique aux produits, à ceci près qu'il vous faudra utiliser la touche F3 ou taper dans le champ se trouvant à côté de l'icône FicheAnimal Consultation boutonF3.png.

l'ajout d'un produit dans l'ordonnance se fait automatiquement à partir du moment ou celui-ci possède une posologie. L'ajout d'une posologie à un produit qui n'en possède pas ajoutera également ce produit à l'ordonnance.
Pour qu'un produit vendu soit ajouté à l'ordonnance, il est important de lui adjoindre une posologie. Pour changer la posologie d'un produit manuellement, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de crayon situé à gauche de l'intitulé du produit.

Le pourcentage de remise pour un acte ou un produit peut être modifié au cas par cas sur chaque ligne en modifiant le champ %, ou bien de manière globale sur toute l'ordonnance via les champs Remise sur les actes, Remise et Remise aliments.

A chaque modification des données de cet écran, les montants totaux en bas à droite de l'écran sont recalculés. Ceux-ci sont indiqués non arrondis, les totaux étant arrondis uniquement à l'ouverture de l'onglet Règlement.

La majoration d'urgence

La majoration d'urgence

Une fois la majoration d'urgence définie dans les paramètres de bourgelat, cocher cette case (situé au dessus à droite du tableau des actes) permet de mettre la consultation en Urgence.
Dans ce cas, tout les actes de celle-ci seront majorées selon le pourcentage défini dans vos paramètres.



La saisie de l'ordonnance

La saisie de l'ordonnance

L'écran ordonnance liste les produits de l'écran précédent possédant une posologie. Les ligne d'ordonnance et de produit sont liées, ainsi une modification sur une ligne d'ordonnance se répercutera sur la ligne de vente, et inversement.
A noter que la suppression d'une ligne de vente entrainera sa suppression de l'ordonnance, et l'inverse également.

Il y a 7 colonnes dans le tableau des lignes d'ordonnance :

  • La première affiche un bouton permettant de supprimer la ligne de l'ordonnance. Cette colonne disparait à partir du moment ou l'ordonnance à été imprimée.
  • La seconde colonne permet d'indiquer le nom du produit.
  • La troisième, modifiable, indique la quantité.
  • La quatrième, modifiable, permet de définir la voie d'administration du produit. Une liste de choix par défaut est disponible, mais le champ reste libre pour vous permettre d'indiquer une voie d'administration précise si vous le souhaitez.
  • La cinquième est une simple indication si la ligne d'ordonnance est lié à une vente, ou si c'est simplement une prescription.
  • La sixième est le numéro de lot lié à la vente.
  • La dernière, modifiable, est la posologie. En cliquant sur le champ vous verrez un petit écran permettant la modification de celle-ci.

Il est possible de prescrire de nouveaux produits à l'ordonnance, ceux-ci seront considérés comme des produits non vendus. Pour le faire, il suffit d'entrer dans le champ PRESCRIPTION le nom du médicament souhaité et de valider, une liste des produits correspondants sera affichée et vous permettra de choisir celui que vous souhaitez.
A l'impression, les produits vendus et les produits prescrits sont séparés pour plus de lisibilité.

Vous pouvez également modifier l'entête qui sera affichée en haut de l'ordonnance. Le bouton + Dernière consult permet d'ajouter la date de la dernière consultation à l'entete quand on clique dessus.
Le champ Remis par permet de définir le praticien ayant lancé l'impression de l'ordonnance, celui-ci pouvant être différent du praticien ayant effectué la consultation.
Le champ Renouvellements autorisés permet d'indiquer le nombre de renouvellements possible pour cette ordonnance. Par défaut cette valeur est à 0, ce qui veut dire que le renouvellement est interdit.
Le champ Nombre d'exemplaires permet simplement de définir le nombre d'impression de l'ordonnance souhaitée.

La saisie de règlement(s)

La saisie de règlement(s)

Une fois l'ordonnance complétée, vous pouvez saisir le(s) règlement(s) pour payer une partie, ou toute la consultation. Le fait d'enregistrer un règlement génère une facturation automatique (et silencieuse) de la consultation.
Vous trouverez des informations telles que le montant des remises, le montant total HT et TTC, le Débit client ainsi que l'avoir disponible du client.

Il est possible d'ajouter un nouveau règlement en cliquant sur le bouton Ajouter un règlement. Le champ adjacent à ce bouton permet d'indiquer le nombre de règlement à créer en simultané. Ainsi si vous souhaitez faire un règlement en 4x, il vous suffit d'indiquer 4 dans ce champ et de cliquer sur le bouton Ajouter un règlement. Le montant des règlements sera divisé entre les lignes.

Vous pouvez renseigner les champs ci dessous :

Mode de règlement : choisissez le mode de règlement souhaité.
Montant : le montant du règlement à saisir. Ce montant est, de base, automatiquement géré pour qu'à l'ajout d'un nouveau règlement celui-ci paye en totalité la consultation. Vous pouvez ensuite modifier le montant manuellement.
Date : la date du règlement.
Banque : le nom de la banque du payeur ainsi que la date de dépôt en banque du règlement
Date dépôt : la date du dépôt en banque du règlement.
Responsable de l'impayé : si une personne s'occupe de la comptabilité et plus particulièrement des impayés dans votre clinique, vous pouvez choisir son nom dans la liste

La première colonne du tableau vous permet de supprimer à la volée des règlements.
Il est à noter qu'un règlement n'est enregistré définitivement qu'à la sortie de l'écran de la consultation.
Il est possible d'annuler un règlement enregistré dans cet écran, pour ce faire il vous suffit de cliquer sur la croix d'un règlement validé. Une alerte vous demandera si vous êtes réellement sûr, si vous validez un règlement inverse à celui a annuler sera ajouté à la consultation. Ainsi, les deux règlements s'opposeront et la consultation repassera en non réglé.

Si vous indiquez un montant en espèce supérieur au montant de la consultation, un message d'alerte vous indiquera le montant à rendre en monnaie au client.
Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée via un paramètre dans l'écran paramètres, onglet consultations.

L'annulation des recettes

La saisie de règlement(s)
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo

Depuis le premier janvier 2018, de nouvelles lois sont entrées en vigueur avec la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses. Cela implique que nous ne pouvons pas supprimer une recette dans le logiciel, mais il reste possible de l'annuler, en cas d'erreur dans le montant ou dans sa ventilation par exemple. (Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704)


Il existe plusieurs méthodes pour annuler une recette :

Tout d'abord, il est possible d'annuler un règlement à partir d'une consultation. Tant que cette consultation n'est pas clôturée, il est possible de cliquer sur la croix située à gauche du mode de règlement , et de valider le message expliquant qu'une recette négative du même montant sera créée.
Attention au fait qu'annuler un règlement crée une recette négative à la date de l'annulation, et non pas à la date du règlement initial.

Il est également possible d'annuler une recette en double cliquant dessus à partir de l'onglet Recettes de la fiche d'un client ou de l'onglet Gestion de Bourgelat, puis de cliquer sur le bouton "Annuler le règlement". Là aussi, une confirmation de création de recette négative sera à valider.

Attention encore une fois à la date de l'annulation. Afin d'avoir une comptabilité correcte comprenant les recettes positives et leurs annulations négatives sur le même jour et éviter les erreurs de caisses quotidiennes, nous pouvons, avant d'annuler la recette :
- Soit mettre l'ancien règlement à la date de l'annulation souhaitée.
- Soit mettre l'annulation négative à la date du règlement à supprimer.

Une fois que la date des deux règlements est similaire, les recettes positives et négatives seront sur le même jour, et notre comptabilité sera correcte.
Il n'est toutefois pas possible de modifier les dates des règlements qui appartiennent à une période clôturée, les champs de dates ne seront pas modifiables.








Les impressions

Le choix des impressions
Les fiches conseils

Chaque onglet possède ces impression dédiées :

  • L'onglet CONSULTATION permet l'impression du certificat sanitaire et de l'hospitalisation.
  • L'onglet ORDONNANCE permet l'impression de l'ordonnance et son envoi à vetOrdo.
  • L'onglet RÈGLEMENT permet l'impression de la facture, de la facture proforma et du bon de livraison.

Cocher la case A l'écran avant une impression permet d'afficher un aperçu du document avant impression.

Vous pouvez également imprimer des Fiches conseils en cliquant sur le bouton du même nom puis en cochant la case des fiches que vous souhaitez imprimer.
Afin de modifier une de ces fiches, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de crayon situé à gauche de la ligne souhaitée.






L'annulation d'une consultation

Le bouton annulation
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
La fenêtre d'annulation


Malgré les nouvelles lois entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2018, il reste toujours légal et possible de supprimer une consultation à laquelle aucune facture ni règlement n'est attaché, en double cliquant simplement dessus avant de cliquer sur la corbeille rouge en bas à gauche de l'écran, puis d'y saisir un motif de suppression.
De cette manière, il est possible de retrouver la consultation supprimée dans la partie « Annulations » de la fiche du client.

Cependant, le fait de facturer ou de régler une consultation, même en partie, verrouille cette dernière de manière à ce que sa suppression ou sa modification ne soit plus possible. Ces consultations seront alors symbolisées à l'aide d'un cadenas à la place de la corbeille rouge.

En cas d'erreur ou d'oubli , il nous faudra alors passer par le bouton « Avoir ou remboursement ».

Plusieurs choix s'offrent alors à nous :
• un Avoir partiel ou un Remboursement partiel dans le cas d'un retour produit
• un Avoir complet ou un Remboursement complet dans le cas d'une annulation de consultation
• un Avoir complet et recréation de la consultation modifiable dans le cas d'une modification de consultation

- Un avoir est un moyen de paiement supplémentaire pour le client afin de régler ses consultations suivantes.
- Un remboursement est un rendu direct d'argent au client qui peut être réalisé par Espèce, Chèque, Virement ou Carte bancaire.

Chacune de ces deux actions génère une consultation d'avoir / remboursement dans la fiche du client ainsi qu'une ligne de recette négative afin d'équilibrer le compte du client.









Avoir partiel (Retour produit)

Le choix de l'avoir
Un avoir partiel

Imaginons un cas où notre client nous ramène un ou plusieurs produits qui lui avaient été vendus lors d'une consultation. L'avoir partiel permet de sélectionner LE ou LES éléments que nous souhaitons transformer en avoir.

Il faut tout d'abord sélectionner la consultation souhaitée en double cliquant dessus, puis cliquer sur le bouton « Avoir ou remboursement » avant de cocher « Avoir  (Partiel) » , puis « OK ».
Si nous voulons faire un avoir pour du Panacur saisi dans une consultation, il suffit de saisir la quantité souhaitée dans la partie « Quantité avoir », avant de cliquer sur le bouton « OK ».
Un avoir sera automatiquement généré dans la fiche du client, et notre stock de Panacur sera réapprovisionné de la quantité indiquée lors du retour produit.

Attention : prenez garde au fait que générer un avoir ne supprime PAS le règlement initial du client pour cette consultation.








Remboursement partiel (Retour produit)

Choisir un reboursement
Un remboursement partiel

Si nous souhaitons rembourser le client du montant d'un ou plusieurs actes ou produit, il nous faut alors sélectionner une consultation en double cliquant dessus, cliquer sur le bouton « Avoir ou remboursement » avant de cocher «Remboursement (Partiel) » , puis « OK ».

Nous pouvons alors saisir la quantité à rembourser souhaitée pour chaque acte et produit dans la partie « Quantité remboursement », choisir le mode de remboursement parmi ceux proposés, et cliquer sur le bouton « OK » pour valider.

Notre stock de produits sera réaprovisionné de la quantité indiquée lors du remboursement, une recette négative du montant et du mode de règlement choisi sera alors générée sur l'onglet « Recettes » du client et nous pouvons procéder à son remboursement.






Avoir complet (Annulation de consultation)

Le choix de l'avoir

Dans certains cas, une annulation complète peut être requise afin de générer un avoir du montant total de la consultation : cela peut être pratique dans le cas d'une consultation saisie en double par exemple.

Il faut tout d'abord sélectionner la consultation souhaitée en double cliquant dessus, puis cliquons sur le bouton « Avoir ou remboursement » avant de cocher « Avoir  (Complet) » , puis « OK ».

Un avoir du montant total de la consultation est automatiquement généré et notre stock sera réapprovisionné en conséquence.

Attention : prenez garde au fait que générer un avoir ne supprime PAS le règlement initial du client pour cette consultation.






Remboursement complet (Annulation de consultation)

Choisir un remboursement
Une demande de remboursement

Si nous souhaitons rembourser le client du montant total d'une consultation dans le cas d'une annulation, il nous faut tout d'abord sélectionner cette consultation en double cliquant dessus, cliquer sur le bouton « Avoir ou remboursement » avant de cocher «Remboursement (Complet) » , puis « OK ».

La quantité à rembourser pour chaque acte et produit de la partie « Quantité remboursement » sera alors automatiquement au maximum de la consultation. Il nous suffit donc de choisir le mode de remboursement parmi ceux proposés, et cliquer sur le bouton « OK » pour valider.

Notre stock de produits sera réapprovisionné, une recette négative du montant et du mode de règlement choisi sera alors générée sur l'onglet « Recettes » du client et nous pouvons procéder à son remboursement.





Avoir (complet) + recréation de la consultation (Modification de consultation)

Le choix de l'avoir

Un scénario assez commun est de se retrouver face à une consultation verrouillée que vous souhaitez modifier pour y ajouter, supprimer, ou modifier la quantité d'un produit ou d'un acte saisi par erreur par exemple.

ATTENTION : avant toute chose, un élément important reste à définir. Si le montant initial de la consultation réglée par le client est incorrect et nécessite d'être annulé, il nous faudra commencer par la méthode ci dessous. Mais si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer au paragraphe suivant :
Sur l'onglet « Recettes » de la fiche du client, il faut double cliquer sur la recette erronée. Nous pouvons alors soit modifier le mode de règlement, soit cliquer sur le bouton « Annuler le règlement » en fonction de ce que nous souhaitons réaliser, puis cliquer sur le bouton « OK » pour valider.

En revanche si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer à ce qui suit.


Sélectionnons la consultation souhaitée en double cliquant dessus, puis cliquons sur le bouton « Avoir ou remboursement » avant de cocher « Avoir  (Complet) + recréation de la consultation modifiable » , puis « OK ».

Bourgelat va alors, comme dans le cas d'un avoir complet, générer un avoir du montant total de la consultation après l'avoir annulé ainsi que son ordonnance.
De plus, une nouvelle consultation, identique à la précédente mais modifiable cette fois ci, apparaît à l'écran.
Tout cela se passe en une fraction de seconde et peut donc être difficile à apercevoir, si ce n'est avec le fait que le verrou de la consultation est maintenant remplacé par une corbeille rouge.
Nous pouvons à présent modifier la consultation comme si celle ci était en cours de création pour la première fois.

Au moment du règlement de cette nouvelle consultation, si nous avions annulé le règlement avant l'opération, alors nous pouvons choisir un mode de règlement classique tel qu'un chèque ou une carte bancaire par exemple.
En revanche si le montant et le mode de règlement initialement versé par le client était correct, il nous faudra alors choisir « l'avoir » comme moyen de paiement, sous peine de se retrouver avec un règlement en double qui faussera la comptabilité.