Facture pro-forma

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Exemple de facture pro-forma

La facture pro-forma est un document imitant la facture avec quelques différences.
Ce document est un document de travail, celui-ci n'a aucune valeur comptable et ne peut pas être substitué à une facture.
De ce fait, son impression n'entraine aucun blocage dans l'écran de consultation, vous pouvez donc l'utiliser comme document de travail avec vos clients.

Format du numéro de facture pro-forma

Le numéro de facture pro-forma est au format suivant = XXYY-DDDDD

  • XX représente le préfixe du site sur lequel a été créé la facture pro-forma.
  • YY représente l'année pendant laquelle a été créé la facture pro-forma.
  • DDDDD est une séquence automatisée pour créer des numéros unique de facture pro-forma.

Il est important de noter que les séquences sont remises à zéro pour chaque année et que les séquences sont séparées par site.

Contenu de la facture

Ce document est composé de multiples éléments, que je vais décrire grâce à la numérotation de l'exemple ci-contre.

Élément 1

C'est l'entête de votre clinique pour vos impressions. Celle-ci est composé des données que vous mettez dans l'onglet Général des paramètres.

Élément 2

A cet emplacement est imprimé le logo de votre clinique si vous en avez indiqué un dans vos paramètres.

Élément 3

Le numéro de votre facture pro-forma ainsi que le numéro de page du document.
Ce champ est reproduit sur l'ensemble des pages du document.

Élément 4

Titre du document, son numéro mais également le lieu et la date d'impression.
Si c'est une facture simple, le nom de l'animal est également indiqué, dans le cas des factures globales (regroupant plusieurs consultations), le nom de l'animal est indiqué dans le tableau de vente.

Élément 5

L'adresse du client facturé. Ces données sont obtenues à partir de la fiche client.

Élément 6

Si le client est un professionnel (champ SIRET renseigné) on indique également le SIRET, RCS et N° TVA Intracom du client.
Si le client est un particulier ces informations n'apparaissent pas.

Élément 7

Si vous n'avez pas indiqué de délai de paiement dans vos paramètres vous aurez par défaut Payable dès réception de la facture.
Si vous avez défini un délai de paiement pour ce type de client ou pour ce client précisément, vous aurez texte Payable au plus tard le <date_limite_de_paiement> ou Payable par prélèvement.

Élément 8

Tableau des actes et produits facturés. Celui est composé de lignes significatives (actes et produits vendus) et de lignes non significatives (sous-totaux, numéro de consultation, numéro de devis, numéro de bon de livraison, etc...)

Le tableau est composé de 8 colonnes :

  • Désignation : Le nom de votre prestation ou le nom de la ligne non-significative.
  • Quantité : La quantité que vous avez vendu.
  • TVA : Le taux de TVA appliqué à cette prestation.
  • PU HT : Le prix unitaire hors-taxe de cette prestation.
  • Remise : Le taux de remise et le montant de celle-ci.
  • Total HT : Le prix total hors-taxe de cette prestation.
  • Total TTC : Le prix total toutes taxes comprises de cette prestation.

Attention, selon vos méthodes d'arrondi et les remises que vous faites, vos montants par ligne peuvent avoir plus de deux chiffres siginificatifs après la virgule.
Par exemple vous pourriez avoir une ligne avec un montant TTC de 14,02354€. Dans ce cas sur le document il sera affiché 14,02€.
Cependant, pour le calcul du total TTC de votre facture pro-forma, nous additionnons les montants TTC non arrondi des lignes, il est donc possible que ces centimes invisibles deviennent dans la finalité visible si vous avez beaucoup de lignes.
Il est donc normal d'avoir des différences de centimes entre l'addition des montant TTC visible sur la facture et le montant total en bas de celle-ci.

Élément 9

Ce tableau permet de lister les modes de règlement utilisés ainsi que le montant associé.
Le reste dû est le montant restant à payer sur la facture en soustrayant les règlements déjà fait.
Le Remise (sur HT) indique la valeur de la remise appliquée sur le total HT de la facture.

Élément 10

Ce tableau représente la répartition de la TVA sur la facture.
Chaque taux de TVA présent sur la facture est représenté par une ligne qui indique le montant HT touché par ce taux, le montant de TVA qui cela engendre et le montant TTC total.

Élément 11

Ce bloc de texte est généré AUTOMATIQUEMENT en fonction de ce que vous avez indiqué dans les paramètres de pénalités de retard et d'escompte (Onglet Règlement).
Si le client est un professionnel, ce bloc de texte doit être présent, même si il n'y a pas de pénalités de retard ou pas d'escompte. Dans ce cas on indique qu'il n'y en a pas. Si le client est un particulier, si il n'y a pas de pénalités de retard ou pas d'escompte le texte n'est pas affiché.

Élément 12

Ce bloc de texte est le pied de facture, que vous pouvez paramétrer dans les paramètres de facturation.
Celui-ci est extensible en hauteur, vous pouvez donc mettre autant de texte que vous le souhaitez, mais pensez bien que cela empiètera sur le reste de la facture et augmentera le nombre de pages de vos factures.

Élément 13

Ensemble de données de la clinique et sur le document en lui-même.

La première ligne indique la forme juridique et le capital ainsi que le SIRET.

La seconde ligne donne le numéro de TVA Intracom, le code NAF (APE) et le RCS de la clinique.

La troisième ligne donne la date et l'heure de première impression du document, mais également le code client, le numéro de la version de Bourgelat, l'identifiant de la machine, l'identifiant de l'utilisateur, le nombre de lignes significatifs dans la facture et la signature électronique du document. Toutes ces informations sont nécessaires pour la certification NF203.

La dernière ligne montre le reste dû total du client, dans le cas ou d'autres factures n'ont pas été payée.

Élément 14

Ce cadre indique également que la facture est une pro-forma, le montant total TTC et le code du client.