Gestion
Les consultations
Le bouton Consultations/ventes de l'onglet Gestion est divisé en deux parties : la liste des consultations / ventes, et la liste des devis. Il est possible d'y effectuer des recherches, visualiser le détail d’une consultation ou d'un devis et imprimer les différents livres.
La liste des consultations et des devis
Par défaut, la liste présente les consultations et les devis créés sur la journée.
Détail de la liste des consultations
Chaque ligne de cette liste représente une consultation ou une vente comptoir. Pour ouvrir la fiche détaillée de la consultation, double-cliquez sur la ligne souhaitée. En revanche le fait de double-cliquer sur le nom du client permet d'ouvrir la fiche de ce dernier.
Chaque ligne se compose ainsi :
• la date à laquelle a été réalisée la consultation
• l'action de la consultation : Honoraires ou Vente
• le praticien ayant effectué la consultation
• le nom du client auquel est rattachée cette consultation, ce champ peut être vide
• le total TTC de la consultation
• le reste dû de la consultation
• la case mentionnant si la consultation est réglée
• un F si la consultation est facturée
En bas de l'écran se trouve la somme des totaux TTC de toutes les consultations de la liste ainsi que la somme des restes dus.
Les impressions et l'export de la liste
Depuis la liste des consultations, trois impressions sont possibles :
ce bouton imprime les consultations affichées en détaillant pour chacune d’elles le total reçu, la répartition du ou des règlements en espèces, chèques et cartes ainsi que le reste dû.
ce bouton imprime les consultations affichées en détaillant pour chacune d’elles la ventilation selon les catégories comptables que vous avez défini.
Les actes ne comportent qu’une seule catégorie comptable, qui est utilisée dans les consultations d’honoraires (les seules à comporter des actes), tandis que les produits comportent deux catégories comptables : la première utilisée dans les consultations d’honoraires, la seconde dans les consultations de vente.
ce bouton permet d'imprimer le récapitulatif du chiffre d'affaire sur la période sélectionnée selon les catégories comptables que vous avez défini.
il est possible d'exporter la liste des consultations à l'écran au format Excel ou texte en cliquant sur ce bouton.
Rechercher une consultation
La liste des consultations affiche par défaut les consultations effectuées sur la journée.
Recherche rapide
Vous pouvez rechercher les consultations effectuées sur une période plus importante en utilisant les champs à gauche de la liste.
Spécifiez une date de début et une date de fin de sélection, la liste sera ensuite mise à jour avec ces critères en cliquant sur le bouton OK.
Recherche personnalisée
Pour effectuer une recherche personnalisée, cliquez sur le bouton Autre recherche.
L'écran qui s'ouvre vous permet de spécifier des critères de recherche :
• Depuis le [...], jusqu'au [...] : il vous faut indiquer les bornes de la période souhaitée. Toutes les consultations réalisées durant cette période seront affichées.
• Genre : vous pouvez indiquer le genre des consultations à lister. Lorsque vous cliquez sur le champ, une énumération des différents genres vous est proposée. Cette énumération est constituée à partir du contenu des fiches de consultation existantes.
• Praticien : le nom du praticien ayant effectué la consultation. Laissez ce champ vide pour que tous les praticiens soient pris en compte.
• Médicament : vous pouvez taper le nom d'un produit, et obtenir la liste des consultations contenant ce produit.
• Acte : tout comme pour le champ Médicament ci-dessus, seules les consultations contenant l'acte indiqué seront listées.
Les cases contient et ne contient pas permettent de ne rentrer qu'une partie du nom du produit, ou de l'exclure de la recherche.
• Ventes seules, Honoraires seuls ou Toutes : cocher la case limitera l'affichage aux consultations dont le type est respectivement “Vente” ou “Honoraires”. “Toutes” en affiche l’intégralité.
• Consultations incluant de la TVA à : vous pouvez indiquer le montant de la TVA. Seules les consultations comprenant au moins un acte ou un produit avec ce taux seront listées.
• Montant TTC entre [...] et [...] : en complétant ces champs, seul la liste des consultations dont le montant TTC est compris entre les valeurs indiquées apparaît.
• Règlement : vous avez la possibilité de choisir les consultations impayées, réglées ou toutes.
• Consultations présentant un défaut : en cochant cette case, les consultations présentant un défaut d'imputation sont prises en compte dans la recherche.
Les recettes
Détail de la liste des recettes
Sur cette liste, vous retrouvez chaque recette sous forme d’une ligne avec la date, le nom du client, le montant, le mode de règlement et la (ou les) consultations et/ou factures auxquelles la recette est imputée.
Comme vous le voyez sur l’écran ci-dessus, si une recette est imputée sur plusieurs consultations, vous trouverez la liste des consultations en cliquant sur le triangle à gauche de la recette.
En bas de l’écran de liste des recettes, vous trouvez une section qui récapitule les totaux des recettes listées.
Les impressions
En cliquant sur ce bouton, vous imprimez la liste des recettes comportant des actes de prophylaxie. Chacun des actes inscrit dans une consultation ayant un genre “Prophylaxie” compte pour cette impression.
Ce n’est pas la liste des consultations qui sera imprimée, mais la liste des recettes imputées à des consultations contenant un acte dont le genre est “Prophylaxie”.
Imprime la liste des recettes en détaillant pour chacune d’elles la répartition selon le mode de règlement, et faisant figurer la date (en indiquant éventuellement si la recette est différée, c’est à dire si la date de la recette est différente de la date de dépôt en banque), le nom du client (ou le nom du premier produit prescrit s‘il s’agit d’une vente non liée à un client), les montants TTC et HT et le montant des différentes TVA.
Imprime les recettes affichées en détaillant pour chacun d’elles la ventilation selon les catégories comptables que vous avez défini.
Les actes ne comportent qu’une seule catégorie comptable, qui est utilisée dans les consultations d’honoraires (les seules à comporter des actes), tandis que les produits comportent deux catégories comptables : la première utilisée dans les consultations d’honoraires, la seconde dans les consultations de vente.
Cette ventilation concerne les consultations auxquelles sont imputées les recettes affichées dans la liste, en excluant donc les consultations non réglées.
Ce bouton permet d'imprimer un récapitulatif des recettes sur une période, avec un regroupement par jour, semaine ou mois.
Crée un fichier de prélèvements au format standard ou SEPA à faire parvenir à votre banque.
En cliquant sur le bouton Exporter la liste, les recettes affichées à l'écran s'exportent au format texte ou Excel.
Rechercher une recette
La liste des recettes affiche par défaut les recettes effectuées sur la journée.
Recherche rapide
Vous pouvez rechercher les recettes effectuées sur une période plus importante en utilisant le menu à gauche de la liste.
Spécifiez une date de début et une date de fin de sélection, la liste sera ensuite mise à jour avec ces critères en cliquant sur le bouton OK.
Vous pouvez également indiquer un mode de règlement dans le menu déroulant sous les champs de sélection de la date afin de restreindre l’affichage aux recettes correspondant à ce mode de règlement.
Recherche personnalisée
Pour effectuer une recherche personnalisée, cliquez sur le bouton Autre recherche. La fenêtre de recherche détaillée apparaît à l'écran :
Depuis le [...] Jusqu’au [...] : entrez les dates des bornes de la période à afficher.
Praticien : si vous indiquez un praticien, seules les recettes effectuées par ce praticien seront affichées. Si vous laissez ce champ vide, toutes les recettes le seront.
Client nom : ce champ permet d'afficher les recettes appartenant à un client en particulier, renseigné à partir de son nom.
Code : ce champ permet d'afficher les recettes appartenant à un client en particulier, renseigné à partir de son code.
Bordereaux : il est possible de rechercher les recettes appartenant à un numéro de bordereau à définir.
Mode de paiement : vous pouvez choisir le mode de paiement des recettes. Dans ce cas, seules les recettes effectuées par ce mode seront affichées. Pour afficher les recettes sans prendre en compte le mode de paiement, laissez ce champ vide.
Opérations diverses : si vous cochez cette case, seules les opérations diverses seront affichées. Les opérations diverses sont en général des opérations de solde de compte client.
Recettes incluant de la TVA à ... : en cochant cette case, vous pouvez afficher uniqement les recettes contenant des actes et/ou produits à la TVA choisie. Cette option est généralement utilisée pour tracer des erreurs de saisie qui se répercutent sur la déclaration de TVA.
Recettes présentant un défaut d’imputation : encore une fois il s’agit d’une option permettant de chercher les recettes éventuellement erronées. Seules les recettes dont le montant n’est pas pleinement imputé à des consultations seront listées.
L’origine d’une erreur d’imputation peut être un lien brisé entre consultation et recette, ou une erreur de calcul lors de l’imputation.
Montant entre [...] et [...] : compléter ces champs permet d'afficher les recettes dont le montant est compris entre les valeurs renseignées.
Règlements différés : lorsque vous cochez cette case, seules les recettes dont la date de dépôt en banque diffère de la date de règlement seront affichées.
Ajouter une recette
Il est possible de créer une fiche de recette depuis trois emplacements distincts :
- depuis une consultation
- à l’aide du bouton +1 près du bouton Recettes de la fiche du client
- en créant un fichier de prélèvements
Il est également possible d'effectuer une opération de solde du compte client, qui ne compte pas comme une recette mais comme une opération diverse.
Depuis la consultation
Vous pouvez indiquer directement dans une consultation le montant du règlement. Cette fonction permet la saisie rapide du règlement si votre client règle immédiatement la totalité du montant dû, mais rien n'interdit une saisie de règlement a posteriori, ou d'un montant partiel.
Pour saisir le règlement, cliquez sur le menu déroulant du mode de règlement et indiquez le mode voulu.
Le montant réglé est par défaut fixé au total de la consultation, tandis que la date de règlement et la date de dépôt en banque sont toutes deux fixées à la date du jour.
Vous pouvez modifier le montant et les dates pour correspondre à votre situation. Vous pouvez également indiquer la banque du payeur qui sera reprise sur le bordereau de dépôt en banque. Avec ce système, vous ne pouvez pas préciser le payeur s'il ne s'agit pas du client lui-même.
Bien que vous passiez par la fiche de consultation pour créer le règlement, une fiche de recette est créée, vous la retrouverez donc dans la liste des recettes.
Depuis la fiche du client
Cliquez sur le bouton +1 près du bouton Recettes de la fiche du client pour obtenir l’écran de saisie d'une recette :
Date : la date du règlement. Cette date est par défaut mise à la date du jour.
Dépôt en banque : la date à laquelle vous souhaitez que le règlement apparaisse sur le bordereau de dépôt. Cette date n'a pas d'objet pour les règlements en espèces, mais il est le plus souvent utilisé pour les règlements par chèque.
Selon votre paramétrage, vos recettes paraîtront dans vos différents livres à la date du règlement ou à la date de dépôt en banque.
Encaissé par : le nom de la personne ou du praticien qui reçoit le règlement.
Payeur : il s'agit du nom du payeur. Par défaut, ce champ contient le nom et l'adresse du client, mais au cas où le payeur n’est pas le client, vous pouvez le changer.
Banque : ce champ vous permet d'indiquer la banque du client. Cette information paraît sur le bordereau de dépôt de chèque.
Règlement : il faut choisir le mode de paiement dans le menu déroulant.
Montant reçu : lorsque vous sélectionnez un mode de paiement, le montant indiqué est automatiquement égal à la somme due. Vous pouvez changer ce montant à votre gré, mais il ne peut être supérieur à la somme due du client.
Imputer à des consultation, Imputer à des factures : vous pouvez choisir si le règlement va être imputer aux consultations ou aux factures du client.
Taux d'escompte (le cas échéant) : le taux d'escompte par défaut défini dans les paramètres apparaît automatiquement. Si toutefois vous souhaitiez que ce règlement génère un escompte d'un taux différent, vous pouvez le modifier ponctuellement ici.
Il existe deux types d'imputations pour créer un règlement :
• Imputer à des consultations : si vous ne facturez pas, que le montant du règlement n’est pas égal à la somme due et que vous ne souhaitez pas que l'imputation débute à la consultation la plus ancienne, vous devez imputer à des consultations choisies. Il vous faut alors cocher la colonne Imputer devant chaque ligne de consultation à prendre en compte pour le règlement.
• Imputer à des factures : dès lors qu’une ou plusieurs factures ont été éditées et que vous souhaitez saisir une recette qui les imputes, il faudra cocher cette case. Il vous faut alors cocher la colonne Imputer devant chaque ligne de facture à prendre en compte pour le règlement.
Par prélèvement
Vous pouvez sous certaines conditions mettre en place un système de prélèvements automatiques pour vos clients. Par ce système, vous créerez un document que vous transmettrez à votre banque.
Le partie Gestion de la fiche client
La partie Gestion de chacun des clients à prélever doit être correctement remplie avec les informations bancaires de chacun des clients.
- Prélèvement automatiques pour ce client : lorsque vous cochez cette case, le montant des factures dues pourra être prélevé sur le compte bancaire du client pourvu que les champs décrits ci-après soient correctement remplis.
- Praticien : le praticien indiqué ici sera repris dans la fiche de recette créée lors de la validation du prélèvement.
- Max. prélevé : indiquez ici un montant maximal pouvant être prélevé chaque mois. Si vous indiquez aucun montant, la totalité de la somme due sera prélevée. En indiquant un montant, vous pouvez fragmenter les règlements.
- le [...] du mois : la date indiquée ici est la date à laquelle vous et votre client souhaitez que le prélèvement soit effectué. Une date généralement utilisée est le 10 du mois.
- Factures concernées : vous pouvez choisir entre Solder la dernière facture impayée ou Solder toutes les factures impayées.
Dans le premier cas, le montant prélevé au maximum sera égal au montant de la facture impayée la plus récente. C'est un bon réglage si votre client n'a pas d'arriérés, ou si vous ne souhaitez pas que d'anciennes factures se trouvent réglées par prélèvement.
Dans le second cas, le montant maximal prélevé sera égal à la somme due par le client, ce montant prélevé réglant en priorité la plus ancienne facture. Le montant maximal ne sera pas forcément le montant prélevé si vous avez indiqué un chiffre dans le champ “Max. prélevé” décrit ci-dessus.
- Référence, Nom destinataire, Domiciliation : vous pouvez remplir ces champs, toutefois ils ne sont pas indispensables au prélèvement. Ils peuvent toutefois vous aider à suivre l'avancement des règlements.
- Banque, Guichet, Code BIC, Numéro de compte, clé : entrez le numéro de compte complet du client, tel qu'il est indiqué sur son RIB. Un contrôle est effectué sur la clé, si cette dernière est fausse vous ne pourrez pas valider le numéro de compte.
- IBAN, RUM : ces deux numéros doivent êtres renseignés afin que les prélèvements SEPA puissent fonctionner. Ils se calculent automatiquement en cliquant sur l'icône en forme de calculatrice.
Les références bancaires de la clinique
Ces informations sont à remplir dans l’onglet Paramètres, sur le bouton Règlement. Les champs que vous renseignez dans cette section sont ceux qui vous concernent dans le fichier de demandes de prélèvements qui sera envoyé à la Banque.
Banque : dans ce champ, vous indiquez le nom de la banque. Ce champ est constitué d'une énumération, qui contient les valeurs que vous avez indiqué dans les comptes financiers de votre plan comptable.
Emetteur : il s'agit du numéro de l'émetteur qui figure sur la documentation que vous a fourni votre banque. Cette information ne figure pas sur le RIB, c'est un numéro que vous donne la banque pour vous identifier.
Raison sociale : le nom de la clinique ou du cabinet que la banque vous a indiqué.
Guichet : le numéro du guichet de votre banque, vous pouvez le trouver sur votre RIB.
N° compte : le numéro de votre compte où sera versé l'argent.
Siège : de nouveau un numéro que vous indique la banque, qui doit figurer sur votre RIB.
Banque : le numéro de la banque tel qu'indiqué sur votre RIB. Par exemple, le numéro de la Société Générale est 30003.
Création du document de prélèvements
Le bouton Prélèvement permet de créer un fichier de prélèvement classique, ou au format SEPA à fournir à votre banque.
Les recettes seront alors créées automatiquement pour les clients en prélèvement.
La caisse
Cet écran apparaît en cliquant sur l'onglet Etat de caisse du bouton Recettes.
La liste des lignes de caisse
Cette liste affiche par défaut les recettes et dépenses en espèces et les opérations de dépôt d’espèces en banque effectuées dans la journée.
Le détail de la liste
- Date : il s'agit de la date à laquelle a été effectuée l’opération
- Libellé : le libellé de l’opération, c’est à dire un dépôt d’espèce en banque, une dépense ou une recette en espèces
- Type : 3 valeurs sont possibles : Banque, Dépense ou Recette, correspondant au libellé
- Montant : le montant de la ligne en euros
Le solde en caisse est calculé automatiquement à partir du fond de caisse. Pour que le solde soit juste, il faut bien sûr que le fond de caisse le soit également.
Les impressions
Cliquer sur le bouton Etat de caisse permet d'imprimer l’état de la caisse.
Celui ci imprime les lignes de caisse listées en indiquant l’état en début d’année, le solde de début de période, et l’état du solde à chaque opération.
Recherche des lignes de caisse
Le champ de recherche par date à gauche de la liste permet de chercher des lignes de caisse sur une période donnée.
La liste est mise à jour lorsque vous modifiez les dates de la période à rechercher puis que vous cliquez sur le bouton OK.
Ajout d'une ligne de caisse
Pour ajouter une ligne à la liste des opérations de caisse, vous pouvez :
• saisir une recette en espèces
• saisir une dépense en espèces
• utiliser la fonction de dépôt d’espèces en base de l’écran.
Il suffit de noter le montant à déposer, le compte bancaire sur lequel est fait le dépôt puis cliquer
sur le bouton Enregistrer.
Le fond de caisse
En début d’année, vous devez indiquer le fond de caisse au 31 décembre de l’année précédente. Le solde en caisse est calculé en tenant compte de ce fond.
Dépôt en banque
Pour accéder à cet écran, il faut cliquer sur l'onglet Nouveau Bordereau situé en haut du bouton Recettes. Il est possible d'y imprimer vos bordereaux de remise en banque, et aussi créer des lignes de dépôt en banque dans la comptabilité intégrée à Bourgelat.
La création des bordereaux
Chaque ligne représente une recette, et présente la date de la recette, la date de dépôt en banque, le numéro du bordereau, le praticien ayant enregistré la recette, le nom du client et le total TTC de la recette.
Pour imprimer le bordereau, cliquez sur le bouton Bordereaux en bas à droite de la fenêtre.
Pour transférer les lignes en banque, sélectionnez le compte bancaire dans le menu déroulant et cochez la case "Transférer en banque sur...". Le transfert s’opère en même temps que l’impression du bordereau.
Le bouton Exporter la liste, lui, permet d'enregistrer la liste des lignes à l'écran au format texte ou Excel.
Sélectionner les lignes
Pour imprimer le bordereau, vous devez au préalable sélectionner une période. Toutes les recettes sur cette période sont prises en compte.
D’autres critères peuvent s’appliquer pour filtrer les recettes sélectionnées :
Dans le menu déroulant de gauche, sélectionnez le mode de règlement à afficher. Vous avez le choix entre Chèques, Cartes et Virements.
Le menu déroulant, vide par défaut, vous propose “Uniquement les recettes du praticien” ou “Tout sauf les recettes du praticien”. Sélectionnez un praticien dans le champ situé juste à droite pour filtrer la liste des recettes en fonction du choix dans le menu déroulant. Si le nom du praticien est laissé vide, tous les praticiens sont pris en compte. Le choix "Tout sauf les recettes du praticien” à l'inverse affichera toutes les recettes sauf celles du praticien en question.
En combinant ces critères, vous pouvez donc imprimer votre bordereau de dépôt de chèques, de cartes bancaires et de virements.
La liste des lignes
L'onglet Liste des bordereaux en haut de la fenêtre du bouton Recettes permet de lister les bordereaux selon une date, ou un numéro.
Le bouton Exporter la liste permet de sortir la liste des bordereaux au format texte ou Excel.
Les factures
La liste des factures
Cet écran affiche la liste des factures selon les date sélectionnées, sous forme d’une ligne avec une croix cochée si la facture est intégralement réglée. Cet écran affiche également le numéro de la facture, la date, le total TTC, le reste impayé, le total HT, le total des TVA ainsi que le nom du client.
En bas de cette liste les totaux TTC, des impayés, HT et des TVA figurent pour toutes les factures de la liste.
Les impressions
Ce bouton imprime toutes les factures de la liste, telles qu’elles ont été créées.
Ce bouton imprime la liste des factures telle qu’elle apparaît à l’écran.
il est possible d'exporter la liste des factures à l'écran au format Excel ou texte en cliquant sur ce bouton.
La facturation mensuelle
La facturation mensuelle consiste à créer et imprimer des factures pour des consultations non facturées sur une période à définir.
Il existe deux méthodes dans Bourgelat pour faire ceci : la première, permet de facturer un client en particulier à partir de sa fiche. La seconde, permet de lancer une facturation globale pour l'ensemble des clients via l'onglet "Gestion" de Bourgelat.
Afin de lancer la facturation d'un client qui a des consultations non facturées, il nous faut, en étant dans sa fiche, cliquer sur le bouton +1 à côté du bouton Factures à gauche de l'écran. Une fenêtre s'ouvre, nous demandant d'indiquer les dates des consultations à regrouper pour la facturation.
Cocher la case "Facture pro forma" permet de lancer cette facturation en tant que devis ayant la forme d'une facture.
La case "Inclure les consultation des autres sites" permet, si nous sommes en Bourgelat multi-sites, de prendre en compte l'ensemble des consultations de ce client, peu importe le site de notre clinique sélectionné à l'ouverture de Bourgelat.
Cliquer sur le bouton OK lance la facturation, et nous pouvons retrouver celle ci sur le bouton Factures de la fiche du client. De plus, les consultations concernées sont maintenant notées comme facturées.
Pour lancer la facturation mensuelle d'un ensemble de clients, il faut se rendre sur l'onglet "Gestion" de Bourgelat, puis sur le bouton "Factures" à gauche de l'écran, et enfin cliquer sur l'onglet "Facturation mensuelle" situé en haut de la fenêtre.
Nous devons alors sélectionner les dates des consultations à regrouper pour la facturation, indiquer si il s'agit de clients en prélèvement, hors prélèvement, ou tous, Choisir le type de client et indiquer si nous souhaitons inclure uniquement les clients ayant une somme due supérieure à un certain montant.
Nous obtenons alors la liste des clients disposant, sur la période, de consultations d’honoraires ou de vente non facturées et non soldées et ayant une somme due supérieure à la somme indiquée.
Nous pouvons alors sélectionner individuellement les clients à facturer en cochant la case adéquate, ou cliquer sur le bouton 
pour demander la facturation de tous les clients, et sur le bouton 
pour décocher tous les clients.
En cliquant sur le bouton Autre recherche, nous affichons l’écran de sélection des clients, permettant d’effectuer une recherche plus poussée.
Une fois les clients sélectionnés et avant de lancer l'impression des factures, nous pouvons aussi choisir de créer les factures dans la fiche des clients concernés, sans les imprimer, et faire apparaître les avoirs éventuels sur les factures en cochant les cases appropriées.
Il ne nous reste alors plus qu'à choisir l'action souhaitée en cliquant sur les boutons en bas à doire : Imprimer les factures, Imprimer les factures avec un récapitulatif, ou imprimer la facturation pro forma qui représente une facturation en tant que devis ayant la forme d'une facture.
Notez qu'il est également possible d'exporter la liste des factures à l'écran au format texte en cliquant sur le bouton Exporter la liste.
Les récapitulatifs mensuels
Cliquez sur l'onglet Récapitulatifs mensuels en haut de la fenêtre des factures afin d'obtenir l’écran d’impression des récapitulatifs mensuels.
Pour sélectionner rapidement les clients concernés par ces récapitulatifs, utilisez les champs de sélection en haut de l’écran en indiquant la période et la somme due minimale à prendre en compte. Vous pouvez préciser le type de client concerné par le menu déroulant (tous les types de clients sont sélectionnés par défaut).
Vous obtiendrez alors la liste des clients disposant, sur la période, d'une ou plusieurs factures non réglées pour une somme due supérieure à la somme indiquée. La liste indique en plus du nom du client et de sa somme due, la date de la dernière consultation.
Cochez la case des clients à qui imprimer un récapitulatif, puis cliquez sur le bouton Récapitulatifs.
Le bouton Listes factures impayées permet d'imprimer la liste des factures impayées telle qu'elle apparaît à l'écran.
Il est possible d'exporter la liste des factures à l'écran au format Excel ou texte en cliquant sur le bouton Exporter la liste.
Rechercher une facture
La liste des factures affiche par défaut les factures de la journée.
Recherche rapide
Utilisez le champ de dates à gauche de la fenêtre pour afficher les factures sur une plage de dates plus importante.
La liste est mise à jour en cliquant sur le bouton OK.
Recherche personnalisée
Pour effectuer une recherche personnalisée, cliquez sur le bouton Autre recherche . La fenêtre qui apparaît à l'écran est composé des éléments suivants :
• Nom du client, Prénom, Code client : renseigner ces champs permet de rechercher les factures de clients en particuliers.
• Depuis le [...] Jusqu’au [...] : liste toutes les factures réalisées entre ces deux dates.
• Numéro compris entre le [...] et le [...] : affiche toutes les factures dont les numéros sont compris entre les deux numéros que vous spécifiez. Les numéros de facture sont constitués d’un préfixe égal à l’année en cours, et d’un numéro de facture sur cinq chiffres.
Si vous effectuez une recherche via les numéros de facture, les critères de date que vous auriez pu indiquer dans les champs ci-dessus seront ignorés.
• Total HT : si vous indiquez un montant, seules les factures dont le total HT est au moins égal à ce chiffre seront affichées. Ce critère se cumule aux deux précédents, vous devez donc au minimum indiquer un intervalle de temps.
• Factures non soldées : en cochant cette case, seules les factures non soldées seront affichées. Ce critère se cumule aux deux précédents, vous devez donc au minimum indiquer un intervalle de temps.
Ajouter une facture
Vous pouvez créer une nouvelle facture depuis une consultation, la fiche du client ou lors de la facturation mensuelle.
Depuis une consultation
Dans une consultation créée depuis la fiche du client ou de l’animal , cochez la case Facture dans la liste des impressions puis cliquez sur le bouton de l'imprimante afin de lancer l'impression de la facture.
Depuis la fiche du client
Depuis la fiche du client, cliquez sur le bouton +1 près du bouton Facture sur la gauche de l'écran afin d'ouvrir une fenêtre permettant de créer une facture regroupant toutes les consultations non facturées sur une période.
• Dans les champs du [...] au [...], spécifiez la période prise en compte : toutes les consultations non facturées qui ont été créées sur cette période seront incluses dans la facture.
• Le champ date de facturation vous permet de préciser la date de création de la facture.
Facture mensuelle
La facturation mensuelle, décrite plus haut dans ce chapitre , nécessite d'utiliser l'onglet Facturation mensuelle accessible par l’onglet Gestion, bouton Factures.
Détail de la facture
Une facture est composée de 3 parties : l'entête, le corps et le pied de page.
L'en-tête
Dans cet en-tête, vous retrouvez l’en-tête de la clinique tel que défini dans les Paramètres, le numéro de facture en haut à droite, et les références du client.
Le corps
Dans le premier cadre, vous retrouvez :
• le numéro de la facture
• la date de création de la facture à droite
• la date de paiement que vous avez défini dans les Paramètres de facturation
Le second cadre affiche le détail des actes et produits des diverses consultations ayant été facturées.
Il existe des paramètres qui influent sur la présentation de ces lignes, détaillés dans l’onglet paramètres.
Le pied de page
Vous y trouvez le commentaire de facture, un texte libre que vous indiquez dans l’onglet paramètres.
On y trouve ensuite un tableau qui récapitule :
• somme des remises / ligne : il s’agit du montant cumulé de toutes les remises accordées sur la facture.
• base TVA xx% et TVA xx% : pour chacune des TVA présentes sur la facture, vous trouverez la base de TVA correspondante, ainsi que le montant de la TVA.
• total TTC : la somme des bases de TVA et des montants de TVA.
Enfin, vous trouverez la vignette récapitulative de la facture, et le pied de facture, un autre texte personnalisable dans les paramètres.
Les dépenses
Depuis cet écran vous pouvez gérer vos dépenses et imprimer leur livre.
La liste des dépenses
La liste affiche par défaut les dépenses de la journée.
Détail de la liste des dépenses
Cette liste de dépenses présente une ligne par opération, avec un certain nombre de renseignements pour chacune de ces lignes. Double-cliquer sur une ligne affiche le détail de la ligne concernée.
• Date : la date de l’opération
• Rubrique : la rubrique dépense de l’opération. La gestion de ces rubriques est expliquée dans les Paramètres
• Facture : le numéro de la facture liée à cette dépense. Cette facture est bien entendue la facture qui vous a été remise lors de votre achat comme preuve de votre paiement
• Praticien : le praticien responsable de la dépense
• Total TTC : le montant TTC de la dépense
• Total HT : le montant HT de la dépense
• MP : le mode de paiement de la dépense
• TVA : le montant de la TVA numéro 1. Si votre dépense se rapporte à plus d’une TVA, seule la première est affichée
• Désignation : il s’agit d’un bref descriptif de la dépense
Les impressions
Cliquez sur ce bouton pour obtenir l'écran d'impression des dépenses. Spécifiez l’ordre de tri (par date, par rubrique ou par praticien) et si vous souhaitez les ruptures et sous-totaux puis cliquez sur OK pour lancer l’impression du livre.
Le bouton Récapitulatif mensuel permet d'imprimer un récapitulatif indiquant le montant des dépenses mois par mois.
Rechercher une dépense
Recherche rapide
Pour chercher des dépenses sur une période, utilisez le champ de recherche par date à gauche de la liste des dépenses.
La liste est mise à jour lorsque vous cliquez sur le bouton OK après avoir modifié les dates.
Recherche personnalisée
Pour effectuer une recherche personnalisée des dépenses, cliquez sur le bouton Autre recherche à gauche de la fenêtre.
• Dépenses effectuées du [...] au [...] : période prise en compte pour la sélection des dépenses. Toutes les dépenses comprises dans cette période seront sélectionnées.
• Rubrique : la rubrique de dépense. Les rubriques disponibles sont définies dans les Paramètres.
• Mode de paiement : vous sélectionnez le mode de paiement utilisé lors de la création de la dépense.
• Praticien : le nom du praticien responsable de la dépense. Si ce champ est laissé vide, tous les praticiens seront pris en compte.
• Banque : le compte bancaire auquel appartient la dépense. Si ce champ est laissé vide, tous les comptes bancaires que vous avez paramétré seront pris en compte.
Cliquez ensuite sur le bouton Chercher pour obtenir la liste des dépenses.
Ajouter une dépense
Cliquez sur le bouton nouvelle pour obtenir l’écran de saisie de dépense.
• Date de saisie : c'est la date à laquelle la dépense est créée. Par défaut, il s’agit de la date du jour
• Date de débit : la date à laquelle la dépense doit paraître sur le livre de banque
• Praticien : le nom du praticien responsable de la dépense
• Rubrique : la rubrique de dépense est obligatoire.
• Num Facture : le numéro de la facture relative à la dépense.
• Désignation : un texte libre dans lequel vous pouvez détailler la nature précise de la dépense.
• Total TTC : le montant total TTC de la dépense.
• TVA : vous pouvez définir jusqu’à deux taux de TVA différents, chacun d’entre eux regroupant les champs suivants :
- le montant : le montant de la TVA concernée.
- le taux : le taux de TVA, par défaut 19,6%.
- le pourcentage récupéré : le pourcentage de TVA que vous récupérez sur la dépense.
• Prix HT : montant hors-taxe de la dépense, il est bien entendu égal au montant TTC auquel est soustrait le montant des différentes TVA.
• Mode paiement : le mode de paiement utilisé pour régler la dépense.
• Num du chèque : le numéro du chèque le cas échéant.
• Banque : le compte bancaire auquel est rattachée la dépense.
• Reproduire n fois : ce bouton vous permet de créer un jeu de fiches identiques à celle que vous venez de saisir, par exemple pour automatiser la saisie de fiches de dépenses identiques (loyer, location forfaitaire, ...). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, il vous sera demandé d'entrer le nombre d’itérations à créer.
Par défaut, les itérations sont mensuelles, et la valeur proposée est de 11. Lorsque vous cliquez sur Ok, les fiches sont immédiatement créées. Seule la date de débit change.
Le rapprochement bancaire
La liste de banque
Cette liste affiche par défaut les différentes opérations bancaires de la journée.
Détail de la liste de banque
Cette liste de lignes de banque présente une ligne par opération, avec un certain nombre de renseignements pour chacune de ces lignes. Double-cliquer sur une ligne affiche le détail de la ligne concernée.
• Date : la date de l’opération. La date est le critère de tri par défaut des opérations.
• Débit et Crédit : le montant apparaît dans la colonne correspondante selon que l’opération est un retrait (débit) ou un versement (crédit).
• Mode : le mode de règlement utilisé pour cette opération.
• Type : indique s’il s’agit d’un versement ou d’une dépense (un retrait).
• Bordereau : ce champ indique le numéro de bordereau éventuel dont fait éventuellement parti la ligne de banque.
• Date relevé : la date que vous avez indiquée lorsque vous avez pointé la ligne. Si vous n’avez pas pointé la ligne, cette date est à 00/00/00.
• P : cette case indique si la ligne est pointée ou non.
• Désignation : il s’agit du contenu du champ Commentaire de la fiche d’opération. Ce champ est facultatif et permet une meilleure lisibilité de votre livre de banque.
• Les totaux : ils sont calculés une fois à l’affichage de la liste. Vous trouvez : le total des opérations (somme des débits et crédits de la liste) et le solde (l’état de votre compte depuis le début de l’année).
Les impressions
Cliquez sur le bouton Livre de Banque pour obtenir l'écran d'impression des opérations bancaires.
Spécifiez l’ordre de tri (par date, par date sur relevé ou par type) et si vous souhaitez les ruptures et sous-totaux (par journée) puis cliquez sur OK pour lancer l’impression du livre.
Rechercher une ligne de banque
Recherche rapide
Pour chercher des dépenses sur une période, utilisez le champ de recherche par date à gauche de la liste des lignes de banque.
Vous pouvez spécifier le compte bancaire sur lequel effectuer votre recherche en cliquant sur son intitulé dans le menu déroulant. Un seul compte peut être affiché à la fois.
Il est également possible de choisir d'afficher uniquement les écritures pointées, non pointées ou toutes.
La liste est mise à jour lorsque vous modifiez les dates de la période à rechercher puis que vous cliquez sur le bouton OK.
Recherche personnalisée
Pour effectuer une recherche personnalisée, cliquez sur le bouton Autre recherche se trouvant à gauche de la fenêtre .
• Depuis le [...] jusqu'au[...] : les opérations dont la date se trouve comprise entre ces bornes seront affichées.
• Banque : le nom de la banque à laquelle se rapportent les opérations.
• N° bordereau : il est possible de rechercher des opérations bancaires via un numéro de bordereau à renseigner dans ce champ.
• Mode de paiement : vous pouvez sélectionner le mode de règlement dans cette section.
• Montant entre [...] et [...] : en renseignant ces champs, le résultat fera apparaître uniquement les opérations bancaires comprises entre ces deux valeurs.
Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la recherche pour obtenir la liste des dépenses.
Ajouter une ligne de banque
Cliquez sur le bouton Ajouter pour obtenir l’écran de saisie des lignes de banque. Cette fenêtre est composée des éléments suivants :
• Date de l’opération : date à laquelle vous souhaitez que paraisse l’opération dans votre livre de banque.
• Montant : le montant en euros de l’opération.
• Le mode de paiement : vous pouvez choisir le mode de paiement dans le menu déroulant.
• Type d’opération : vous pouvez sélectionner Retrait, auquel cas l’argent est retiré de votre compte (dépense, retrait d’espèces, ...), ou Versement, il s’agit alors d’un dépôt sur votre compte bancaire (recette, versement d’espèce ou de chèque, ...).
• Banque : l’intitulé de votre compte bancaire. Vous pouvez disposer de plusieurs comptes bancaires, choisissez alors le compte relatif à l’opération.
• Date sur relevé : date du relevé de compte envoyé par la banque. Vous remplissez ce champ lors du pointage des lignes, à réception de ce relevé de compte.
• Bordereau de dépôt : le numéro de dépôt de chèque. Ce numéro s’incrémente automatiquement à chaque fois que vous utilisez la fonction d’impression d’un bordereau de dépôt de chèque.
• Désignation : il s'agit d'un commentaire libre, pour vous aider à vous remémorer la nature de l’opération.
L'export vers la comptabilité
A partir de cet écran, vous pouvez exporter les lignes de recettes vers un logiciel de comptabilité externe.
Vous devez indiquer le logiciel vers lequel effectuer l’export dans les paramètres de Bourgelat.
L’export crée un fichier au format importable par le logiciel sélectionné. Vous trouverez ce fichier :
- sur Macintosh, dans MacintoshHD (Disque dur) \ Utilisateurs \ Partagé \ Dossier Bourgelat \ Export_compta
- sur PC, dans C:\ Utilisateurs \ <Nom_de_l'utilisateur> \ Application Data \ Roaming \ 4D \ Export_Compta
Si vous exportez vers un logiciel de comptabilité générale, les consultations seront également exportées pour que vos comptes clients soient équilibrés.
La liste des lignes à exporter
La date du dernier export figure en haut de la liste. Seules les lignes qui n’ont pas encore été transférées sont affichées par défaut.
Cliquez sur le bouton Exporter vers la comptabilité pour effectuer l’export. Seules les lignes affichées sont exportées.
Rechercher des lignes à exporter
Vous pouvez limiter l’affichage aux lignes liées à un seul praticien en sélectionnant son nom dans le champ Praticien en haut à gauche de la fenêtre.
Si ce champ est vide, ce critère est ignoré et la liste affichera toutes les lignes à exporter, quel que soit le praticien ayant saisi ces lignes.
Si vous modifiez le menu déroulant Non transférées en Toutes, même les lignes déjà exportées en comptabilité s'afficheront à l'écran.
Vous pouvez également saisir la plage de dates sur lesquelles effectuer la recherche des lignes à exporter. Ensuite un clic sur le bouton Lancer la recherche permet d'afficher le résultat à l'écran.
Déclaration de TVA
Depuis cet écran, vous pouvez imprimer la TVA sur une période choisie.
Sélectionnez dans le cadre en haut de la fenêtre, la période pour laquelle vous désirez afficher la TVA. Le résultat est mis à jour au moment de cliquer sur le bouton Lancer la recherche.
La TVA est indiquée dans les quatre cadres à l'écran :
- sur les recettes (comptabilité libérale)
- sur les dépenses ;
- sur les consultations et les factures (comptabilité BIC)
En cliquant sur le bouton TVA en bas à droite de la fenêtre, l'impression des résultats se lance.