Les produits
Pour accéder à cet écran, cliquez sur l’onglet Tarif et sur le premier bouton Produits :
La liste des produits
Le bouton Produits situé à gauche de l'onglet Tarif affiche la liste des produits présents dans votre fichier de données.
Pour accéder à la fiche complète, il faut double-cliquer sur la ligne correspondante.
L'écran de la liste des produits
Pour trouver rapidement un produit dans la liste, il est possible de taper son nom ou son code CIP dans le champ de recherche situé à gauche de la fenêtre. Les produits apparaissant dans la liste seront alors limités à ceux dont l’intitulé débute par les caractères tapés. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure que vous saisissez plus de caractères.
Si vous souhaitez effectuer une recherche plus complexe, cliquez sur le bouton 
Vous permet de créer une nouvelle fiche de produit.
Votre centrale de produits doit vous faire parvenir régulièrement un fichier de tarifs de produits, afin de mettre à jour vos prix d’achat et de vente. Ce fichier peut être envoyé sur CD-Rom, par e-mail, téléchargé sur Internet, etc... Cliquer sur ce bouton équivaut à cliquer sur le menu Médicaments en haut de la fenêtre puis sur Mettre à jour les prix.
vous permet d'exporter les produits présents dans la sélection. Deux formats sont disponibles pour l'exportation :
- un format CSV
- et un format XML
Le bouton Liste permet d'imprimer la sélection de produits en cours avec les colonnes suivantes : Nom, centrale, code produit, quantité en attente de commande, stock actuel, quantité vendue, le prix d'achat hors taxe.
Le bouton Stock permet d'imprimer le stock des produits, avec les colonnes suivantes : Nom, prix unitaire hors taxe, stock, nombre d'unité de vente, valeur du stock
Le bouton Tarifs permet d'imprimer la sélection de produits en cours avec les colonnes suivantes : Nom, Prix de vente TTC, Prix de vente HT.
La liste des produits fait apparaître un menu spécifique intitulé Médicaments, en haut de la fenêtre.
Dans ce menu, vous trouverez de nombreuses fonctions spécifiques à la manipulation et la mise à jour des fiches de produits. Pour chacune des fonctions, les modifications peuvent être effectuées sur tous les produits de la liste, ou sur les produits sélectionnés dans cette liste.
Médicaments - modifier
Le taux de vente par classe
Vous obtenez un tableau vous présentant chacune des classes thérapeutiques de votre fichier, il vous suffit de cliquer sur la ligne voulue et d’entrer le nouveau taux de vente : chacune des fiches de produit contenant la classe thérapeutique sélectionnée sera mise à jour avec le nouveau taux de vente. Le tarif est recalculé en fonction de ce nouveau taux.
Le taux de vente
Vous obtenez un tableau vous présentant chacun des taux de vente de votre fichier, il vous suffit de cliquer sur la ligne voulue et d’entrer le nouveau taux de vente : chacune des fiches de produit avec le taux de vente sélectionné sera mise à jour avec le nouveau taux de vente. Le tarif est recalculé en fonction de ce nouveau taux.
La rubrique comptable
Cliquez sur le champ Affecter puis sélectionnez l’une des catégories comptables de la liste qui se présente.
Sélectionnez ensuite la catégorie comptable qui sera modifiée : soit la catégorie comptable d’honoraires, prise en compte lorsque vous vendez les produits dans une consultation où vous effectuez également des actes, soit la catégorie comptable vente, prise en compte lorsque vous ne vendez que des produits.
Si vous souhaitez que cette modification se reporte sur vos anciennes consultations, cochez la case Reporter dans les lignes de consultations puis indiquez les bornes de la période qui doit être prise en compte.
Vous ne pouvez modifier qu’une catégorie comptable à la fois, aussi vous devrez répéter cette opération si vous souhaitez modifier les deux catégories comptables.
Le fonctionnement est identique pour la rubrique comptable vente.
Le taux de TVA
Il est possible de modifier le taux de TVA des produits. En cliquant sur ce menu, vous pouvez entrer le taux de votre choix ; il est fortement recommandé de paramétrer le taux dans votre plan comptable auparavant.
Vous pouvez choisir de répercuter le changement de TVA sur le prix HT des produits, dans ce cas, le prix TTC du produit ne change pas.
Vous pouvez également choisir de répercuter le changement de TVA sur le prix TTC des produits, le prix HT du produit ne change pas.
Le nom du laboratoire
Cette option permet de sélectionner un nouveau nom de laboratoire pour les produits sélectionnés, soit dans une liste pré-existante, soit en l’indiquant à la main.
Toutes les fiches produits présentes dans la liste seront mises à jour.
L'arrondi HT - TTC
Lorsque vous cliquez sur ce menu, toutes les fiches produits de la liste seront passées en revue, et l’arrondi mis en place sera vérifié, et le cas échéant corrigé.
Le type d’arrondi est défini dans la fiche de chaque produit, il peut être "HT", "TTC" ou "Par défaut". Dans ce dernier cas, le type d’arrondi défini dans les Paramètres sera utilisé.
Les fournisseurs
dans un premier temps, choisissez si vous souhaitez associer ou supprimer le fournisseur des fiches listées.
Puis, sélectionnez le fournisseur voulu dans la liste déroulante.
Enfin, si vous ajoutez un fournisseur, vous pouvez le déclarer comme fournisseur principal.
Quand vous cliquerez sur Valider, les modifications seront apportées aux produits de la liste.
Remise à 0 des commandes en cours
lorsque vous cliquez sur ce menu, les champs "Quantité en attente" et "Commande en cours" sont automatiquement remis à zéro.
Remplir le fichier
Par ce menu, vous pouvez remplir votre fichier de produits. Cette procédure est effectuée lorsque vous recevez votre logiciel et que vous décidez d’importer les produits depuis le fichier reçu de votre centrale.
Mettre à jour les prix
Votre centrale de produits doit vous faire parvenir régulièrement un fichier de tarifs de produits, afin de mettre à jour vos prix d’achat et de vente.
Une fois que vous disposez de ce fichier, faites une sauvegarde puis mettez à jour vos tarifs.
Pour cela, cliquez sur ce menu Mettre à jour les données.
Vérifiez que la centrale correcte soit sélectionnée, et cliquez sur Ok. Vous obtenez alors un écran dans lequel vous devez sélectionner le fichier de mise à jour qui se trouve, par exemple, sur le bureau de votre ordinateur. Dans la majorité des cas, ce fichier a un nom qui se termine par ".csv". Ouvrez ce fichier, vos tarifs seront mis à jour.
Pour vérifier la liste des prix mis à jour, utilisez la ligne Prix mis à jour entre le [...] et le [...] dans la partie autres recherches
Stock = Stock initial
Lorsque vous initialisez votre stock pour la première fois, une bonne option est de mettre à jour vos fiches une à une, en indiquant la valeur actuelle du stock dans le champ Stock initial.
En utilisant ensuite le menu Stock = Stock initial, la valeur du stock de tous les produits prendront celle du stock initial.
Suppression des produits sélectionnés
En utilisant cette fonction, tous les produits sélectionnés dans la liste seront DÉFINITIVEMENT supprimés. Cette opération est IRRÉVERSIBLE.
Suppression du délai d'attente
Pour chacune des fiches sélectionnées dans la liste, le champ Délai d’attente de la fiche sera irrémédiablement vidé si vous sélectionnez cette option.
Rechercher un produit
Pour effectuer une recherche poussée sur vos produits, cliquez sur le bouton Autre recherche depuis l’onglet Tarif. Vous obtenez alors l’écran suivant :
Les champs de sélection
• Nom : entrez les premières lettres du nom du produit que vous recherchez. Tous les produits dont le nom débute par ces lettres seront affichés dans la liste après que vous ayez cliqué sur le bouton Chercher.
• Labo : cliquez sur le champ pour obtenir la liste des laboratoires présents dans vos fiches de produits. Cette liste est constituée depuis le contenu des fiches produits.
• Fournisseur : cliquez sur ce champ pour obtenir la liste des fournisseurs définis dans votre fichier de données. Ces fournisseurs sont définis dans l’onglet paramètres.
• Inclure centrales secondaires : en cochant cette case, le fournisseur affiché dans le champ précédent sera recherché également dans les centrales qui ne sont pas la centrale par défaut. Bien entendu, ce champ n'est utile que si vous disposez de plusieurs fournisseurs.
• Type/Classe : lorsque vous cliquez sur ce champ, la liste des classes thérapeutiques est affichée. Cette liste est constituée par le contenu des fiches déjà existantes.
• Activité : tout comme pour le champ "Type/classe", cette liste est constituée par le contenu des fiches produits déjà existantes.
• Catégorie comptable : vous pouvez choisir la catégorie comptable que vous souhaitez dans la liste affichée, cette liste est constituée via l’onglet paramètres.
• Taux de TVA : sélectionnez un taux de TVA dans la liste, seuls les produits ayant ce taux de TVA seront affichés.
• Prix mis à jour entre le [...] et le [...] : entrez une période, seuls les produits dont le prix a été mis à jour pendant cette période seront affichés. Ceci vous permet d'afficher les produits mis à jour à l'issue d'une mise à jour des tarifs en utilisant le fichier qui vous a été envoyé par votre centrale.
• En rupture : si vous cochez cette case, vous obtiendrez la liste des produits dont la quantité en stock est inférieure ou égale au stock d'alerte, et qui sont donc en rupture.
• Périmés : si vous avez défini des dates de péremption pour vos produits, cocher cette case listera les produits dont la date est dépassée, en utilisant la date de votre ordinateur comme référence.
• Inutilisés : cocher cette case permet de lister les produits qui n’ont pas été utilisés depuis longtemps. La sélection s’effectue en vérifiant si le cadre Historique de la fiche Produit contient des données.
Bouton Promotion
Vous pouvez spécifier un fournisseur, si vous laissez ce champ vide tous les fournisseurs seront pris en compte.
Vous pouvez également spécifier une période ; tous les produits du fournisseur sélectionné étant en promotion au cours de la période indiquée seront listés lorsque vous cliquerez sur le bouton OK.
Bouton Recherche par quantité
Seuls les produits dont la quantité vendue sur la période définie est au moins égale à la valeur que vous indiquez seront affichés à l'écran.
Bouton Recherche avancée
Le bouton Recherche avancée permet d'afficher une fenêtre donnant plus de choix en ce qui concerne la recherche des produits.
Ajouter une fiche produit
Dans Bourgelat, vous pouvez créer une fiche de produit de trois manières différentes :
• directement depuis l’onglet Tarif en cliquant sur le bouton
• depuis une consultation, si vous avez activé le paramètre correspondant.
• en important une liste de produits en provenance de votre centrale.
Création manuelle depuis l'onglet tarif
Depuis l’onglet Tarif, sur le bouton Produits, cliquez sur le bouton Nouveau.Vous obtenez une fiche de produit vierge, que vous pouvez alors remplir.
Création de produit en cours de consultation
Si dans l’onglet Paramètres, bouton Consultations, vous avez coché la case Autoriser la création des actes et médicaments dans les consultations, vous pouvez créer de nouvelles fiches produits au moment de créer des consultations.
Si dans une consultation vous entrez un nom de produit inconnu via la touche de fonction F3, vous obtiendrez le message "Ce produit n'existe pas. Voulez-vous le créer ?". Si vous cliquez sur Ok, vous obtiendrez une fiche produit vierge.
Remplissage du fichier des produits
Si vous n'avez aucun produit dans votre base de données, votre centrale d’achat peut vous fournir un fichier de tarifs, à utiliser pour remplir votre fichier.
Depuis l’onglet Tarif, bouton Produits, cliquez sur le menu Modification et sélectionnez Remplir le fichier
• spécifiez votre centrale. Pour cela, choisissez l'intitulé correspondant dans la liste.
• sélectionnez le fichier à utiliser pour le remplissage.
Le fichier vous est envoyé par votre centrale d’achat
Lors de la livraison du logiciel, les produits sont normalement déjà intégrés au logiciel
Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton Ouvrir. La liste des produits trouvés dans le fichier sera alors affichée. Vous devez cocher la case à gauche de chaque produits que vous souhaitez importer. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Tout cocher pour cocher tous les produits de la liste.
Une fois tous les produits cochés, cliquez sur le bouton Remplissage du fichier des médicaments.
La fenêtre suivante sera affichée :
Vous pouvez spécifier le taux de marge à appliquer aux produits en cours d'importation, et leur affecter une catégorie comptable pour les consultations et les ventes
ATTENTION : si votre fichier de tarifs contient des produits avec différents taux de marge, vous devez effectuer le remplissage de votre fichier de produits par étapes :
cochez d'abord les produits au premier taux de marge, remplissez le fichier, puis cochez les produits au deuxième taux de marge, remplissez le fichier, etc...