La fiche client

L'écran d'accueil de Bourgelat

Créer une fiche client

L'icône de création d'un client

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La création d'un nouveau client

Il est possible de créer un client depuis l’écran d'accueil, soit :

- En tapant son nom dans le champ Nom client et en cliquant sur le bouton OK. Il vous sera alors demandé si vous souhaitez créer le client, cliquez sur Ok.

- En cliquant sur le bouton de Création de client.

Vous arriverez alors dans une fiche client vierge que vous pourrez compléter avec différentes informations telles que le Nom, Prénom, Genre, Adresse 1, Adresse 2, Code postal, Ville, eMail, Praticien et Téléphone .

Le champ Code est vide pour l’instant. Le code du client est important, en effet c’est par ce code que les animaux, consultations, recettes et factures sont liées à votre client.
Vous pouvez indiquer le code que vous souhaitez, pourvu qu'il soit unique. Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser ce cadre vierge, Bourgelat se chargera d’attribuer un code numérique.

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton OK pour créer la fiche du client, .

Consulter une fiche client

La fenêtre de sélection d'un client

Pour consulter une fiche client existante, vous devez entrer une partie du nom dans le champ Nom client de l’onglet Activité, puis cliquer sur le bouton OK situé en face de ce champ.
Vous pourrez alors choisir le client que vous souhaitez à partir d'une liste qui apparaîtra.

Le nom complet, la ville, l’adresse et le nom du ou des animaux du client seront affichés pour vous aider à sélectionner la bonne fiche.
Pour choisir un patient, il n’est pas nécessaire d’entrer son nom en intégralité. Rentrer simplement quelques lettres suffisent.

Si le client n'existe pas dans la liste et que vous souhaitez le créer, cliquez sur le bouton Créer afin de créer une nouvelle fiche.

Les informations de la fiche client

Adresse Mail du client

La fiche d'un client

A l'ouverture d'une fiche client, si les coordonnées Mail et Numéro de portable du client ne sont pas renseignés, des écrans proposant de les saisir s'ouvrent.

Cette fonctionnalité dépend d'un paramètre se trouvant dans l'écran Paramètres - onglet Consultation - "Demander à l'ouverture de la fiche client" "Email - Portable"

Recueil des coordonnées téléphoniques

Envoyer un SMS

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La création d'un SMS à partir d'une fiche client

Il peut être pratique par moment d'envoyer un SMS à vos clients afin de leur passer un message, ou de les prévenir de venir chercher leur animal à la fin d'une hospitalisation par exemple.

Après avoir paramétré le compte SMS dans Bourgelat, nous pouvons alors nous rendre dans la fiche d'un client, puis cliquer sur l'icone en forme de bulle en haut à droite.

Une fenêtre intitulée "Envoyer un SMS" s'ouvre alors. Deux méthodes s'offrent à nous :

- Nous pouvons écrire un SMS manuellement puis cliquer sur le bouton "Envoyer".

- Ou bien cliquer sur le menu déroulant pour y sélectionner un modèle existant, en modifier, ou en créer un nouveau.
Cela est pratique si certains textes reviennent fréquemment et que nous voulons donc gagner du temps à ne pas les saisir à l'identique à chaque fois.
En choisissant un modèle existant en cliquant dessus, le texte apparaît automatiquement à l'écran et nous pouvons cliquer sur le bouton "Envoyer". En revanche si le texte n'existe pas encore, il faudra alors cliquer sur le bouton "Ajouter glossaire"

Dans la fenêtre qui s'ouvre, nous pouvons saisir un intitulé, un texte, et même utiliser les variables se situant à droite en cliquant dessus afin de faire figurer automatiquement le nom du client et de l'animal par exemple.

Un clic sur OK permet alors d'enregistrer ce modèle, mais nous pouvons aussi cliquer sur "OK et nouvelle" si nous souhaitons en créer plusieurs à la suite..
Les modèles se retrouverons alors dans le menu déroulant, et nous pouvons sélectionner celui souhaité en cliquant dessus avant d'envoyer le SMS..

Demande d'autorisation - RGPD

Conformément à la réglementation sur la protection des données (RGPD), un écran s'ouvre lors de la première utilisation de l'envoi de SMS ou de Mail demandant si le client a donné son autorisation pour l'utilisation de ses données personnelles

Envoyer un mail

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La fenêtre d'envoi de mail

Pour envoyer un mail à un client à partir de sa fiche, nous devons cliquer sur l'icone en forme de lettre en haut à droite de celle ci.
Une fenêtre s'ouvre alors, nous permettant de rédiger le mail que nous souhaitons et d'y insérer un document si besoin.

L'adresse du destinataire par défaut est celle renseignée dans la fiche du client, mais il est possible de rechercher d'autres personnes en saisissant tout, ou une partie de leurs noms, dans le champ Destinataire(s).

Nous devons ensuite saisir un sujet pour le mail, puis écrire ou copier/coller le contenu de celui ci dans le cadre vide de l'onglet Principal.
Il est également possible d'y insérer du contenu, de modifier les marges et les bordures, de changer la mise en page et la position des images ainsi que gérer les paramètres d'impression via les différents onglets de la partie Contenu.

Nous pouvons également ajouter une pièce jointe comme un compte rendu de consultation ou une facture en cliquant sur le bouton Pièce jointe en bas de l'écran, puis en sélectionnant le document souhaité dans la liste avant de cliquer sur le bouton Fermer.
Le nom du document ajouté en pièce jointe apparaîtra alors dans le champ du même nom.

Une fois que tout est prêt, il ne nous reste plus qu'à envoyer le mail en cliquant sur le bouton Envoyer, ou bien de le sauvegarder pour plus tard en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Nous retrouverons alors l'ensemble de ces mails sauvegardés sur l'onglet "Outils" de Bourgelat en cliquant sur le bouton Email, puis en sélectionnant la date souhaitée en haut à droite.
La liste des mails sauvegardés à la date sélectionnée apparaît à l'écran et il ne reste plus qu'à cliquer sur le menu déroulant en haut à gauche et sélectionner Envoyer les emails en attente pour qu'ils soient tous envoyés d'un coup.

Les informations civiles du client

Fiche client - le détail

Le bouton Modifier la fiche

Cliquer sur le bouton Modifier la fiche permet d'afficher ou de modifier les informations d'état civil et de facturation du client.

2 onglets sont présents sur cette fiche :

- Un onglet Coordonnées qui est composé d'une partie détaillant les coordonnées du client ainsi que les moyens de communication pouvant être utilisés pour celui-ci

- Une onglet Professionnel/Facturation qui détail les informations bancaires et de facturation du client, ainsi que des informations liées aux clients professionnels

Un bouton Export vCard permet d'exporter les informations principales de contact du client

RGPD - Protection des données

Un bouton Confidentialité ouvre un écran qui regroupe les informations liées à la réglementation sur la protection des données (RGPD). Cet écran liste les autorisations données par le client concernant l'utilisation pouvant être faite de ses données personnelles

Cet écran montre en détail si le client souhaite recevoir des Emails, des SMS,... et si il accepte que ses informations personnelles soient communiquées à des organismes tiers comme Oxane ou SanteVet

Coordonnées

Les coordonnées du client

Sur cette partie de l'écran, certains libellés contiennent un petit astérisque rouge, ce sont les champs obligatoires.

Cette fenêtre contient les éléments suivants :

• Inactif : cocher cette case pour un client permet de masquer sa fiche. Cette dernière n'apparaitra plus en recherchant son nom, mais elle reste récupérable en faisant une recherche avancée et en demandant d'afficher les clients inactifs.
• Genre : choisissez entre Mr, Mme, Mlle ou d'autres valeurs renseignées dans l'énumération: EARL, SCP, etc...
• Nom, Prénom : dénomination de votre client.

• Adresse : Ce champ possède deux lignes. Un système relié à une base de données nationale nous permet de vous aider à compléter proprement vos adresses. Vous pouvez entrer une partie de l'adresse de votre client, ensuite un clic sur le bouton loupe se trouvant au bout de la ligne ouvrira un écran contenant les adresses pouvant correspondre à votre saisie avec le code postal et la commune qui seront renseignés en automatique

• CP, Ville : Code postal et ville de résidence de votre client.

• Pays : Pays de résidence de votre client.

• Kilométrage : Nombre de kilomètres séparant l'adresse de votre client de celle du cabinet. Incluez le retour si vous n’effectuez pas de circuit vous évitant de revenir au cabinet entre deux visites. Pour que ce kilométrage soit pris en compte, il faut que la case Déplacement soit cochée et le prix au kilomètre indiqué dans la fiche de l’acte.

Le bouton Carte qui se trouve après ce champs ouvre une application web qui vous permettra de calculer précisément et plus facilement la distance

• Type client : ce champ permet d'indiquer si le client est de type Rural, Canin, Équin ou Référé

• Code client : vous y trouverez le code du client. Ce code est affecté à la création de la fiche, dans des circonstances normales, il ne doit pas être modifié.
Le petit cadenas à côté du code client empêche toute modification accidentelle du code. Une fois qu'un code est attribué, il ne doit plus être modifié.
• Classe : vous pouvez indiquer une catégorie de client pour affiner vos définitions de type de client au-delà des 4 choix de base disponibles. Un client peut être Canin, Equin, Référé ou Rural.
• Adressé par : la personne ayant éventuellement donné les coordonnées de la clinique

• Praticien référent : le nom du praticien référent

• Divers : Zone de saisie d'informations supplémentaires

• Couleur fiche  : Vous permet d'associer une couleur à certains types de clients

Après avoir créé une fiche client, vous pouvez à tout moment modifier les champs de cette fiche.
Si vous modifiez le nom ou l'adresse, les nouvelles fiches de consultation ainsi que les recettes et les factures prendront en compte les modifications, mais les fiches préalablement créées, notamment les factures, conserveront les anciennes informations.

Vous ne devez en aucun cas modifier le code du client. En effet, les liens entre la fiche du client et les fiches des animaux, les recettes, les consultations et les factures se font via ce code. Si vous le modifiez, le client n'aura plus aucun animal, aucune consultation, recette ou facture. Cela ne veut pas dire que ces dernières seront supprimées, mais elles n'auront plus de lien avec la fiche du client.

Communication

Les coordonnées du client

Cette partie contient les moyens de communication qui permettent de contacter le client

• Téléphone fixe, Téléphone sup, Fax : vous pouvez indiquer les numéros correspondants. Il est possible d'indiquer plus de 10 chiffres, pour les numéros à l'étranger par exemple.

• Portable : entrez ici le numéro de portable du client. Par la suite, un clic sur l'icône placée à droite vous permettra de créer un message et de l'envoyer. Ce bouton est grisé tant qu'un numéro n'est pas renseigné dans un format correct.

• Détail : Devant chaque champs se trouve une zone de saisie "Détail" qui permet de renseigner des informations liées au numéro de contact

• Email : entrez ici l’e-mail du client. Par la suite, un clic sur l'icône placée à droite vous permettra de créer un message et de l'envoyer. Ce bouton reste grisé tant que le mail n'est pas saisi dans un bon format

Suite à la saisie d'un numéro de portable ou d'une adresse mail, un message s'affiche demandant si le client a bien donné son autorisation pour l'utilisation de ce moyen de communication. Une réponse positive coche la case "Canaux autorisés" associée.

Si le numéro de portable ou l'adresse mail du client sont renseignés mais que la case des canaux autorisés correspondante n'est pas cochée, le client ne pourra pas être contacté par ce moyen.

Canaux autorisés

Onglet Professionnel / Facturation de la fiche client. Partie Facturation / Prélèvement

La partie Facturation / Prélèvement de la fiche client

• Adresse de facturation (si différente) : Cette adresse apparaitra sur les factures

• Code comptable : si vous utilisez une comptabilité externe à Bourgelat, vous pouvez indiquer ici le numéro du compte correspondant à ce client dans votre comptabilité. Pour les comptes clients commençant par 41 dans le Plan Comptable Général, il vous suffit d'indiquer le complément, 41 précédant le numéro inscrit.
• Échéance des factures : Il s'agit de la date d'échéance à faire apparaître sur les factures des clients en prélèvement, vous pouvez par exemple saisir le 15 de mois, ou cocher la case permettant de sélectionner une échéance à la fin du mois courant.
• Pas d'agios : une fois cette case cochée, les agios ne seront pas calculés pour ce client, et ce quelles que soient les circonstances.
• Pas d'escompte : une fois cette case cochée, les escomptes ne seront pas calculés pour ce client, et ce quelles que soient les circonstances.
• Banque : ce champ permet de renseigner la banque du client.

Prélèvement :

• Prélèvement automatique pour ce client: Si votre client demande à vous payer par prélèvement automatique, vous devez cocher cette case et remplir les informations suivantes.

• Ordre: Vous pouvez choisir de régler les factures les plus anciennes, ou la facture la plus récente.
• Praticien : Le nom indiqué dans ce champs apparaîtra sur les recettes en prélèvement.
• Prélèvement maximum le X du mois: Vous pouvez indiquer ici le montant maximum a prélever pour ce client ainsi que la date du prélèvement.
• Pour qu'un client soit prélevé, vous devez également renseigner les informations bancaires de celui-ci telles que la banque, le numéro de comte, l'IBAN, etc...

Onglet Professionnel / Facturation de la fiche client. Partie Professionnel

La partie Professionnel de la fiche client

Une case à cocher Client professionnel permet de faire apparaitre les champs spécifiques propres à l'identification des clients professionnels : numéro SIRET, RCS,...

• N° TVA intracom : entrez le numéro de TVA intracommunautaire du client (pour les clients en disposant, par exemple les EARL) qui sera inscrit sur les factures conformément à la législation. Tout les numéros de l'espace européen sont gérés, ainsi que le numéro au format suisse.

• Effectif prophylaxie : dans un fonctionnement équin, il s’agit du nombre d'animaux présents chez le client. Ce champ est intéressant si vous ne créez pas une fiche animal par cheval. Dans un fonctionnement rural, la fonction peut être similaire, ou n’indiquer que le nombre d'animaux étant en prophylaxie dans le troupeau.
• Tarif applicable : si vous utilisez les tarifs de produits multiples, indiquez le numéro du taux de vente qui sera pris en compte lors du calcul du prix du produit pour ce client.

Pour que les tarifs multiples soient utilisables, vous devez :
- indiquer des taux de vente multiples dans les fiches des produits
- cocher les cases Proposer 10 taux de marge par produit dans l’onglet Paramètres, puis sur le bouton Tarifs

• Type de production : indiquez ici le type de production, par exemple "Laitier".

Observations et somme due

La partie observations

Dans cette partie se trouvent rassemblées les observations que vous souhaitez voir apparaître, éventuellement en alerte à l'ouverture de la fiche du client en cochant la case Alerte, ainsi que des informations comptables.

Section observations

Vous pouvez entrer du texte libre, qui, si vous cochez la case Alerte, apparaîtra en surimpression à l'ouverture de la fiche de ce client. Ce procédé vous imposera de cliquer sur Ok à l'affichage de l'alerte, après que vous en ayez pris connaissance.

Comptabilité

• % actes, % produits et % aliments : entrez ici les éventuels pourcentages de réduction à appliquer à tous les actes et produits prescrits pour ce client. Ceux-ci sont appliqués globalement, à toutes les consultations.
• Avoir disponible : ce montant indique la somme des avoirs disponibles pour le client.
• En cours (cs) : il s’agit de la somme des impayés des consultations du client.
• Somme due (fact) : il s'agit de la somme des impayés des factures du client.
• Relances...le... : indique le nombre de relances d'impayés que ce client a déjà reçu ainsi que la date de cette dernière relance adressée au client.

Une courbe représentant l'évolution du chiffre d'affaire du client au fil des années (et des mois, en cliquant sur la courbe pour afficher le détail) et également présente à l'écran.

Enfin, vous pouvez cacher ces informations, par exemple si votre client peut avoir accès à votre écran. Pour cacher ces informations ou les faire réapparaître, cliquez sur l'icône .

Les boutons

Liste de boutons

La fiche des clients comporte également 6 boutons se situant en haut à droite de l'écran :

• Documents : il est possible de rajouter des images ou des PDF dans le dossier du client en cliquant sur ce bouton. Un clic sur le bouton + situé en bas à droite de l'écran permet alors de sélectionner le document à intégrer. Une date, un titre et un commentaire peuvent alors être saisis pour compléter le tout.

• Rappels : ce bouton liste tous les rappels prévus pour le client. Il peut s'agir des rappels de vaccinations pour ses animaux, ou même des rappels marketing concernant les produits qui lui ont été vendus.

• Rendez-vous : en cliquant sur ce bouton, vous arriverez sur une fiche de rendez-vous. Il vous suffit de préciser la date, l'heure et éventuellement des précisions sur le motif du rendez-vous. Une petite bulle avec un nombre à droite du bouton permet également de voir le nombre de rendez-vous à venir prévus pour ce client. Passez la souris sur cette bulle afin de voir la date et l'heure de ces rendez-vous.

• Salle d’attente : en cliquant sur ce bouton, vous placez le client dans la salle d’attente ; vous créez dès lors un nouveau rendez-vous dont la date de rendez-vous, l’heure du rendez-vous et l’heure d’arrivée sont automatiquement ajustées aux valeurs en cours. Vous pouvez alors spécifier quel animal est concerné, le type de rendez-vous, etc...

• Dernière consult. : ce bouton permet d'ouvrir la dernière consultation du client.

Les listes

Liste des modules

Pour ajouter un animal, une consultation, une recette, un devis ou une facture vous devez sélectionner la liste correspondante avant de cliquer sur le bouton

Liste des animaux

La liste des animaux

Vous y trouverez la liste des animaux du client. Sur cette liste, vous trouverez:

• le nom de l'animal
• son espèce
• sa race
• la date de dernière consultation le cas échéant

• la date de dernière injection le cas échéant
• si cet animal est décédé
• les premiers mots de l'observation que vous avez indiqué dans la fiche animal. Si vous avez indiqué qu’il s’agissait d’une alerte, la case Alerte sera cochée.

Pour accéder à une fiche animal, vous devez double-cliquer sur la ligne qui porte son nom. La fiche correspondante sera alors ouverte.

Vous pouvez cocher la case "Ne pas afficher les animaux décédés ou cédés" si vous ne souhaitez pas qu'ils apparaissent dans la liste.

Liste des consultations

L'onglet des consultations

Solder le compte d'un client

Cette liste comprend, triées par ordre chronologique, toutes les consultations effectuées pour le client.
Si vous cochez la case Cacher réglées, uniquement les consultations non réglées apparaîtront dans la liste, ce qui permet un contrôle plus aisé des sommes dues par le client.

La case Cacher avoirs permet de masquer les lignes d'avoirs de la fiche du client.

L'icône de l'imprimante vous permet d'imprimer la liste des consultations telle qu'elle apparaît à l'écran.

Dans la liste, une ligne indique :

• la date et l'heure de la consultation
• l'action de cette consultation : Honoraires ou Vente de produits
• le praticien ayant effectué cette consultation
• le nom du client
• le montant total de la consultation
• le reste dû pour cette consultation, le cas échéant
• Les colonnes Réglé et Facturé vous permettent de visualiser si une consultation est intégralement réglée, ou si elle est facturé.

Vous pouvez modifier le tri par défaut, en cliquant sur le titre d'une colonne.

Sous cette liste se trouve la somme des montants des consultations ainsi que le total des restes dûs des consultations, qui doit être égal à la somme due.
Si vous double-cliquez sur une ligne de consultation, cette dernière s'affiche à l'écran. Vous pouvez alors y effectuer des corrections si besoin, avec quelques limitations cependant :

• vous ne pouvez modifier le code du client
• si la consultation est facturée, vous ne pouvez pas modifier celle ci, il faut auparavant supprimer la facture existante
• si la consultation a été partiellement ou totalement réglée, vous ne pouvez modifier le montant total de la consultation. Ces limitations s'appliquent naturellement aux consultations auxquelles ont déjà été imputées un ou plusieurs règlements

Un bouton Solder est également présent sur cet écran. Si la fiche du client présente une somme due que votre client ne vous réglera pas et que vous avez décidé de passer cette somme due aux pertes et profits, vous pouvez solder la fiche du client en cliquant sur ce bouton.
Lorsque vous soldez, vous créez une fiche d'opérations diverses, d'un montant égal à la somme due, qui va régler les consultations en souffrance.

Pour créer une nouvelle consultation, cliquez sur le bouton +1 situé à gauche de l'onglet Consultations.

Liste des ordonnances

L'onglet des ordonnances

Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, toutes les ordonnances du client.

Chacune des lignes affiche le numéro de l'ordonnance, le praticien ayant pratiqué la consultation, la date de la consultation, la date de délivrance et le praticien ayant délivré l'ordonnance.
La dernière colonne permet de savoir si c'est un renouvellement ou non. Ainsi chaque renouvellement d'une même ordonnance sont listés dans cet écran.
En double-cliquant sur la ligne de l'ordonnance souhaitée, l'onglet ordonnance de la consultation est affiché.

Une nouvelle ordonnance est créée uniquement à l'impression de celle-ci via une nouvelle consultation.
Le renouvellement d'une ordonnance se fait via l'onglet ordonnance de la consultation, uniquement si l'ordonnance peut être renouvelée.

Liste des recettes

L'onglet des recettes

L'écran d'une recette

Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, toutes les recettes du client.

Chacune des lignes affiche le montant de la consultation, sa date, et le montant de la recette imputé à la consultation.
En double-cliquant sur la ligne de la recette souhaitée, la fiche recette détaillée apparaît à l'écran.

Pour créer un nouveau règlement, cliquez sur le bouton +1 situé à gauche de l'onglet Recettes.

Ajout d'une recette

L'écran de saisie de recette

Cliquez sur le bouton +1 près du bouton Recettes de la fiche du client pour obtenir l’écran de saisie d'une recette :

Date : la date du règlement. Cette date est par défaut mise à la date du jour.
Dépôt en banque : la date à laquelle vous souhaitez que le règlement apparaisse sur le bordereau de dépôt. Cette date n'a pas d'objet pour les règlements en espèces, mais il est le plus souvent utilisé pour les règlements par chèque.
Selon votre paramétrage, vos recettes paraîtront dans vos différents livres à la date du règlement ou à la date de dépôt en banque.

Encaissé par : le nom de la personne ou du praticien qui reçoit le règlement.
Payeur : il s'agit du nom du payeur. Par défaut, ce champ contient le nom et l'adresse du client, mais au cas où le payeur n’est pas le client, vous pouvez le changer.
Banque : ce champ vous permet d'indiquer la banque du client. Cette information paraît sur le bordereau de dépôt de chèque.
Règlement : il faut choisir le mode de paiement dans le menu déroulant.
Montant reçu : lorsque vous sélectionnez un mode de paiement, le montant indiqué est automatiquement égal à la somme due. Vous pouvez changer ce montant à votre gré, mais il ne peut être supérieur à la somme due du client.
Imputer à des consultation, Imputer à des factures : vous pouvez choisir si le règlement va être imputer aux consultations ou aux factures du client.
Taux d'escompte (le cas échéant) : le taux d'escompte par défaut défini dans les paramètres apparaît automatiquement. Si toutefois vous souhaitiez que ce règlement génère un escompte d'un taux différent, vous pouvez le modifier ponctuellement ici.

Il existe deux types d'imputations pour créer un règlement :

• Imputer à des consultations : si vous ne facturez pas, que le montant du règlement n’est pas égal à la somme due et que vous ne souhaitez pas que l'imputation débute à la consultation la plus ancienne, vous devez imputer à des consultations choisies. Il vous faut alors cocher la colonne Imputer devant chaque ligne de consultation à prendre en compte pour le règlement. Attention cette méthode d'imputation n'est pas recommandée, il est préférable d'imputer aux factures.

• Imputer à des factures : dès lors qu’une ou plusieurs factures ont été éditées et que vous souhaitez saisir une recette qui les imputes, il faudra cocher cette case. Il vous faut alors cocher la colonne Imputer devant chaque ligne de facture à prendre en compte pour le règlement. C'est ce mode d'imputation qui est ouvert par défaut.

Liste des devis

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L'onglet des devis

L'écran d'un devis

Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, tous les devis du client.
En double-cliquant sur la ligne d'un devis, il est possible de :

• modifier celui-ci en ajoutant ou supprimant des actes et des produits
• imprimer le devis
• convertir le devis en consultation quand celui-ci est accepté par le client
• ajouter un commentaire dans le devis qui apparaitra à l'impression de celui ci

Pour créer un devis, nous cliquons sur le bouton "+1" situé à côté du bouton "Devis".
La fenêtre qui apparaît alors est divisée en deux sections distinctes : les actes et les ventes.
Nous pouvons alors ajouter les éléments désirés au devis, et y saisir un éventuel commentaire facultatif avant de choisir d'envoyer le devis au client par mail ou de l'imprimer. Un clic sur le bouton "OK" permettra alors de valider l'enregistrement du devis.
Il peut être pratique à la prochaine visite de notre client qui aurait accepté le devis de ne pas avoir à ressaisir le contenu de celui ci en ajoutant de nouveau les actes et produits qui y sont associés dans une nouvelle consultation. La solution sera alors d'ouvrir le devis souhaité en double cliquant dessus, puis cliquer sur le bouton "Convertir en consultation" situé en bas à gauche de l'écran.

L'écran de consultation apparaît alors, et les divers actes et produits saisis sont automatiquement retranscrits dans celle ci. Il ne nous reste plus qu'à finaliser la consultation en imprimant l'ordonnance et en la réglant si besoin, avant de cliquer sur le bouton OK.

Liste des factures

Onglet factures

Cette liste regroupe toutes les factures du client.

Chacune des lignes regroupe les informations suivantes :

• le numéro de facture
• la date de la facture
• le total TTC de la facture
• le reste dû de la facture
• une colonne indiquant si cette facture est réglée ou non . Si une facture n'est que partiellement réglée, la facture ne sera pas considérée comme réglée
• le titre de la facture, qui donne des renseignements sur le nombre de consultations facturées par la facture en question. Par exemple :

Consultation du 13/06/2017 : cette facture ne concerne qu'une seule consultation en date du 22/03/2017.
Facture des actes effectués du 01/03/2017 au 08/03/2017: cette facture regroupe toutes les consultations effectuées durant la période indiquée.

En bas de l'écran, trois boutons vous permettent d'imprimer des documents relatifs aux factures :
• Récapitulatif : Permet d'imprimez le récapitulatif des factures non réglées sur une période à définir, c'est à dire un listing des impayés des factures comprenant la date, le montant impayé par facture et le montant total.
• Relevé : Permet d'imprimez un document regroupant l'ensemble des factures déjà imprimées durant une période spécifiée. Ce document n'apparaîtra qu'à l'impression, pas dans la liste de factures.
• Imprimer des factures : Permet de sélectionner plusieurs factures du client et de les imprimer en même temps.

La case Cacher réglées permet de n'afficher dans la liste que les factures en attente de paiement.
La case Cacher avoirs permet de masquer les factures d'avoirs de la fiche du client.

Créer une facture globale/mensuelle

Paramètrage de la facture globale

Une facture globale/mensuelle est une facture sur une période pouvant regrouper un ensemble de consultation dans une facture unique.
Il est possible de créer ce genre de facture en cliquant sur le bouton à côté de l'onglet Factures.

Il existe plusieurs paramètre sélectionnables pour la création de cette facture :

• En premier lieu la période à facturer, l'application prendra toutes les consultations non facturées sur cette période pour les ajouter à la facture.
• Vous pouvez choisir de ne faire la facture que d'un seul animal spécifique, dans ce cas la liste des consultations à facturer sera limité à l'animal sélectionné. La liste des animaux proposées est déduite des animaux ayant des consultations à facturer sur la période sélectionnée, il est donc normal de ne pas avoir tout les animaux de la fiche client affichés.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer en Facture pro-forma, afin d'avoir un document de travail pour vous assurer que votre facture est valide avant l'impression définitive.
• En cas de base multi-site, vous pouvez également choisir un paramètre pour inclure dans la facturation les consultations des autres sites.

Envoyer des factures par mail

Le paramétrage

Le logiciel PDF Creator

Le menu Enregistrement automatique

Il est possible d'envoyer les factures de vos clients par mail.

Sur Mac, cette fonctionnalité ne nécessite aucun paramétrage supplémentaire.
sur PC, si vous êtes sur Windows 8.1 ou plus ancien il est nécessaire d'installer et de paramétrer au préalable PDFCreator, que vous pouvez télécharger en cliquant ici.
Pour Windows 10, aucun paramétrage n'est nécessaire.
Une fois PDFCreator installé, ouvrez le grâce à son raccourci sur votre bureau. Cliquez sur le menu "Imprimante", puis sur "Options" afin d'afficher l'écran de paramétrage.

Cliquez sur le bouton "Enregistrement automatique" à gauche de l'écran et assurez vous de renseigner les champs suivants :

- Cochez la case "Utiliser l’enregistrement automatique"
- Dans "format d’enregistrement automatique", sélectionnez PDF
- Le champ "Nom de fichier" doit afficher <DocumentFileName>. Si ce n’est pas le cas, effacez le contenu du cadre et dans la partie "Ajouter un suffixe au nom de fichier", cliquez sur <DocumentFileName>.
- Cochez la case "Utiliser ce répertoire pour l’enregistrement automatique". Vous devez également sélectionner le dossier "pdfcreator" qui se trouve dans le dossier « Documents » de l’utilisateur de la session en cours.
Il est possible que le dossier en question n'existe pas, il vous faudra alors le créer manuellement au chemin par défaut suivant : C:\Utilisateurs\<NomDeLaSession>\Documents\pdfcreator .

Cliquez sur le bouton Enregistrer afin de valider les modifications apportées.

L'envoi des factures

Le bouton Envoyer par mail

L'écran d'envoi des factures par mail

Assurez vous que l'adresse e-mail du client soit bien renseignée dans sa fiche, et que la case "e-mail" soit bien cochée.

Double cliquez sur la facture que vous souhaitez envoyer, et cliquez sur le bouton "Envoyer par mail" situé en bas de la fenêtre.
L'écran suivant permet de finaliser l'envoi de la facture en modifiant, si vous le souhaitez, le titre et le contenu du message qui sera envoyé en même temps que la facture.
Un clic sur le bouton Envoyer permet d'envoyer le mail au client.

Liste des télétransmissions aux assurances

L'onglet des télétransmissions aux assurances

Ecran d'accord des clients à la télétransmission de leurs données.

Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, toutes les déclarations télétransmisses faites aux assurances. (uniquement santéVet pour le moment)

Chaque ligne affiche de multiples informations :

• L'état de la déclaration (brouillon, erreur, envoyé)
• La date de création
• Le numéro de la consultation lié à la déclaration
• L'assurance cible
• Le nom de l'animal
• La date de la transmission à l'assurance
• Un retour détaillé du résultat de l'envoi. Ceci permet de trouver les possibles erreurs bloquants l'envoi.

En double-cliquant sur la ligne de la déclaration souhaitée, il est possible d'ouvrir un écran spécifique à la déclaration de télétransmission à l'assurance.

Il est possible de créer une nouvelle déclaration en cliquant sur le bouton à côté de l'onglet.
Attention, cette fonction envoyant des données du client à un service externe à Bourgelat, il est nécessaire que vous lui demandiez son accord pour la télétransmission des données à SantéVet.
Un écran spécifique dans la fiche client vous permet d'indiquer quels télétransmissions chaque client a accepté.

Liste des produits vendus

Onglet produits vendus

Le bouton Produits vendus affiche deux tableaux :

• Le tableau de gauche affiche tous les produits vendus pour ce client à l’exception des aliments
• Le tableau de droite affiche tous les aliments vendus pour ce client.

Cliquer sur le bouton Liste en bas de la fenêtre permet d'imprimer la liste des produits vendus pour ce client.

Liste des opérations diverses

Toutes les opérations diverses créées par le bouton Solder à partir de la liste des consultations apparaîtront sur cet écran.

En allant dans le détail d'une opération diverse, il est possible de supprimer celle-ci.

Rechercher les clients

Le bouton de recherche

L'écran de recherche des clients

Depuis l’onglet Activité, cliquez sur la loupe devant l’icône client. Vous pourrez alors choisir une recherche sur les clients, ou sur les animaux.
La fenêtre de recherche détaillée apparaît ensuite à l'écran.

Critères de recherche

A l’aide de l'écran de recherche des clients, vous pouvez obtenir des listes de clients sélectionnés selon des critères poussés :

• Nom : entrez une partie du nom du client. Vous obtiendrez tous les clients dont le nom commence par les caractères indiqués.
• Animal : entrez le nom d'un animal, vous obtiendrez la liste de tous les clients possédant un animal portant ce nom.
• Vu entre le [...] et le [...] : entrez une période, vous obtiendrez la liste des clients dont la date de dernière consultation est comprise dans cette période.
• Genre d'acte : lorsque vous créez une consultation, vous pouvez préciser le genre de la consultation. Par exemple vaccination, visite rurale, etc...
En indiquant dans cette catégorie l'une des valeurs précédemment entrées dans les consultations, vous obtiendrez la liste des clients possédant une consultation appartenant à ce genre.
• Espèce possédée : en cliquant dans le champ correspondant à ce critère, vous obtiendrez la liste des espèces existantes dans votre fichier. Vous pourrez alors obtenir la liste des clients possédant au moins un animal de cette espèce.
• Type de client : vous permet de lister les clients selon qu'ils soient Canin, Equin, Référé ou Rural.
• Somme à facturer [...] du [...] au [...] : ce critère vous permet d'obtenir une liste de clients devant être facturés sur une période donnée, par exemple pour une facturation de fin de mois.
Entrez le montant minimum devant amener la facturation dans le premier champ de cette ligne. Indiquez ensuite la période durant laquelle les consultations ont été effectuées pour la facturation.

• Chiffre d'affaire > [...] du [...] au [...] : Permet de lister les clients ayant fait un chiffre d'affaire supérieur à la somme indiquée sur une période choisie.
• Somme due : Permet d'obtenir la liste de tous les clients dont la somme due est supérieure à la somme indiquée. Une somme de 0 euros est considérée comme non prise en compte, c'est à dire que les clients n’ayant pas de somme due apparaîtront dans la liste.
• 1e visite entre le [...] et le [...] : la liste des clients ayant effectué leur toute première visite dans la période indiquée sera affichée.
• Praticien habituel : vous pouvez indiquer dans une fiche client le nom du praticien s'en occupant habituellement. En utilisant ce critère de recherche, vous ne listerez que les clients dont le praticien inscrit dans la fiche correspond à celui que vous voulez.
• eMail : si vous cliquez à droite de cette mention, un menu déroulant proposant deux choix apparaîtra : clients possédant un eMail, clients ne possédant pas d'eMail ou blanc (c'est à dire "critère non pris en compte", il s'agit de la valeur par défaut).

Il est également possible de rechercher des clients ayant acheté, ou n'ayant pas acheté :

• Un produit
• Un type / Une classe de produit
• Une activité
• Entre le... et le ...

La liste des clients

La liste des clients obtenue à l’aide de la loupe, ou lorsque vous indiquez une partie du nom d’un client dans le champ Nom comporte les informations suivantes pour chacun des clients listés :

• Nom : le nom complet du client.
• Prénom : le prénom du client.
• Commune : la ville indiquée dans la fiche du client (elle reprend celle indiquée à la suite du nom, en indiquant plus de caractères si le nom et la ville sont plus grands que la largeur de la colonne).
• Somme due : la somme due par le client.
• Dernière consultation : la date de la dernière consultation du client, le cas échéant.
• Facturer : si la case est cochée, le client sera pris en compte dans les opérations de facturation de fin de mois et d’impression de récapitulatifs de factures impayées.