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| [[Fichier:Capture d’écran 2017-07-11 à 11.55.57.png|800px|thumb|right|L'onglet '''Paramètres''']] | | [[Image:Agenda.png|650px|thumb|right| L'agenda]] |
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| __TOC__ | | __TOC__ |
| =Général=
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| [[Fichier:Capture d’écran 2017-07-11 à 11.55.57.png|400px|thumb|right|L'onglet '''Paramètres''']]
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| Sur cet écran se trouvent regroupées des informations telles que les coordonnées de la clinique, le préfixe du site en cas de fonctionnement sous forme de site principal / site secondaire, le numéro du prochain code client et le type de client par défaut. <br /><br />
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| Les intitulés des champs des coordonnées sont principalement là à titre informatif, vous pouvez par exemple écrire les horaires de la clinique dans le champ Fax. Les deux premiers champs “'''Nom1'''” et “'''Titre1'''” seront imprimés en gras.<br /><br />
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| Si vous utilisez du papier à en-tête préimprimé, décochez la case '''Imprimer l’en-tête sur les lettres'''. <br /><br />
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| • '''Préfixe du site''' : si vous êtes en multi-sites ou si vous utilisez le système d'import/export, vous devez indiquer un préfixe sur le site secondaire. <br />
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| • '''Licences''' : ce bouton qui permet de gérer le nombre de licences attribuées à votre compte ne doit être utilisé que par notre service d'assistance technique.<br />
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| • '''Sélectionner une image''' : vous pouvez choisir une image à intégrer en tant que logo sur vos ordonnances via ce bouton. <br />
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| • '''Prochain code client''' : ce champ indique quel code sera affecté au prochain client que vous créez. Vous pouvez choisir le code de votre client, toutefois si vous tentez d’attribuer un code déjà existant ou moins élevé que le plus haut code existant (dans le cas d’un code uniquement numérique), un message vous avertira du prochain code à utiliser. <br /><br />
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| • '''Type de client par défaut''' : vous pouvez indiquer ici le type de client par défaut qui sera créé. Vous avez le choix entre “'''Canin'''”, “'''Equin'''”, “'''Référé'''” ou “'''Rural'''”.<br />
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| • '''Recherche des homonymes en création de fiche client''' : en cochant cette case, Médimust cherchera d'éventuels homonymes au moment de la création d'une fiche patient et vous en avertira. <br />
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| • '''Afficher l'onglet annulation''' : cette case permet d'afficher ou non l'onglet "'''Annulation''' dans la fiche d'un client. <br />
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| • '''Demander l'email à l'ouverture de la fiche client''' : en cochant cette case une fenêtre vous demandant de saisir l'adresse mail du client apparaitra à l'ouverture de la fiche si elle n'est pas renseignée. <br />
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| • '''Demander le portable à l'ouverture de la fiche client''' : en cochant cette case une fenêtre vous demandant de saisir le numéro de portable du client apparaitra à l'ouverture de la fiche si celui ci n'est pas renseigné. <br />
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| • '''hauteur de page''' : ce champ permet de corriger un éventuel décalage de texte lors d'une impression. La valeur par défaut est à 750, il faut augmenter ou diminuer cette valeur jusqu'à obtenir un résultat satisfaisant à l'impression. <br /><br />
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| • '''Prévisualiser les impressions à l'écran''' : cocher cette case permet d'avoir systématiquement un aperçu de l'impression qui s'affiche avant que celle ci ne démarre.
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| <br /><br /><br /><br />
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| =Praticiens=
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| [[Fichier:Ecran praticien.PNG|400px|thumb|right|L'écran de paramétrage des praticiens]]
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| [[Fichier:Ecran creationPraticien.PNG|400px|thumb|right|La création ou modification d'un praticien]]
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| <br /><br /><br />
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| Sur cet écran, vous pouvez créer, modifier ou supprimer les praticiens en exercice dans la clinique.<br />
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| Pour créer un nouveau praticien, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''. <br /><br /><br /><br />
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| En double cliquant sur une fiche existante, la fenêtre détaillée du praticien apparaît à l'écran : <br /><br />
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| • '''Nom''', '''Prénom''', '''Titre''', '''Initiales''' : entrez les renseignements voulus pour le praticien. <br />
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| • '''Actif''' : si le praticien doit apparaître dans la liste des praticiens en exercice dans la clinique, cette case doit être cochée. Si un praticien quitte la clinique et que vous souhaitez conserver une trace des fiches liées à son activité, décochez cette case. <br /><br />
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| • '''Fiches liées''' : cette liste est vide pour un nouveau praticien. Elle recense les fiches affectées et créées par ce praticien. <br />
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| • '''Transférer les fiches liées vers''' : si vous souhaitez totalement supprimer une fiche de praticien, vous devez réaffecter ses fiches à un autre praticien. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant '''Transférer les fiches liées vers''' et sélectionnez le praticien à qui vous souhaitez réaffecter les fiches patients. La fiche du praticien sera alors vidée et supprimée.<br /><br />
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| • '''Signature des ordonnances''' : vous disposez de quelques lignes de texte où saisir le texte qui apparaîtra en signature des ordonnances.<br />
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| • '''Dossier import PAD / dossier export PAD''' : vous saisissez dans ce champ les dossiers d’import et d’export pour ce praticien, à utiliser si plusieurs praticiens disposent d’un PAD et de Bourgelat PAD.
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| =Comptabilité=
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| [[Fichier:EcranCompta.png|400px|thumb|right|Les paramètres de comptabilité]]
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| Cet écran comporte des onglets dans lesquels vous paramétrez les comptes du plan comptable, et ceci que vous utilisiez la comptabilité intégrée à Bourgelat ou un export vers un logiciel tiers.<br />
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| • '''Arrondis général sur''' : vous pouvez choisir un arrondis par défaut sur le prix HT ou TTC. <br />
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| • '''Dernier exercice clôturé''' : l'année du dernier exercice clôturé apparaît dans ce champ. <br />
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| • '''Clôture et archivage''' : en cliquant sur ce bouton, vous pouvez clôturer un exercice comptable. <br />
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| • '''N° de compte bancaire''' : le numéro de compte bancaire renseigné ici sera utilisé par défaut pour l'impression des bordereaux de remise en banque. <br />
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| • '''Format d'exportation''' : vous y spécifiez le logiciel de comptabilité utilisé, parmi les suivants : ABC 2035, API, Ciel Compta générale, Ciel Compta libérale, ComptaMust, EBP, Fiducial, Haffid, Quadratus et Sage. Cette liste peut évoluer si nous ajoutons de nouveaux logiciels en fonction de vos demandes. <br />
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| Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité externe, vous devez indiquer “'''intégrée Bourgelat”'''.<br /><br />
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| • '''Compta. générale''' : si cette case est cochée, vous utilisez un logiciel de comptabilité générale et les exports réalisés contiendront donc les consultations en plus des recettes afin que vos comptes clients soient équilibrés.<br /><br />
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| • '''Journal des ventes''' : indiquez le libellé du journal des ventes de votre logiciel externe. Par exemple, indiquez “'''VE'''” si vous utilisez un logiciel Sage. Ce champ n’est pas utilisé avec la comptabilité interne à Bourgelat. <br /><br />
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| • '''Compte Client par défaut''' : si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, indiquez ici le compte client par défaut du plan comptable de ce logiciel.<br /><br />
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| ==L'onglet ventes==
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| • '''Libellé Bourgelat''' : indiquez le nom de votre compte. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, le libellé doit être EXACTEMENT identique entre les deux logiciels.<br />
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| • '''Octroi''' : il s’agit de l’Octroi de Mer, une taxe qui ne s’applique que dans les DOM/TOM. N’entrez rien dans cette case si vous n’êtes pas soumis à cette taxe.<br />
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| • '''Compte''' : vous devez spécifier un compte pour les catégories Honoraires et Vente. Ces catégories sont utilisées pour la ventilation de vos consultations et recettes. <br />
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| • '''Visu dans livre des recettes''' : lorsque cette case est cochée, la colonne apparaîtra dans les livres ventilés, de recettes et de consultations. Les livres ventilés peuvent contenir 5 colonnes différentes. <br /><br /><br /><br />
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| ==L'onglet comptes financiers==
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| Sur cet onglet, vous spécifiez les comptes bancaires à utiliser dans le logiciel. Vous disposez automatiquement d’un compte Caisse, et d’au moins un compte bancaire. <br /><br />
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| • '''Libellé Bourgelat''' : il s’agit du nom du compte tel qu’il apparaîtra dans le module de Comptabilité intégré à Bourgelat. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, les intitulés doivent être identiques. <br />
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| • '''Compte''' : vous devez indiquer le numéro de votre compte financier. Si vous utilisez la comptabilité interne à Bourgelat, ce champ peut rester vierge. <br />
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| • '''Banque par défaut''' : cocher cette case signifie que le compte sélectionné est votre compte banque par défaut. <br />
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| • ''' Journal''' : indiquez ici le journal de votre logiciel de comptabilité externe correspondant au compte financier. Par exemple, CA pour caisse, ou BA pour banque. <br /><br /><br /><br />
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| ==L'onglet TVA vente==
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| Les paramètres des comptes de TVA sont regroupés sur cet onglet. Vous devez spécifier un compte de TVA par taux. <br /><br />
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| • '''Libellé Bourgelat''' : Ce libellé doit être unique mais il importe peu ici, puisque seul le taux apparaît sur les autres écrans du logiciel. <br />
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| • '''Taux''' : indiquez ici le taux de TVA que vous souhaitez attribuer à cette ligne. <br />
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| • '''Compte''' : indiquez ici le compte Export de votre logiciel de comptabilité externe. <br />
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| • '''TVA défaut''' : vous pouvez spécifier UN compte qui sera choisi par défaut lors de la création de nouvelles fiches d’acte ou de produit. <br />
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| • '''Taux de TVA utilisé''' : si la case est décochée, le taux ne figurera pas dans la liste des taux de TVA proposés dans une fiche d’acte ou de produit. <br />
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| '''/!\''' Le taux de TVA des lignes de consultations passe automatiquement à 0 si le client n’est pas résidant en France '''/!\''' <br /><br />
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| ==L'onglet dépenses==
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| Cet onglet est sans objet si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Sinon il est possible de modifier ou d'ajouter des lignes de dépense dans Bourgelat. <br />
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| • '''Libellé''' : le logiciel Bourgelat est livré avec un certain nombre de lignes déjà créées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à votre convenance. <br /><br /><br /><br />
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| ==L'onglet TVA dépenses==
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| Si vous utilisez la comptabilité intégrée à Bourgelat, vous devez spécifier dans cet onglet les taux de TVA qui s’appliqueront aux dépenses.<br /><br /><br /><br />
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| =Consultation=
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| [[Fichier:Ecran consultation.PNG|400px|thumb|right|L'écran de paramétrage des consultations]]
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| ==Paramètres des consultations / ventes==
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| • '''Demander le nom du praticien à chaque consultation''' : si vous êtes plusieurs praticiens à utiliser un poste unique, cocher cette case permettra de vérifier à chaque nouvelle consultation à quel praticien celle-ci est attribuée. Si la case est décochée, le praticien précédent sera conservé d'une consultation sur l'autre ; il est toujours possible de modifier manuellement le praticien au cas par cas, directement dans la consultation. <br /><br />
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| • '''Enregistrer le nom du responsable des impayés''' : si cette case est cochée et qu'une consultation est créée sans règlement immédiat, le nom du responsable de l'impayé sera demandé. <br /><br />
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| • ''' Afficher le Prix HT dans les lignes de consultations et les devis''' : les prix sont affichés en hors taxes dans vos consultations et vos devis. Ce paramètre est utilisé par les vétérinaires dont la clientèle est majoritairement rurale. <br /><br />
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| • '''Autoriser la création de fiche client depuis la consultation directe''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de client inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche client.<br /><br />
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| • '''Autoriser la création des actes et médicaments dans les consultation''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de médicament ou d'acte inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche.<br /><br />
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| • '''Autoriser le regroupement des vaccins à l'issue d'une consultation''' : lorsque vous prescrivez des actes occasionnant un rappel, comme des actes de vaccination, un rappel est automatiquement ajouté à la fiche animal afin qu'un courrier de rappel puisse être envoyé au client concerné. <br />
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| Lorsque cette case est cochée, les multiples actes de vaccination que vous prescrivez au cours d'une seule consultation généreront un rappel unique dans la fiche de l'animal. Si cette case n'est pas cochée, une ligne de rappel par acte pourra être générée. Il vous sera demandé quelle méthode vous préférez. <br /><br />
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| • '''Utiliser l'écran spécifique pour les clients ruraux''' : en cochant cette case, l'écran spécifique aux clients ruraux sera affiché dans la fiche des clients. <br />
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| • '''Utiliser la saisie directe par touche de fonction''' : cette case cochée, l’utilisation des touches F1, F2 et F3 dans une consultation vous permettront de saisir directement une ligne dans votre consultation. <br /><br />
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| • '''Arrondir les totaux des consultations''' : vous pouvez demander un arrondi sur les totaux des consultations à l'euro inférieur, aux 10 centimes inférieurs ou aux 10 centimes les plus proches. Cet arrondi est effectué en modifiant ponctuellement le prix de vos actes et médicaments prescrits. <br /><br />
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| • '''Plafond du montant des consultations sans nom de client''' : lorsque vous créez un acte ponctuel, il n'est pas indispensable de spécifier un nom de client, pourvu que le règlement soit immédiat. En spécifiant une valeur dans ce champ, vous interdirez la création d'une recette d'un montant supérieur à ce montant pour une saisie rapide qui ne serait liée à aucun client. <br /><br />
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| • '''Imprimer le numéro de facture sur les livres de vente''' : cocher cette case permet d'imprimer le numéro des factures à l'impression des livres de vente. <br />
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| • '''Utiliser des certificats sanitaires préimprimés''' : cocher cette case si vous utilisez des certificats sanitaires préimprimés. <br /><br /><br />
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| ==Ordonnances==
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| • '''Imprimer l'en-tête de la clinique sur les ordonnances A4''' : une fois cette case cochée, votre en-tête sera imprimé sur les ordonnances qui ne sont pas au format 4DWrite. <br />
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| • '''Afficher le dialogue avant chaque impression''' : en cochant cette case, vous verrez s’afficher la fenêtre de paramètres de votre imprimante avant chaque impression de facture ou d’ordonnance. Cette fenêtre diffère pour chaque type d’imprimante. <br />
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| Vous pouvez généralement y choisir : une sortie au format portrait ou paysage, la qualité de l’impression, une impression à l’écran avant l’impression définitive, parfois en recto-verso... <br /><br />
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| • '''Imprimer la mention "Renouvellement interdit" sur toutes les ordonnances''' : les ordonnances porteront la mention “'''Renouvellement interdit'''”. <br />
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| • '''Exemplaires imprimés par défaut''' : entrez le nombre d’exemplaires de factures et d’ordonnances qui seront imprimés par défaut. <br />
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| • '''Imprimer le numéro de lot sur les ordonnances''' : vous pouvez choisir si vous souhaitez que les numéros de lot apparaissent sur les ordonnances pour les '''clients ruraux''', pour '''tous les clients''', ou '''jamais'''. <br /><br />
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| • '''Pied d'ordonnance''' : Vous disposez de quelques lignes de texte libre pour saisir un pied d’ordonnance, vous pouvez par exemple y faire figurer les mentions légales. <br /><br /><br />
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| ==Certificats de vaccination antirabique (remplacé par le passeport)==
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| • '''Utiliser des certificats rage préimprimés''' : si vous souhaitez imprimer vos certificats de vaccination sur des modèles préimprimés et prénumérotés, cochez cette case.<br />
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| • '''Imprimer un seul certificat de vaccination antirabique et garder une trace''' : si cette case est cochée, le bouton Historique CERFA devient actif. Votre certificat est imprimé en un seul exemplaire et une copie est conservée dans le logiciel. Si ce bouton n’est pas coché, le certificat est imprimé en deux exemplaires, à charge pour vous de conserver l’une des copies papier. <br /><br />
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| • '''Echelle (en %), Marge gauche, Marge haut''' : vous pouvez modifiez certaines valeurs de paramétrage d'impression concernant les certificats dans ces champs. <br /><br /><br /><br /><br />
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| =Règlement=
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| [[Fichier:Ecran reglement.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres de règlement]]
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| ==Prélèvements==
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| • '''Utiliser la date de dépôt en banque...''' : cocher cette case permet d'utiliser la date de dépôt en banque comme date de règlement sur l'impression des livres de recettes dans le calcul de la TVA et dans les exports comptables. '''ATTENTION''', cette utilisation n'est fiscalement pas recommandée. <br /><br />
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| • '''Prélèvements''' : remplissez ces champs avec les informations vous concernant afin qu'ils soient repris dans le fichier de demande de prélèvements que vous envoyez à la banque. <br />
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| • '''BIC obligatoire''' : cette case peut être cochée dans le cadre des prélèvements SEPA afin d'obliger la présence d'un numéro BIC dans la fiche du client. <br /><br />
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| ==Agios==
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| • '''Appliquer des agios de...''' : ce pourcentage sera celui pris en compte pour le calcul du montant des agios. Le montant des agios est égal à ce pourcentage du montant impayé des factures. <br />
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| • '''à partir d'un montant de facture de...''' : montant minimal devant être dû pour conduire à la création d'un agio. Si cette somme minimale n'est pas atteinte, les agios ne seront pas calculés.<br />
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| • '''Systématiquement''' : lorsque le programme détecte que les conditions nécessaires à la création d'une consultation d'agios sont remplies, si cette case est cochée, les agios seront automatiquement créés, sans vous demander de valider. Sinon il vous sera demandé confirmation de la création de cette consultation d’agios. <br /><br />
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| • '''Montant minimum des agios''' : si le montant calculé des agios est inférieur à ce montant minimal, alors le montant des agios est forcé à ce montant minimal. Les agios ne seront donc jamais inférieurs au montant minimal que vous spécifiez. <br /><br />
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| • '''Délai de grâce''' : lorsque vous utilisez les agios, vous devez spécifier un délai de grâce avant que ces agios ne soient pris en compte. Un délai de grâce minimal et incompressible de 30 jours s’ajoute au nombre de jours que vous spécifiez.<br /><br />
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| • '''Nom du praticien sur la consultation d'agios''' : le nom du praticien qui sera utilisé pour créer la consultation spécifique.<br /><br />
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| ==Escomptes==
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| • '''Délai''' : indiquez le nombre de jours ouvrant droit à escompte. Si le règlement de la facture a lieu dans les délais (date de la facture + délai de règlement), une consultation d'escompte sera créée. Si vous n'indiquez rien, l'escompte sera pris en compte si le client règle son dû le jour de la création de la facture. L’escompte ne diminue pas le montant de la facture payée mais crée une consultation d’escompte qui sera intégrée dans la prochaine facture (une facturation mensuelle est conseillée, c’est un fonctionnement principalement rural). <br /><br />
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| • '''Taux d'escompte''' : il s'agit du pourcentage de la somme réglée permettant de calculer le montant de l'escompte accordé.<br />
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| • '''Transfère automatique des recettes bancaires...''' : en cochant cette case, l'impression des bordereaux transfert automatiquement les recettes bancaires en banque. <br />
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| ==Impression des chèques==
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| • '''Ordre des chèques imprimés à l'issue des consultations''' : Vous pouvez saisir dans ce champ l’ordre figurant sur les chèques imprimés à l’issue des consultations. L’impression de chèques ne fonctionne qu’avec les imprimantes Epson TM-U950. Pour ces imprimantes cliquez sur l’icone du même nom, vous pourrez remplir les champs que vous souhaitez voir s‘imprimer sur le ticket de caisse.<br /><br /><br />
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| =Facturation=
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| [[Fichier:Ecran facturation.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres de facturation]]
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| ==Paramètres de facturation==
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| • '''Numéro de la prochaine facture''' : le numéro qui figure ici sera imprimé sur la prochaine facture. Le numéro des factures est composé ainsi : <Numéro de l'année - Numéro de facture>. Exemple : la facture 345 de l'année 2014 aura pour numéro : 14-00345. <br /><br />
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| • '''Num du prochain bon de livraison''' : le numéro qui figure ici sera imprimé sur le prochain bon de livraison. <br />
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| • '''Nombre d'exemplaires de facture imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre d'exemplaires de factures imprimés par défaut. <br />
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| • '''Nombre de récapitulatifs imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre de récapitulatifs de factures imprimés par défaut.<br />
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| • '''Nombre de décimales par ligne de facture''' : vous indiquez le nombre de décimales à afficher sur la facture, entre 0 et 4. Ceci affecte l'arrondi pris en compte : si vous affichez 2 décimales, l'arrondi se fait en fonction de la troisième et si vous affichez 4 décimales, l'arrondi se fait sur la cinquième. <br />
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| Si vous constatez une différence de quelques centimes entre le total des lignes d'une facture et le total affiché et que vous avez une différence entre le fait que vous imprimiez le détail des lignes en TTC et que votre arrondi soit en HT (ou inversement), vous pouvez imprimer plus de deux décimales sur votre facture, ce qui fera naturellement disparaître cette différence d'arrondi. Vous pouvez également harmoniser votre arrondi et le mode d'impression des lignes (HT ou TTC), ce qui reste la méthode recommandée. <br /><br />
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| • '''Facturer automatiquement les consultations supérieures à...''' : en rentrant un montant dans ce champ, les consultations atteignant ce montant seront automatiquement facturées.<br />
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| • '''Ne facturer que les consult. non soldées''' : si des consultations sont réglées sans être facturées au préalable, et que cette case est cochée, ces consultations ne seront pas prises en compte lors de la facturation. Ceci permet de s'assurer que seules les consultations non réglées sont facturées, ce qui est le comportement par défaut du logiciel. <br /><br />
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| • '''Proposer systématiquement l'impression des factures au format résumé''' : lorsque vous cochez cette case, vous obtenez la possibilité d'imprimer un “résumé” ou “relevé” de facture, c'est à dire une impression qui regroupe les factures non réglées du client, sur la période que vous indiquez. Vous obtenez cette impression par le bouton '''Relevé''' que vous trouvez sur la fiche du client, dans la liste des factures. <br /><br />
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| • '''Impression par séries de ... suivies de ... secondes de pause ''' : vous pouvez définir combien de factures seront imprimées sur une période de temps donnée.<br />
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| • '''Échéance par type de client''' : ce cadre permet de paramétrer les différentes périodes d'échéance en fonction du type de client. <br /><br />
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| ==Facture imprimée==
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| • '''Imprimer les lignes de factures en TTC''' : lorsque cette case est cochée, tous les chiffres sur la facture seront en TTC : totaux, sous-totaux et détail des lignes. Si cette case est décochée, ils paraîtront en HT. <br /><br />
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| • '''Ne pas imprimer les sous totaux''' : si cette case est cochée, les sous-totaux des actes et des produits par consultation ne seront pas imprimés sur la facture. <br />
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| • '''Tracer un trait entre chaque consultation''' : une fois cette case cochée, les différentes consultations présentes sur une même facture seront séparées par un trait horizontal. <br />
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| • '''Imprimer le nom des animaux sur les factures''' : si votre facture concerne un seul animal, son nom sera affiché en haut de la facture. Si votre facture concerne plusieurs animaux, le nom et le numéro de tatouage figurent sur chaque ligne, afin de différencier les actes et les produits liés à chacun des animaux.<br /><br />
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| • '''Imprimer les prix nuls sur les factures''' : lorsque cette case est cochée, si votre facture contient des actes ou des produits dont le prix est nul, ce prix sera affiché à 0,00. Si cette case est décochée et que votre facture contient des lignes au prix nul, aucun chiffre ne paraîtra dans la colonne du prix. <br /><br />
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| • '''Imprimer le délai d'attente sur factures''' : lorsque cette case est cochée, et que vous facturez des produits contenant un délai d'attente (champ “Délai d'attente” de la fiche du produit), ce délai sera imprimé sur la facture après le nom du produit. <br /><br />
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| • '''Imprimer le nom du praticien sur les factures''' : en cochant cette case, le nom du praticien ayant créé la facture apparaît sur la facture. <br />
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| • '''Pied de facture''' : le texte que vous saisissez dans ce cadre apparaîtra sur chacune de vos factures. Vous disposez de 2 lignes de texte, la zone imprimable étant limitée.<br />
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| Exemple : “Membre d'une association de gestion agréée, le règlement par chèque est accepté”.<br /><br />
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| • '''Commentaires facture''' : le texte que vous inscrivez dans ce cadre sera imprimé sur chacune des factures, sous la zone de détail des actes et produits, au-dessus du récapitulatif des sommes dues. C'est une zone dans laquelle vous disposez de quatre lignes maximum pour inscrire un texte informatif. Exemple : “toute facture impayée après un délai d'un mois sera majorée de 2% HT par mois de retard”.<br /><br />
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| • '''Récapitulatif des factures''' : le texte que vous saisissez dans ce cadre apparaîtra sur chacun de vos récapitulatifs de facture, d'une manière similaire au texte qui apparaît en pied de facture. Là encore, vous ne devez pas dépasser deux lignes de texte, la zone imprimable étant limitée. <br /><br />
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| • '''Pied de devis''' : le texte saisi dans ce cadre apparaîtra en pied de page de vos devis. <br /><br /><br /><br />
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| =Tarifs=
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| [[Fichier:EcranParam.png|400px|thumb|right|Les paramètres de tarifs]]
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| ==Actes / Médicaments==
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| • '''Taux de TVA unique à appliquer aux produits (TOM)''' : si vous vous trouvez dans les Territoires d’Outre-Mer, vous disposez d’un taux de TVA unique, que vous devez indiquer ici. Ce taux de TVA remplacera ceux qui pourraient être spécifiés ailleurs. Si vous ne vous trouvez pas dans les TOM, attention : indiquer ici un taux autre que zéro vous empêchera d’utiliser des taux de TVA différents. Indiquez donc “0.00%” dans ce champ. <br /><br />
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| • '''Arrondir les prix de vente''' : vous pouvez indiquer ici les paramètres d’arrondi fournis par votre centrale de médicaments, ou ceux que vous souhaitez appliquer. L’arrondi paramétré ici s’applique au prix de vente de vos produits. Vous pouvez choisir un arrondi : <br />
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| - aux 5, 10, 20, 50 centimes d’euros, ou à l’euro ; <br />
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| - supérieur, inférieur ou plus proche.<br /><br />
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| • '''Proposer la création des nouveaux produits à la fin de la mise à jour des prix''' : lorsque cette case est cochée, les produits trouvés dans le tarif fourni par votre centrale qui ne se trouvent pas dans votre propre fichier seront ajoutés automatiquement. '''Attention''', vous pourriez obtenir des produits que vous n’utilisez jamais, voire le catalogue entier. Des fiches de produits en trop grand nombre ralentissent les recherches et les manipulations sur les produits.<br /><br />
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| ==Commandes==
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| • '''Gérer l’historique des commandes''' : vous devez cocher cette case si vous souhaitez gérer les commandes de produits par Bourgelat. Une fois cette case cochée, vous saurez si vos commandes sont réglées, en attente, ou en cours de rédaction.<br /><br />
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| • '''Ajuster la quantité commandée pour atteindre le stock maxi''' : lorsque cette case est cochée, les produits en rupture verront leur quantité à commander ajustée pour atteindre le stock maximal défini pour chacun des produits. Ce fonctionnement rend le champ “Quantité à commander” d’un produit obsolète. <br /><br />
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| ==Taux de vente par défaut==
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| • '''Taux de marge sur les produits vendus''' : votre centrale vous fournit les taux de marge à appliquer sur vos produits. Vous pouvez également indiquer vos propres taux, en hors taxes. Sélectionner la case “Utilisé par défaut” indiquera le taux à utiliser sur les nouvelles fiches. Le taux de vente est directement inscrit dans le fichier de tarifs pour certaines centrales. <br /><br />
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| ==Tarif multiple==
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| • '''Proposer 10 taux de marge par produit''' : cocher cette case permet de gérer 10 tarifs différents et d'associer à chaque client l'un de ces tarifs. <br />
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| • '''Tarif unique''' : si les tarifs des actes et des produits sont identiques sur vos différents sites, cette case doit être cochée.
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| =Liens externes=
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| [[Fichier:Ecran lienExterne.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres liens externes]]
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| • '''Incinéris''' : ce champ permet de paramétrer le centre d'incinération utilisé dans Bourgelat. Vous pouvez y choisir le site CIAF auquel vous êtes rattaché, la police ainsi que la taille utilisée dans l'impression du certificat d'incinération. <br /><br />
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| • '''Idexx''' : une fois le paramétrage de votre analyseur Idexx effectué par ces derniers, vous pouvez définir le chemin du dossier Idexx vers lequel Bourgelat ira chercher les résultats d'analyses à intégrer dans le dossier des animaux. <br /><br />
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| • '''Vetélevage''' : si vous utilisez vetélevage, vous pouvez renseigner votre code du cabinet ainsi que le code confidentiel afin d'accéder au serveur vetélevage via Bourgelat.<br />
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| • '''Panelvet''' : si vous souscrivez au programme Panelvet auprès de votre laboratoire, vous devrez cocher cette case pour gérer vos statistiques spécifiques de ventes de produits. Cette prestation étant facturée, vous devrez saisir un code qui vous sera fourni par notre service d’assistance. <br /><br />
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| • '''Lecteur de puces''' : il est possible d'y configurer un lecteur permettant de biper la puce sur un animal afin de remplir automatiquement le champ "Puce" dans la fiche de l'animal.<br />
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| • '''Lecteur de code''' : vous pouvez paramétrer un lecteur Blip CS 1504 afin de gagner du temps lors de la saisie d'une commande. Ce lecteur vous permet de biper les produits, puis de les ajouter automatiquement à la commande via le bouton '''Lecture Split'''. <br /><br />
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| ==Imagerie==
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| • '''Stockage des documents dans une base SQL''' : cocher cette case permet de stocker vos images et PDF intégrés dans le dossier des animaux, dans une base de données SQL.<br />
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| Après avoir coché la case, cliquez sur le bouton "Créer la base SQL des documents", puis une fois cette opération terminée cliquez sur "Transférer les anciens documents dans la base SQL" afin que tous les documents déjà intégrés puissent être transférés automatiquement vers cette base de données. <br />
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| ATTENTION, veillez à effectuer cette opération quand vous n'utilisez pas le logiciel, car elle peut durer plusieurs heures. <br /><br />
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| • '''Dossier images''' : ce champ n'apparaît que si la case "Stockage des documents dans une base SQL" est décochée. A ce moment les images sont stockées dans un dossier plutôt que dans une base SQL. En cliquant sur l’icone à droite de ce champ, il vous sera demandé un dossier dans lequel stocker les images liées à une fiche Animal. <br /><br />
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| • '''Application images''' : en cliquant sur l’icone à droite de ce champ , indiquez l’application qui vous servira à visualiser les images liées aux animaux que vous aurez préalablement stockées.<br /><br />
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| ==SMS==
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| Les SMS sont une option payante supplémentaire dans Bourgelat permettant d'envoyer des SMS pour différentes raisons comme les rappels de vaccination, les relances d'impayés, ou un message d'information. Rapprochez vous de notre service commercial afin d'obtenir plus d'information à ce sujet. <br />
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| Une fois que vous disposez d'un contrat SMS, vous pouvez compléter le nom du compte et un mot de passe dans cette partie. <br /><br /><br />
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| =Agenda=
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| [[Fichier:Ecran agenda.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage de l'agenda]]
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| [[Fichier:Ecran agenda creation.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage d'un nouvel agenda]]
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| Vous pouvez créer des modèles d’agendas sur cet écran. Sur ces modèles, vous spécifiez quels sont les horaires de disponibilité, la durée des rendez-vous, vous pouvez bloquer des plages horaires, etc... <br />
| | =Choix du modèle d'agenda depuis l'onglet Activité= |
| Vous pouvez créer un modèle qui s’applique à tous, ou bien un modèle par praticien. Les différents modèles créés apparaissent dans le menu déroulant de l’onglet “'''Activité'''” sous les boutons '''Agenda''' et '''Salle d’attente'''.<br /><br />
| | [[Image:Agenda icones2.png||thumb|right|Le choix du modèle d'agenda]] |
| Faites glisser le curseur du champ “'''Rafraîchir les agendas chaque'''” pour définir à quel intervalle l’agenda affiché sera mis à jour. Vous pouvez également rafraîchir l’agenda manuellement directement dans l’écran de l’agenda. Ce réglage diffère pour chacun des postes du réseau.<br /><br />
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| Pour ajouter un modèle, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''.<br /><br />
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| Dans le modèle qui s'affiche à l'écran vous trouverez :<br /><br />
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| • '''Intitulé''' : spécifiez ici le nom de l'agenda. Si vous possédez plusieurs agendas, c’est par cet intitulé que vous pourrez les différencier.<br />
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| • '''Praticien''' : ce champ doit être renseigné afin d'attribué un agenda à un praticien en particulier. <br />
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| • '''Tranche mini''' : indiquez la durée minimum, en minutes, de vos rendez-vous. Les créneaux de rendez-vous seront calculés à partir de cette valeur. <br />
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| • '''Lundi...''' : cliquez sur ce label pour afficher le jour de la semaine que vous souhaitez paramétrer. Il vous faut paramétrer chacun des jours de la semaine. <br />
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| • '''Tranches horaires''' : indiquez pour le jour sélectionné ci-dessus les tranches horaires de disponibilité, par exemple de 09h00 à 12h00 pour le matin, et de 14h00 à 15h00 l’après-midi. Une fois les tranches horaires spécifiées, cliquez sur le bouton '''Redessiner''' ou '''OK''' pour que les modifications soient prises en compte. <br />
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| Pour chacune des tranches horaires, vous pouvez spécifier un commentaire, et éventuellement bloquer la tranche horaire en cochant la case “Bloqué”. Une fois une tranche horaire bloquée, cette plage apparaîtra dans l'agenda en rouge.<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Internet=
| | Depuis l’onglet '''Activité''', vous pouvez sélectionner le modèle d’agenda à utiliser parmi ceux que vous avez créé. Le premier modèle parmi ceux disponibles étant sélectionné par défaut. |
| | {{Clr}} |
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| [[Fichier:Ecran internet.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage internet]]
| | =L'agenda= |
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| • '''Poste connecté à internet haut débit''' : si vous disposez d'internet sur votre poste, cochez cette case pour bénéficier des fonctions Limpide de communication simplifiée entre vous et notre service d’assistance, ainsi que des envois et réception de mail. <br /><br />
| | [[Fichier:Miniature Prise de RDV.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/jsrinPK6_0A]] |
| | L’agenda vous permet de planifier vos futurs rendez-vous de manière plus visuelle et plus souple que la salle d’attente. Pour utiliser l’agenda, vous devez créer un modèle à partir des [[Paramètres#Agenda | paramètres]]. <br/> |
| | Une fois votre modèle d’agenda défini, vous pourrez accéder à l’agenda via le bouton '''Agenda''' de l’onglet '''Activité''', ou par le menu '''Expert''' puis '''Agenda'''. Quelle que soit votre méthode, vous accéderez à l’écran de l’agenda. |
| | {{Clr}} |
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| ==Mails sortants== | | ==Le calendrier== |
| | [[Image:Agenda calendrier.png|400px|thumb|right|]] |
| | Dans cette section, nous retrouvons un calendrier qui permet par simple clic de sélectionner le jour que vous souhaitez voir s’afficher dans la liste des rendez-vous de la journée.<br /> |
| | En-dessous de ce calendrier, une petite palette vous permet de naviguer parmi les dates : <br/> |
| | * '''<<''' : Permet d'afficher la semaine précédente. <br/> |
| | * '''Aujourd’hui''' : revient à la date du jour. <br/> |
| | * '''>>''' : permet d'afficher la semaine suivante. <br/><br/> |
| | Pour modifier le mois ou l’année, cliquez sur les menus déroulants correspondants et sélectionnez la valeur voulue. |
| | {{Clr}} |
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| • '''Serveur SMTP''' : indiquez l’adresse du serveur d’envoi d’e-mails (SMTP) de votre fournisseur d’accès. Exemple : smtp.free.fr, smtp.orange.fr, etc. <br />
| | ==Modèles d'agenda, notes, légende== |
| • '''Port SMTP''' : indiquez le port SMTP utilisé pour l'envoi des mails. <br />
| | [[Fichier:Miniature Commentaires Agenda.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/BTe_zh7P4R8]] |
| • '''SSL''' : si vous utilisez un serveur d'envoi d'email authentifié (SSL) du type Gmail par exemple, cette case doit être cochée. <br />
| | [[Image:BO AgendaEcranGauche.PNG|100px|thumb|left|Les notes et les types de rendez-vous]] |
| • '''Adresse e-mail''' : indiquez votre adresse e-mail. Cette adresse pourra être utilisée pour vous faire parvenir les réponses à vos messages. <br />
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| • '''Nom de l'émetteur''' : vous pouvez indiquer ce que vous voulez, ce champ apparaîtra dans le champ “De” sur l’e-mail. Attention, les caractères accentués sont déconseillés. <br />
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| • '''Nb max de destinataires''' : indiquez ici le nombre maximal de destinataires à qui vous souhaitez faire parvenir votre message en même temps. <br />
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| • '''Adresse IP de ce poste''' : si votre ordinateur est connecté à un réseau local, vous trouverez son adresse IP dans ce champ. <br />
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| • '''Authentification''' : si vous utilisez une authentification, rentrez le nom d'utilisateur de votre boite mail à configurer dans ce champ. <br />
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| • '''Mot de passe''' : si vous utilisez une authentification, rentrez le mot de passe de votre boite mail à configurer dans ce champ.<br /><br />
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| ==En tête des mails==
| | * La liste des '''modèles''' disponibles : ce menu déroulant en haut à gauche de l'écran reprend le nom du modèle d’agenda en cours et présente la liste des modèles d’agendas existants, permettant de passer d’un modèle à l’autre. <br /> |
| | * '''Tous les agendas''' : ce bouton permet d'afficher tous les rendez-vous de tous les modèles simultanément. Il faut que les modèles soient identiques (durée d’un rendez-vous, plages horaires) pour que cette fonction soit possible. <br /> |
| | * '''Notes''' : le cadre vierge sur le gauche de la fenêtre est un champ de texte libre où vous pouvez y inscrire un bref commentaire pour la journée sélectionnée. Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' permet de sauvegarder ce commentaire, ou de le modifier. Le bouton '''Supprimer''' effacera la note. <br /> |
| | Par ailleurs celle s'affichera aussi sur la page d'accueil de Bourgelat.<br /> |
| | * Le champ de '''recherche''' d'un rendez-vous : ce champ situé sous la zone de note permet de tapez le nom d’un client pour afficher le prochain rendez-vous de ce client dans l’agenda. |
| | {{Clr}} |
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| Indiquez ici un texte qui apparaîtra en en-tête de tous vos e-mails. <br />
| | ==Bloquer une plage horaire== |
| • '''Signature''' : ce que vous inscrivez ici sera repris en fin de tous vos e-mails. <br /><br />
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| ==Communication avec MUST info== | | [[Fichier:Miniature Blocage Agenda.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/4T5qMo-oopQ]] |
| | [[Image:Ecranbloquer.PNG|450px|thumb|right| La fenêtre Bloquer]] |
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| • '''Adresse de messagerie''' : c’est une adresse que nous vous attribuons et qui vous est réservée. Elle est constituée de votre code utilisateur, par exemple “B0060@mustinfo.com”.<br />
| | Dans l'agenda, il peut être utile de bloquer une période pour les vacances ou une fermeture exceptionnelle du cabinet par exemple. Cela peut se réaliser de manière ponctuelle, ou bien en appliquant des modèles hebdomadaires dit de '''blocage''', qui sont réutilisables. <br /> |
| • '''Mot de passe''' : le mot de passe unique correspondant à votre code utilisateur ; contactez notre service d’assistance pour obtenir ce code si le champ est vierge. <br />
| | La méthode pour bloquer un créneau de manière ponctuelle, est de cliquer sur le bouton '''Bloquer''' de l'agenda. Nous renseignons alors les heures et la date de blocage, ainsi que la cause de celui ci sous forme de commentaire facultatif. <br /><br /> |
| • '''Assistance Bourgelat''' : l’adresse de notre service d’assistance est “assistance@mustinfo.com” ; ne modifiez cette adresse que sur l’instruction expresse de notre service d’assistance. <br />
| | En validant avec le bouton '''OK''', le blocage apparaît à l'écran en y faisant figurer la cause en début et en fin de période .<br /> |
| • '''Serveur POP''' : ce champ affiche par défaut “pop.mustinfo.com” ; ne modifiez ce champ que sur l’instruction expresse de notre service d’assistance. <br /><br />
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| ==Site internet de la clinique==
| | Nous aurions pu également employer la méthode alternative consistant à faire un '''clic droit''' sur le créneau souhaité, puis cliquer sur '''Bloquer''' dans le menu. Nous remarquons alors que la date et l'heure sont déjà pré-remplies, et il ne reste plus qu'à allonger la longueur du blocage si nécessaire et de noter un éventuel commentaire avant de cliquer sur '''OK'''.<br /><br /> |
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| • '''Adresse du site''' : si vous disposez d'un site internet vétérinaire créé par nos soins, il est possible de renseigner son adresse ici afin de pouvoir le lié à Bourgelat. <br /><br /><br />
| | Pour créer des modèles de blocages hebdomadaires, revenons sur notre fenêtre intitulée '''Bloquer'''.<br /> |
| | Ce tableau affiche les modèles de blocage déjà existant. Nous pouvons en créer un en cliquant sur le bouton '''Nouveau'''.<br /> |
| | Nous commençons par donner un nom à notre blocage, puis il s'agit d'ajouter pour chaque journée souhaitée de la semaine, la période que nous souhaitons bloquer.<br /> Pour cela, nous allons cliquer sur le bouton '''+1''' autant de fois que nécessaire. A chaque clic, une journée de la semaine s'ajoute. <br /> |
| | Il faut alors définir les heures du blocage, et cliquer sur '''Enregistrer''' afin de finaliser la création du modèle. <br /> |
| | Nous pouvons ultérieurement changer le contenu d'un modèle de blocage en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur '''Modifier''', ou bien le '''Supprimer''' si jamais nous n'en avons plus l'utilité. <br /> |
| | Une fois que tout nos modèles ont été créés, nous nous mettons sur la semaine souhaitée, nous sélectionnons un modèle dans la liste, nous définissons le nombre de semaines pour lesquelles ce blocage sera instauré en bas à droite de la fenêtre, puis nous cliquons sur '''Appliquer ce modèle''', afin de le mettre à exécution. <br /> |
| | Le blocage est alors appliqué selon notre paramétrage. <br /><br /> |
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| =Communes= | | A noter qu'un blocage n'interdit pas une prise de rendez-vous, mais sert de guide visuel afin de dissuader l'utilisateur d'y saisir un rendez-vous. |
| | {{Clr}} |
| | ==Débloquer une plage== |
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| [[Fichier:Ecran communes.PNG|400px|thumb|right|L'écran de paramétrage des communes]]
| | Pour débloquer une plage horaire qui a été bloquée, il est possible soit de : <br /> |
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| Dans cet écran, vous pouvez gérer la liste des villes mises à disposition lors de la création d’une fiche Client. <br />
| | - faire un clique droit sur le '''rond vert''' tout en haut à gauche de la plage bloquée et sélectionner '''débloquer'''. Cette méthode n'est pas possible avec les plages horaires qui ont été bloquées à partir des [[Paramètres#Agenda | paramètres]]. <br /> |
| Une fiche de ville contient son nom et le code postal correspondant. <br /><br />
| | - dans le cas où les horaires ont été bloquées à partir des [[Paramètres#Agenda | paramètres]], il faudra y retourner afin de débloquer les horaires souhaitées. |
| Cliquez sur le bouton '''Ajouter''' pour créer une nouvelle ville. <br />
| |
| Le bouton '''Mettre à jour / clients''' permet de modifier le fichier des communes pour qu'il soit cohérent avec le fichier des clients.
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| <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Races=
| | <br /><br /> <br /> |
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| [[Fichier:Ecran races.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrages des races]] | | ==Modifier les types de rendez-vous== |
| | [[Fichier:paramTypeRDV.png|200px|thumb|left|La modification des types de rendez-vous]] |
| | [[Fichier:Miniature Type RDV.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/QNFGgkaRhb8]] |
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| Dans cette fenêtre, vous pouvez créer des races réparties selon les espèces, et éventuellement indiquer quelles robes sont accessibles pour quelles races. <br /><br />
| | Afin de personnaliser un peu plus notre agenda, il peut être pratique de modifier les couleurs et les intitulés de nos rendez-vous. <br /> |
| • '''Ajouter''' : cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle race. Vous devrez indiquer la race, à quelle espèce cette race appartient, et les éventuelles robes liées à cette race.<br /><br />
| | Il existe deux méthodes pour cela : soit à partir de l'agenda, sur l'écran de prise de rendez-vous, en cliquant sur le menu déroulant '''Type''' puis en sélectionnant '''Modifier la liste''', soit à partir de l'onglet '''Paramètres''' du logiciel, puis dans la partie '''Agenda''', en cliquant sur le bouton '''Modifier les types de rendez-vous'''. <br /> |
| • '''Enumération des robes en fonction de la race''' : quand cette case est cochée, les robes que vous avez définies pour chaque race seront les seules à apparaître dans le champ “Robe” de la fiche animal. Si vous cochez “Toutes les robes” dans une fiche de race, l’intégralité de votre liste de robes sera mise à disposition pour cette race particulière.
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| <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Enumérations=
| | Cette fenêtre est constituée de la '''liste des types de rendez-vous''', de la '''couleur''' que nous choisissons de lui appliquer ainsi que la couleur telle qu'elle apparaît réellement dans l'agenda qui est forcément plus clair que celle sélectionnée, la '''durée''' du type de rendez-vous, ainsi qu'un '''commentaire''' facultatif. <br /> |
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| [[Fichier:Ecran enum.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage des énumérations]]
| | A partir de cet écran il est possible de modifier n'importe lequel de ces éléments en cliquant une fois sur le champ souhaité avant d'en modifier son contenu. Ainsi, nous pouvons changer le libellé d'un rendez-vous, sa couleur, sa durée dans l'agenda, ou y ajouter un commentaire qui sera automatiquement repris dans tous les rendez-vous de ce type.<br /> |
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| Toutes les énumérations du logiciel peuvent être créées, modifiées ou supprimées à partir de cet écran. <br /><br />
| | Outre la modification des types de rendez-vous déjà existants, il est également possible d'en créer autant que souhaité via le bouton '''+''' , ou d'en supprimer certains de la liste en cochant leurs cases avant de cliquer sur l'icône de la corbeille. <br /> |
| Il est possible de modifier ou de rajouter des énumérations pour des choses comme le genre ou le type de client, les espèces et les robes des animaux ou les activités et type / classe des produits. <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Modèles=
| | Nous cliquons enfin sur le bouton '''OK''' pour enregistrer nos modifications. |
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| [[Fichier:Ecran modeles.PNG|400px|thumb|right|L'écran de paramétrage des modèles]]
| | {{Clr}} |
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| Vous pouvez créer des modèles pour différents types de documents comme les ordonnances, les rappels, les examens, etc...<br /><br />
| | ==Les rappels SMS== |
| Pour créer un modèle, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''. <br /><br />
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| Pour chaque modèle, vous devez en premier lieu indiquer le type de modèle parmi le menu déroulant. En fonction du type de modèle, vous pourrez préciser le praticien pour qui ce modèle est destiné (laissez le champ vide pour que ce modèle soit utilisé pour tous les praticiens), et pour quelle espèce ce modèle est adapté dans le cas d’une ordonnance. Si vous souhaitez utiliser ce modèle par défaut, cochez la case “Modèle par défaut”. <br /><br />
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| • '''Formule de politesse utilisée en bas des courriers de relance''' : vous pouvez remplir les deux parties de ce champs pour voir la formule de politesse souhaitée sur le bas des courriers de relance que vous imprimez.
| | [[Fichier:BoutonSMS.png|100px|thumb|left| Le bouton SMS]] |
| <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
| | [[Fichier:EcranSMS.png|500px|thumb|right| L'écran de rappel des rendez vous par SMS]] |
| | [[Fichier:Miniature RappelRDVSMS.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/oX6bZfyDwoE]] |
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| =Fiches conseils=
| | Bourgelat offre la possibilité, en ayant souscrit à une offre SMS, d'envoyer des rappels à vos clients afin qu'ils n'oublient pas de se présenter aux rendez-vous de leurs animaux. <br /> |
| | Avant d'envoyer ces rappels, il est nécessaire de les paramètrer, pour ce faire rendez-vous dans les '''[[Paramètres#Agenda |paramètres]]''' d'agenda.<br /> |
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| [[Fichier:Ecran conseil.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres des fiches conseils]]
| | Une fois le texte du rappel saisi, nous pouvons commencer à les envoyer. Nous ouvrons l'agenda situé sur l'onglet '''ACTIVITE''' et nous cliquons sur le bouton '''SMS'''. <br /> |
| | Par défaut, la liste de tous les rendez-vous de la semaine suivante apparaissent, mais nous pouvons modifier les dates manuellement ou en les sélectionnant dans le menu déroulant. <br /> <br /> |
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| | Une fois notre liste à l'écran, nous pouvons choisir d'en ôter certains de l'envoi individuellement en décochant leur case, ou en cochant ou décochant l'intégralité des cases via le bouton prévu à cet effet. <br /> |
| | De plus, il est possible de sélectionner uniquement les nouveaux patients via le bouton du même nom, ou de ne sélectionner que les rendez-vous d'un certain type. <br /> |
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| Cet écran vous permet de rédiger des fiches conseils qui peuvent être imprimées en fin de consultation, ou à la demande. <br /><br />
| | Il est à noter que si vous avez créé un rendez-vous pour un client sans lui créer de fiche client et que vous avez entré son numéro de téléphone dans le rendez-vous, il vous sera également possible de lui envoyer un rappel de rendez-vous. |
| Pour ajouter un texte, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''. <br /><br />
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| Il existe deux types de fiches conseils :<br /><br />
| | Nous serons mis au courant en cas d'absence de numéro de téléphone portable dans la fiche d'un de nos client, élément bien entendu primordial pour l'envoi des SMS. <br /> <br /> |
| • en texte brut <br />
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| • au format 4D Write <br /><br />
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| Dans la fenêtre qui apparaît alors :
| | Une fois que la liste nous convient et que les cases de tous les clients souhaités sont cochées, il ne nous reste plus qu'à cliquer sur le bouton '''Envoyer les SMS pour les lignes cochées''' afin de les envoyer. |
| • si vous souhaitez un texte brut, entrez un intitulé et votre texte.
| |
| • si vous souhaitez un texte 4D Write, cliquez sur le bouton '''4D Write''', puis entrez un intitulé et votre texte 4D Write.<br />
| |
| Au format 4D Write, vous avez un plus grand contrôle sur la mise en page de votre texte.<br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Glossaire=
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| [[Fichier:Ecran glossaire.PNG|400px|thumb|right|L'écran de paramétrage des glossaires]]
| | <br /><br /><br /><br /><br /><br /> |
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| Cet écran vous permet d'ajouter ou de supprimer des éléments de glossaire. <br /><br />
| | ==Partager l'agenda== |
| Chaque ligne de glossaire est présentée sur une ligne avec les éléments suivants : <br />
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| • '''Nom''' : il s'agit du nom que vous avez donné au glossaire <br />
| |
| • '''Type''' : le type de glossaire. Il existe trois types différents: examen, compte-rendu texte et compte-rendu 4D Write <br />
| |
| • '''Texte''' : un aperçu de la première ligne du glossaire au format texte <br /><br />
| |
| Pour ajouter un glossaire, cliquez sur le bouton '''Ajouter''' après avoir sélectionné un type de glossaire dans le menu déroulant.<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Lots de vaccins=
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| [[Fichier:Ecran lotVaccin.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres des lots de vaccins]]
| | A partir de la version 10.02a, il est possible de partager l'agenda pour qu'il soit disponible sur un agenda compatible avec le format caldav.<br /> |
| | En activant cette fonction, votre agenda peut être disponible sur un périphérique mobile si celui-ci est compatible avec le format Caldav.<br /><br /> |
| | '''Configuration de Bourgelat'''<br /> |
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| Dans cet écran vous gérez les lots de vaccination, notamment pour les vaccins antirabiques.<br />
| | Se rendre sur la partie agenda des paramètres de Bourgelat<br /> |
| Chaque race (chat, chien, autres espèces) dispose d’une ligne pour les primo-vaccinations et une ligne pour les rappels. Chaque ligne peut disposer de son propre numéro de lot et de son institut producteur.<br /><br />
| | Effectuer un double clic sur l'agenda que vous souhaitez partager.<br /> |
| Pour ajouter un lot de vaccin, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''. <br />
| | Saisir le mot de passe de votre choix dans le champ 'mot de passe'<br /> |
| Dans la fiche créée, indiquez l’espèce concernée, le numéro de lot (et le numéro de lot associé le cas échéant) et l’institut producteur. Si vous devez faire la différence entre un lot pour primo injection et un lot pour rappel, utilisez les cases à cocher ; sinon laissez le choix sur “Rappel”.
| | Cocher la case 'Partager cet agenda sur internet'<br /><br /> |
| <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
| | {{Clr}} |
| | [[Fichier:Ios-logo.jpg|100px|thumb|left|]] '''Configuration sur iOS ( iPhone et iPad )'''[[Fichier:ios_calendar.PNG|200px|thumb|right|Calendrier iOS7]]<br /> |
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| =Fournisseurs=
| | - Ouvrez l'application Réglages sur l'écran d'accueil de votre appareil.<br /> |
| | - Appuyez sur Mail, Contacts, Calendrier.<br /> |
| | - Sélectionner l'option Ajouter un compte...<br /> |
| | - Sélectionner Autre.<br /> |
| | - Sélectionner Ajouter un compte CalDAV<br /> |
| | - Saisir les informations relatives à votre compte :<br /> |
| | Dans le champ Serveur : saisir '''agenda.bourgelat.fr'''<br /> |
| | Dans le champ Nom d'utilisateur : saisir le code utilisateur indiqué dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat. Exemple : B0000_1<br /> |
| | Dans le champ Mot de passe, saisir le mot de passe que vous avez choisi dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat.<br /> |
| | Sélectionner Suivant en haut de l'écran.<br /> |
| | Valider le message de configuration sur le SSL<br /> |
| | S'assurer que l'option Calendriers est activée.<br /> |
| | Sélectionner Enregistrer. |
| | <br /> |
| | Une fois la configuration terminée, ouvrez l'application Agenda sur votre appareil. La synchronisation démarre automatiquement. |
| | {{Clr}} |
| | [[Fichier:android-logo.png|100px|thumb|left|]] '''Configuration sur Android'''[[Fichier:android_calendar.png|200px|thumb|right|Calendrier Android]]<br /> |
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| |
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| [[Fichier:Ecran fournisseur.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres des fournisseurs]]
| | Le système Android ne gère pas nativement le protocole CalDAV, pour pouvoir en profiter il faut ajouter une application disponible sur le Play Store <br /> |
| | <br /> |
| | - Ouvrez les paramètres de votre appareil.<br /> |
| | - Dans la partie Comptes et Synchro sélectionnez l'option '''Ajouter un compte'''<br /> |
| | - Sélectionnez CalDAV.<br /> |
| | - Saisisser les informations relatives à votre compte :<br /> |
| | Dans le champ ''Server name'' : saisir '''agenda.bourgelat.fr'''<br /> |
| | Cocher la case ''Use SSL''<br /> |
| | Dans le champ ''User Name'' : saisir le code utilisateur indiqué dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat. Exemple : B0000_1<br /> |
| | Dans le champ ''Password'', saisir le mot de passe que vous avez choisi dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat.<br /> |
| | Sélectionner ''Next'' en bas de l'écran.<br /> |
| | Vérifiez que le calendrier souhaité est bien indiqué et sélectionner ''Next''<br /> |
| | Sur la fenêtre suivante décocher la case ''Sync from server to phone only'' si vous souhaitez ajouter ou modifier des rendez-vous à partir de votre terminal mobile.<br /> |
| | Sélectionner ''Finish''.<br /> |
| | <br /> |
| | Une fois la configuration terminée, ouvrez l'application Agenda sur votre appareil. La synchronisation démarre automatiquement.<br /><br /> |
| | {{Clr}} |
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| |
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| Cet écran regroupe les fiches des différents fournisseurs de produits. <br /><br />
| |
| • si la fiche que vous consultez est celle de votre fournisseur principal, cochez la case “Fournisseur principal” en haut à droite de l'écran. Vous ne pouvez avoir qu’un seul fournisseur principal. <br /><br />
| |
| • section “'''Coordonnées'''” : indiquez les coordonnées du fournisseur. Le nom est obligatoire. <br />
| |
| • section “'''Télétransmission'''” : indiquez ici les coordonnées qui vous ont été fournies par votre centrale pour utiliser les envois de commande via une télétransmission par FTP. <br />
| |
| • section “'''Mise à jour de prix par CD'''” : vous devez indiquer le type de fichier à importer via le CD. Le type de fichier doit correspondre à votre centrale, sinon l’import sera incorrect. Si votre fichier est au format GTIN, il vous faut sélectionner "Format GTIN" dans le type de fichier à importer.<br />
| |
| Vous pouvez également spécifier un chemin d’accès au fichier des tarifs qui sera utilisé par défaut. Ce n’est toutefois pas recommandé. <br /><br />
| |
| • '''Maj_prix_sur_code_produit''' : en cochant cette case, la mise à jour des tarifs ne se fera que sur le code produit.<br />
| |
| • '''Maj_CIP''' : en cochant cette case, la mise à jour des tarifs ne se fera que sur le code CIP du produit.<br /><br />
| |
| • section “'''Import de fichier depuis un serveur FTP'''” : en renseignant les différents champs de cette section avec les informations fournies par votre centrale puis en cliquant sur le bouton '''Importer un fichier...''', il est possible de télécharger le fichier de mise à jour des tarifs de votre centrale d'achat. <br /><br /><br /><br />
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| =Mots de passe= | | =La salle d'attente= |
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| [[Fichier:Ecran MDP.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage des mots de passe]] | | [[Fichier:Miniature SalleAttente.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/BaXbupW5Iq0]] |
| | [[Image:Salle dattente.png|500px|thumb|right|]] |
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| • '''Mot de passe 1''' : si vous souhaitez mettre en place des mots de passe, vous devez spécifier tout d’abord un “mot de passe 1”. Il s’agit du mot de passe principal de premier niveau. <br /> | | Depuis l’onglet '''Activité''', cliquez sur le bouton '''Salle d’attente'''. Cet écran regroupe les informations suivantes : <br/><br/> |
| Toute personne disposant de ce mot de passe pourra avoir accès à toutes les fonctions du logiciel. <br /><br />
| | • '''Praticien''' : ce cadre affiche la liste des praticiens en activité dans la clinique. Il est possible de cocher un ou plusieurs praticiens de la liste afin d'afficher leurs salles d'attente ou non.<br/><br/> |
| Lorsque votre logiciel est protégé par mot de passe, celui-ci vous sera demandé au démarrage du logiciel et dès que vous cliquez sur l’onglet “Paramètres”. <br /><br />
| | • boutons '''<<-''', '''<--''', '''-->''' et '''->>''' : ces boutons vous permettent de naviguer entre les différents jours, en notant que les anciens rendez-vous (antérieurs à la date du jour) ne sont pas accessibles dans la salle d’attente, mais qu’ils le sont dans l’agenda.<br/> |
| Dès que vous spécifiez un “mot de passe 1”, vous pouvez spécifier à quel moment il vous sera demandé.<br /><br />
| | - '''-->''' : augmente la date d’une journée<br/> |
| Si vous cochez les cases correspondantes, le mot de passe vous sera demandé :<br />
| | - '''->>''' : augmente la date d’une semaine<br/> |
| - lorsque vous voulez accéder à certaines des fonctions de l’onglet “Gestion” : dépenses, lignes de banque, caisse et export vers la comptabilité <br /> | | - '''<--''' : décroît la date d’une journée<br/> |
| - lorsque vous voulez entrer dans la liste des recettes de la fiche du client <br />
| | - '''<<-''' : décroît la date d’une semaine<br/><br/> |
| - lorsque vous souhaitez modifier une consultation réglée (pour corriger une erreur par exemple) <br /><br /> | | • '''Clients arrivés''' : en cochant cette case, uniquement les clients qui ont étés notés comme arrivés apparaissent à l'écran.<br /> |
| • '''Mot de passe 2''' : à partir du moment où vous avez spécifié un “mot de passe 1”, vous pouvez également définir un “mot de passe 2”. Une fois ce “mot de passe 2” spécifié, et lorsque vous l'aurez entré au démarrage, vous pourrez accéder à toutes les fonctions, sauf les fonctions comptables (recettes, dépenses, comptabilité). <br /><br /> | | • '''Sauf Réglé''' : en cochant cette case, vous masquez tous les rendez-vous qui sont réglés, et donc effectués en totalité. <br/> |
| | • '''Imprimer''': vous imprimez la liste des rendez-vous telle qu’elle apparaît à l’écran. <br/> |
| | • '''Arrivée d’un client sans rendez-vous''' : lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous atteignez une fenêtre vous permettant d’ajouter un rendez-vous. <br/> |
| | • '''Actualiser''' : ce bouton permet de rafraîchir la liste de la salle d'attente afin de prendre en compte les opérations effectuées sur d’autres postes (nouveau rendez-vous, changement d’état d’un rendez-vous, ...).<br/><br /> |
| | • '''Quitter''' : permet de quittez la salle d’attente.<br/><br/><br/> |
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| • '''Accès aux consultations et recettes du jour''' : cette case cochée, vous pouvez avec un accès de niveau 2 et utiliser les boutons “Recettes du jour” ou “Consultations du jour” que vous pouvez ajouter à l’onglet “Activité” via l’onglet “Paramètres” , puis sur le bouton '''Boutons'''. Si cette case n’est pas cochée, l’accès aux consultations et recettes sera strictement interdit. <br /><br />
| | Cliquer sur l'intitulé d'une colonne permet de trier l'affichage de la salle d'attente selon l'élément souhaité. A noter que ce tri est gardé en mémoire par Bourgelat. |
| • '''Mot de passe 3''' : si vous avez spécifié un “mot de passe 2”, vous pouvez également spécifier un “mot de passe 3”. Ce mot de passe ne permet que l’accès au fichier des clients, des animaux et à la saisie des consultations.<br /><br />
| |
| Principes généraux : dès que vous avez choisi d’utiliser des mots de passe, l’un d’entre eux vous sera demandé au lancement du logiciel. En fonction du mot de passe que vous entrez, vous disposez d’un accès de niveau 1, de niveau 2 ou de niveau 3.<br />
| |
| Exemple : vous avez défini un mot de passe 1 “bourgelat”, un mot de passe 2 “clinique” et un mot de passe 3 que vous avez laissé vide.<br />
| |
| Au démarrage du logiciel, si à la demande de saisie du mot de passe vous entrez “bourgelat”, vous obtiendrez un accès de niveau 1. Si vous entrez “clinique” vous aurez un accès de niveau 2, et si vous n’entrez rien vous aurez un accès de niveau 3. Vous pouvez spécifier un mot de passe de niveau 3 qui ne soit pas vide, ainsi quelqu’un qui ne connaît aucun mot de passe ne pourra pas entrer dans le logiciel.<br /><br />
| |
| '''ATTENTION''' : s’il vous arrivait d’oublier votre mot de passe 1, contactez notre service d’assistance ; une demande de confirmation écrite et signée devra nous être envoyée par mail ou fax. <br /><br /> | |
| • '''Suppression d’enregistrements''' : en cochant cette case, vous serez autorisé à supprimer des fiches clients et animaux pour la session en cours, c'est à dire jusqu'au redémarrage du logiciel.<br /><br /><br />
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| =Codes examens=
| | Le statut des rendez-vous est géré automatiquement par Bourgelat.<br/> |
| | Il existe 6 statuts différents : |
| | * '''Vide''' : Le statut est vide tant que le client n'est pas arrivé à la clinique. |
| | * '''Arrivé''' : Le client passe en arrivé à partir du moment ou une heure d'arrivée est enregistrée dans la salle d'attente. |
| | * '''En consultation''' : Dès qu'une consultation pour ce client est ouverte, le rendez-vous passe dans ce statut.<br/> |
| | Si vous avez activé le paramètre dans l'agenda, en créant une consultation dans la fiche d'un client de la salle d'attente non noté comme arrivé, cela notera l'heure de création de la consultation comme heure d'arrivée. |
| | * '''Attente règlement''' : Dès qu'une consultation est fermée et qu'un paiement est en attente, le rendez-vous passe à ce statut. |
| | * '''Réglé''' : Dès que la consultation liée au rendez-vous est entièrement soldée, celui-ci passe en réglé. |
| | * '''Hospitalisé''' : Si la consultation devient une hospitalisation, le statut devient celui-ci.<br/> |
| | Si un autre rendez-vous un autre jour pour le même client et même animal est pris, le statut de ce rendez-vous deviendra également hospitalisé et la consultation d'hospitalisation sera reliée à ce rendez-vous également. |
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| [[Fichier:Ecran codeExam.PNG|400px|thumb|right|Les paramètres de comptabilité]]
| | {{Clr}} |
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| Cet écran affiche la liste de tous les codes examens, avec l'espèce animal concernée, le libellé de l'examen, l'unité de calcul ainsi que les différentes valeurs minimales ou maximales.<br />
| | ==Créer un nouveau rendez-vous== |
| il est possible d'afficher uniquement les codes examens d'une espèce animale particulière en la sélectionnant dans le menu déroulant en haut de la fenêtre. <br /><br />
| |
| Pour ajouter un code examen, cliquez sur le bouton '''Ajouter''' en bas de la fenêtre. <br />
| |
| Pour modifier des informations concernant un code examen déjà existant, double cliquez sur une des lignes. <br /><br />
| |
| Si votre liste de codes examens est vierge, nous pouvons vous fournir un fichier à importer via le bouton '''Importer des codes examens'''. <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
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| =Codes Analyses=
| | [[Image:EcranRDV.png|400px|thumb|right| La fenêtre de prise de rendez vous]] |
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| [[Fichier:Ecran analyse.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage des codes analyses]]
| | Il existe trois méthodes pour créer un nouveau rendez-vous : <br/><br/> |
| | • cliquer sur le bouton '''Arrivée d’un client sans rendez-vous''' depuis la salle d’attente <br/> |
| | • cliquer sur le bouton '''Rendez-vous''' depuis la fiche du client <br/> |
| | • créer un rendez-vous depuis l’'''agenda''' <br/> |
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| Si vous disposez d'un analyseur capable de recevoir les résultats d'analyses que vous lui envoyez dans Bourgelat, vous pouvez paramétrer les différentes demandes d'analyses sur cet écran. <br />
| | Une fiche de rendez-vous est alors créée. Cette fiche comprend les champs suivants : <br/> |
| Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' permet de créer une nouvelle demande d'analyse en renseignant le nom du fournisseur et de la machine, ainsi que l'intitulé de l'analyse et un commentaire qui y est associé. <br /><br />
| |
| L'envoi de la demande d'examen se fait ensuite via le bouton '''Demande Idexx''' qui se trouve dans la fenêtre des [[La_fiche_animal#Cr.C3.A9ation_d.27un_nouvel_examen | examens]] du dossier d'un animal.<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
| |
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| |
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| =Boutons=
| | • '''Rendez-vous le''' : dans la salle d’attente, le rendez-vous est automatiquement à la date de la salle d’attente ; dans l’agenda cette date est celle choisie. <br/> |
| | • '''Avec''' : en haut à droite de la fiche du nouveau rendez-vous, le nom du praticien sélectionné dans l’agenda ou la salle d’attente apparaît. <br/> |
| | • '''De ... à ...''' : il s'agit de l’heure du rendez-vous.vous pouvez cliquer sur l’icone d'horloge pour entrer l’heure actuelle. <br/> |
| | • '''Code du client''' : il s’agit du code du client ayant rendez-vous. Il est possible de sélectionner le client par son code ou son nom.<br/> |
| | • '''Client''' : le nom du client correspondant au code ci-dessus. Vous pouvez sélectionner un client dans votre base en entrant une partie de son nom. <br/> |
| | • '''Animal''' : vous pouvez sélectionner l’animal du client concerné par ce rendez-vous dans le menu déroulant. Cliquez sur le triangle à droite du menu pour choisir l’animal si le client a plusieurs animaux enregistrés. <br/> |
| | • '''Arrivée''' : il s'agit de l’heure d’arrivée. Comme pour l’heure de rendez-vous, cliquez sur l’icone d’horloge pour saisir l’heure actuelle. <br/> |
| | • '''Type''' : il s’agit d’une liste modifiable de motifs de rendez-vous. Par exemple “chirurgie” ou “vaccin”. Si dans ce menu vous cliquez sur '''Modifier la liste''', vous obtenez un écran de modification. Dans cet écran, vous pouvez définir un maximum de 10 types de rendez-vous. Chaque type de rendez-vous dispose d’un intitulé et éventuellement d’un commentaire associé. <br /> |
| | • '''Commentaire''' : si vous n’avez pas défini de commentaire en fonction du type de rendez-vous, ou si vous n’avez pas entré de type, vous pouvez tout de même insérer un commentaire pour ce rendez-vous. <br/> |
| | A noter que lors de la prise d'un rendez-vous pour un client référé, le nom du référant apparaît dans la partie commentaire. <br /><br /> |
| | • '''Fiches conseils''' : il est possible d'imprimer des fiches conseils à remettre au client à partir de ce tableau. <br /><br /> |
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| [[Fichier:Ecran bouton.PNG|400px|thumb|right|Le paramétrage des boutons]]
| | '''Remarque''' : un rendez-vous créé peut ensuite être modifié, déplacé ou supprimé. Un double clic ouvre la fiche du rendez-vous et offre toutes ces possibilités. Un clic droit sur un rendez-vous permet aussi un certain nombre d'opérations (copier coller par exemple).<br /><br /> |
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|
| | '''Remarque 2''' : un rendez-vous créé via la salle d'attente avec le bouton arrivée d'un client sans rendez-vous passera le statut de ce rendez-vous directement à Arrivé, car le client est vu comme présent dans la salle d'attente.<br /><br /> |
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| La partie ''Boutons'' des paramètres vous permet de modifier certains boutons de l'interface et d'ajouter des accès rapides sur la page d'accueil de Bourgelat.<br />
| | '''Attention''' : l'agenda est un outils de groupe, il est accessible par tous sans restriction et quel que soit son niveau d'autorisation. L'ajout, la suppression et la modification d'un rendez-vous est possible à tout moment, il faut donc être prudent lors de la suppression d'un rendez-vous, cette suppression ne laisse aucune trace. |
| Dans la liste à gauche de l’écran, sélectionnez le bouton que vous souhaitez placer sur l’onglet “Activité” et faites-le glisser dans l’une des 8 cases disponibles sur la droite.<br /><br />
| |
| Les boutons disponibles sont : <br />
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| • '''Ajout bibliographie''' : ouvre une nouvelle fiche de bibliographie. Revient à cliquer sur l’onglet “Outils”, sur le bouton "Bibliographie" puis sur le bouton "Ajouter".<br />
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| • '''Ajout répertoire''' : permet d'entrer une nouvelle fiche dans le répertoire. Revient à cliquer sur l’onglet “Outils”, sur le bouton "Répertoire" puis sur le bouton "Ajouter".<br />
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| • '''Ajout dépense''' : permet d'ajouter une nouvelle fiche dépense. Revient à cliquer sur l’onglet “Gestion”, sur le bouton "Dépenses""" puis sur le bouton "Nouvelle". <br />
| |
| • '''Bibliographie''' : ouvre l'écran de recherche de texte dans votre bibliographie. Revient à cliquer sur l'onglet “Outils” puis sur le bouton "Bibliographie".<br />
| |
| • '''C.A du jour''' : présente à l'écran le montant TTC des recettes par praticien pour la journée. <br />
| |
| • '''Commandes en cours''' : présente la commande en cours de création. Revient à cliquer sur l’onglet “Tarif” puis sur le bouton "Commandes". <br />
| |
| • '''Consultations du jour''' : présente la liste des consultations du jour. Revient à cliquer sur le menu “Divers” puis sur “Consultations du jour”.<br />
| |
| • '''E-Mail''' : affiche la liste des e-mails rédigés mais pas encore envoyés, avec la possibilité de créer un nouvel e-mail, ou d'envoyer ceux en attente. Revient à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "e-mail". <br /><br />
| |
| • '''Export''' : équivaut à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "Export". <br />
| |
| • '''Import''' : équivaut à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "Import". <br />
| |
| • '''Import Posologies''' : équivaut à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "Import DMV".<br />
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| • '''Messagerie''' : équivaut à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "Messagerie interne". <br />
| |
| • '''Mot de passe''' : vous demande d’entrer votre mot de passe. Le logiciel change alors de niveau de sécurité pour correspondre au mot de passe saisi. Revient à cliquer sur le menu “Divers” et “Mot de passe”. <br />
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| • '''Paramètres impression''' : affiche la fenêtre des paramètres d’impression.<br />
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| • '''Recettes du jour''' : affiche la liste des recettes encaissées durant la journée. Revient à cliquer sur le menu “Divers” puis sur “Recettes du jour”. <br />
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| • '''Répertoire''' : équivaut à cliquer sur l’onglet “Outils” puis sur le bouton "Répertoire". <br />
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| • '''SNGTV''' : équivaut à utiliser Panelvet afin de gérer vos statistiques spécifiques de ventes de produits.<br /><br />
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Choix du modèle d'agenda depuis l'onglet Activité
Le choix du modèle d'agenda
Depuis l’onglet Activité, vous pouvez sélectionner le modèle d’agenda à utiliser parmi ceux que vous avez créé. Le premier modèle parmi ceux disponibles étant sélectionné par défaut.
L'agenda
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
L’agenda vous permet de planifier vos futurs rendez-vous de manière plus visuelle et plus souple que la salle d’attente. Pour utiliser l’agenda, vous devez créer un modèle à partir des paramètres.
Une fois votre modèle d’agenda défini, vous pourrez accéder à l’agenda via le bouton Agenda de l’onglet Activité, ou par le menu Expert puis Agenda. Quelle que soit votre méthode, vous accéderez à l’écran de l’agenda.
Le calendrier
Dans cette section, nous retrouvons un calendrier qui permet par simple clic de sélectionner le jour que vous souhaitez voir s’afficher dans la liste des rendez-vous de la journée.
En-dessous de ce calendrier, une petite palette vous permet de naviguer parmi les dates :
- << : Permet d'afficher la semaine précédente.
- Aujourd’hui : revient à la date du jour.
- >> : permet d'afficher la semaine suivante.
Pour modifier le mois ou l’année, cliquez sur les menus déroulants correspondants et sélectionnez la valeur voulue.
Modèles d'agenda, notes, légende
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
Les notes et les types de rendez-vous
- La liste des modèles disponibles : ce menu déroulant en haut à gauche de l'écran reprend le nom du modèle d’agenda en cours et présente la liste des modèles d’agendas existants, permettant de passer d’un modèle à l’autre.
- Tous les agendas : ce bouton permet d'afficher tous les rendez-vous de tous les modèles simultanément. Il faut que les modèles soient identiques (durée d’un rendez-vous, plages horaires) pour que cette fonction soit possible.
- Notes : le cadre vierge sur le gauche de la fenêtre est un champ de texte libre où vous pouvez y inscrire un bref commentaire pour la journée sélectionnée. Cliquer sur le bouton Enregistrer permet de sauvegarder ce commentaire, ou de le modifier. Le bouton Supprimer effacera la note.
Par ailleurs celle s'affichera aussi sur la page d'accueil de Bourgelat.
- Le champ de recherche d'un rendez-vous : ce champ situé sous la zone de note permet de tapez le nom d’un client pour afficher le prochain rendez-vous de ce client dans l’agenda.
Bloquer une plage horaire
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
Dans l'agenda, il peut être utile de bloquer une période pour les vacances ou une fermeture exceptionnelle du cabinet par exemple. Cela peut se réaliser de manière ponctuelle, ou bien en appliquant des modèles hebdomadaires dit de blocage, qui sont réutilisables.
La méthode pour bloquer un créneau de manière ponctuelle, est de cliquer sur le bouton Bloquer de l'agenda. Nous renseignons alors les heures et la date de blocage, ainsi que la cause de celui ci sous forme de commentaire facultatif.
En validant avec le bouton OK, le blocage apparaît à l'écran en y faisant figurer la cause en début et en fin de période .
Nous aurions pu également employer la méthode alternative consistant à faire un clic droit sur le créneau souhaité, puis cliquer sur Bloquer dans le menu. Nous remarquons alors que la date et l'heure sont déjà pré-remplies, et il ne reste plus qu'à allonger la longueur du blocage si nécessaire et de noter un éventuel commentaire avant de cliquer sur OK.
Pour créer des modèles de blocages hebdomadaires, revenons sur notre fenêtre intitulée Bloquer.
Ce tableau affiche les modèles de blocage déjà existant. Nous pouvons en créer un en cliquant sur le bouton Nouveau.
Nous commençons par donner un nom à notre blocage, puis il s'agit d'ajouter pour chaque journée souhaitée de la semaine, la période que nous souhaitons bloquer.
Pour cela, nous allons cliquer sur le bouton +1 autant de fois que nécessaire. A chaque clic, une journée de la semaine s'ajoute.
Il faut alors définir les heures du blocage, et cliquer sur Enregistrer afin de finaliser la création du modèle.
Nous pouvons ultérieurement changer le contenu d'un modèle de blocage en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur Modifier, ou bien le Supprimer si jamais nous n'en avons plus l'utilité.
Une fois que tout nos modèles ont été créés, nous nous mettons sur la semaine souhaitée, nous sélectionnons un modèle dans la liste, nous définissons le nombre de semaines pour lesquelles ce blocage sera instauré en bas à droite de la fenêtre, puis nous cliquons sur Appliquer ce modèle, afin de le mettre à exécution.
Le blocage est alors appliqué selon notre paramétrage.
A noter qu'un blocage n'interdit pas une prise de rendez-vous, mais sert de guide visuel afin de dissuader l'utilisateur d'y saisir un rendez-vous.
Débloquer une plage
Pour débloquer une plage horaire qui a été bloquée, il est possible soit de :
- faire un clique droit sur le rond vert tout en haut à gauche de la plage bloquée et sélectionner débloquer. Cette méthode n'est pas possible avec les plages horaires qui ont été bloquées à partir des paramètres.
- dans le cas où les horaires ont été bloquées à partir des paramètres, il faudra y retourner afin de débloquer les horaires souhaitées.
Modifier les types de rendez-vous
La modification des types de rendez-vous
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
Afin de personnaliser un peu plus notre agenda, il peut être pratique de modifier les couleurs et les intitulés de nos rendez-vous.
Il existe deux méthodes pour cela : soit à partir de l'agenda, sur l'écran de prise de rendez-vous, en cliquant sur le menu déroulant Type puis en sélectionnant Modifier la liste, soit à partir de l'onglet Paramètres du logiciel, puis dans la partie Agenda, en cliquant sur le bouton Modifier les types de rendez-vous.
Cette fenêtre est constituée de la liste des types de rendez-vous, de la couleur que nous choisissons de lui appliquer ainsi que la couleur telle qu'elle apparaît réellement dans l'agenda qui est forcément plus clair que celle sélectionnée, la durée du type de rendez-vous, ainsi qu'un commentaire facultatif.
A partir de cet écran il est possible de modifier n'importe lequel de ces éléments en cliquant une fois sur le champ souhaité avant d'en modifier son contenu. Ainsi, nous pouvons changer le libellé d'un rendez-vous, sa couleur, sa durée dans l'agenda, ou y ajouter un commentaire qui sera automatiquement repris dans tous les rendez-vous de ce type.
Outre la modification des types de rendez-vous déjà existants, il est également possible d'en créer autant que souhaité via le bouton + , ou d'en supprimer certains de la liste en cochant leurs cases avant de cliquer sur l'icône de la corbeille.
Nous cliquons enfin sur le bouton OK pour enregistrer nos modifications.
Les rappels SMS
L'écran de rappel des rendez vous par SMS
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
Bourgelat offre la possibilité, en ayant souscrit à une offre SMS, d'envoyer des rappels à vos clients afin qu'ils n'oublient pas de se présenter aux rendez-vous de leurs animaux.
Avant d'envoyer ces rappels, il est nécessaire de les paramètrer, pour ce faire rendez-vous dans les paramètres d'agenda.
Une fois le texte du rappel saisi, nous pouvons commencer à les envoyer. Nous ouvrons l'agenda situé sur l'onglet ACTIVITE et nous cliquons sur le bouton SMS.
Par défaut, la liste de tous les rendez-vous de la semaine suivante apparaissent, mais nous pouvons modifier les dates manuellement ou en les sélectionnant dans le menu déroulant.
Une fois notre liste à l'écran, nous pouvons choisir d'en ôter certains de l'envoi individuellement en décochant leur case, ou en cochant ou décochant l'intégralité des cases via le bouton prévu à cet effet.
De plus, il est possible de sélectionner uniquement les nouveaux patients via le bouton du même nom, ou de ne sélectionner que les rendez-vous d'un certain type.
Il est à noter que si vous avez créé un rendez-vous pour un client sans lui créer de fiche client et que vous avez entré son numéro de téléphone dans le rendez-vous, il vous sera également possible de lui envoyer un rappel de rendez-vous.
Nous serons mis au courant en cas d'absence de numéro de téléphone portable dans la fiche d'un de nos client, élément bien entendu primordial pour l'envoi des SMS.
Une fois que la liste nous convient et que les cases de tous les clients souhaités sont cochées, il ne nous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Envoyer les SMS pour les lignes cochées afin de les envoyer.
Partager l'agenda
A partir de la version 10.02a, il est possible de partager l'agenda pour qu'il soit disponible sur un agenda compatible avec le format caldav.
En activant cette fonction, votre agenda peut être disponible sur un périphérique mobile si celui-ci est compatible avec le format Caldav.
Configuration de Bourgelat
Se rendre sur la partie agenda des paramètres de Bourgelat
Effectuer un double clic sur l'agenda que vous souhaitez partager.
Saisir le mot de passe de votre choix dans le champ 'mot de passe'
Cocher la case 'Partager cet agenda sur internet'
Configuration sur iOS ( iPhone et iPad )
- Ouvrez l'application Réglages sur l'écran d'accueil de votre appareil.
- Appuyez sur Mail, Contacts, Calendrier.
- Sélectionner l'option Ajouter un compte...
- Sélectionner Autre.
- Sélectionner Ajouter un compte CalDAV
- Saisir les informations relatives à votre compte :
Dans le champ Serveur : saisir agenda.bourgelat.fr
Dans le champ Nom d'utilisateur : saisir le code utilisateur indiqué dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat. Exemple : B0000_1
Dans le champ Mot de passe, saisir le mot de passe que vous avez choisi dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat.
Sélectionner Suivant en haut de l'écran.
Valider le message de configuration sur le SSL
S'assurer que l'option Calendriers est activée.
Sélectionner Enregistrer.
Une fois la configuration terminée, ouvrez l'application Agenda sur votre appareil. La synchronisation démarre automatiquement.
Configuration sur Android
Le système Android ne gère pas nativement le protocole CalDAV, pour pouvoir en profiter il faut ajouter une application disponible sur le Play Store
- Ouvrez les paramètres de votre appareil.
- Dans la partie Comptes et Synchro sélectionnez l'option Ajouter un compte
- Sélectionnez CalDAV.
- Saisisser les informations relatives à votre compte :
Dans le champ Server name : saisir agenda.bourgelat.fr
Cocher la case Use SSL
Dans le champ User Name : saisir le code utilisateur indiqué dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat. Exemple : B0000_1
Dans le champ Password, saisir le mot de passe que vous avez choisi dans les paramètres de l'agenda de Bourgelat.
Sélectionner Next en bas de l'écran.
Vérifiez que le calendrier souhaité est bien indiqué et sélectionner Next
Sur la fenêtre suivante décocher la case Sync from server to phone only si vous souhaitez ajouter ou modifier des rendez-vous à partir de votre terminal mobile.
Sélectionner Finish.
Une fois la configuration terminée, ouvrez l'application Agenda sur votre appareil. La synchronisation démarre automatiquement.
La salle d'attente
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
Depuis l’onglet Activité, cliquez sur le bouton Salle d’attente. Cet écran regroupe les informations suivantes :
• Praticien : ce cadre affiche la liste des praticiens en activité dans la clinique. Il est possible de cocher un ou plusieurs praticiens de la liste afin d'afficher leurs salles d'attente ou non.
• boutons <<-, <--, --> et ->> : ces boutons vous permettent de naviguer entre les différents jours, en notant que les anciens rendez-vous (antérieurs à la date du jour) ne sont pas accessibles dans la salle d’attente, mais qu’ils le sont dans l’agenda.
- --> : augmente la date d’une journée
- ->> : augmente la date d’une semaine
- <-- : décroît la date d’une journée
- <<- : décroît la date d’une semaine
• Clients arrivés : en cochant cette case, uniquement les clients qui ont étés notés comme arrivés apparaissent à l'écran.
• Sauf Réglé : en cochant cette case, vous masquez tous les rendez-vous qui sont réglés, et donc effectués en totalité.
• Imprimer: vous imprimez la liste des rendez-vous telle qu’elle apparaît à l’écran.
• Arrivée d’un client sans rendez-vous : lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous atteignez une fenêtre vous permettant d’ajouter un rendez-vous.
• Actualiser : ce bouton permet de rafraîchir la liste de la salle d'attente afin de prendre en compte les opérations effectuées sur d’autres postes (nouveau rendez-vous, changement d’état d’un rendez-vous, ...).
• Quitter : permet de quittez la salle d’attente.
Cliquer sur l'intitulé d'une colonne permet de trier l'affichage de la salle d'attente selon l'élément souhaité. A noter que ce tri est gardé en mémoire par Bourgelat.
Le statut des rendez-vous est géré automatiquement par Bourgelat.
Il existe 6 statuts différents :
- Vide : Le statut est vide tant que le client n'est pas arrivé à la clinique.
- Arrivé : Le client passe en arrivé à partir du moment ou une heure d'arrivée est enregistrée dans la salle d'attente.
- En consultation : Dès qu'une consultation pour ce client est ouverte, le rendez-vous passe dans ce statut.
Si vous avez activé le paramètre dans l'agenda, en créant une consultation dans la fiche d'un client de la salle d'attente non noté comme arrivé, cela notera l'heure de création de la consultation comme heure d'arrivée.
- Attente règlement : Dès qu'une consultation est fermée et qu'un paiement est en attente, le rendez-vous passe à ce statut.
- Réglé : Dès que la consultation liée au rendez-vous est entièrement soldée, celui-ci passe en réglé.
- Hospitalisé : Si la consultation devient une hospitalisation, le statut devient celui-ci.
Si un autre rendez-vous un autre jour pour le même client et même animal est pris, le statut de ce rendez-vous deviendra également hospitalisé et la consultation d'hospitalisation sera reliée à ce rendez-vous également.
Créer un nouveau rendez-vous
La fenêtre de prise de rendez vous
Il existe trois méthodes pour créer un nouveau rendez-vous :
• cliquer sur le bouton Arrivée d’un client sans rendez-vous depuis la salle d’attente
• cliquer sur le bouton Rendez-vous depuis la fiche du client
• créer un rendez-vous depuis l’agenda
Une fiche de rendez-vous est alors créée. Cette fiche comprend les champs suivants :
• Rendez-vous le : dans la salle d’attente, le rendez-vous est automatiquement à la date de la salle d’attente ; dans l’agenda cette date est celle choisie.
• Avec : en haut à droite de la fiche du nouveau rendez-vous, le nom du praticien sélectionné dans l’agenda ou la salle d’attente apparaît.
• De ... à ... : il s'agit de l’heure du rendez-vous.vous pouvez cliquer sur l’icone d'horloge pour entrer l’heure actuelle.
• Code du client : il s’agit du code du client ayant rendez-vous. Il est possible de sélectionner le client par son code ou son nom.
• Client : le nom du client correspondant au code ci-dessus. Vous pouvez sélectionner un client dans votre base en entrant une partie de son nom.
• Animal : vous pouvez sélectionner l’animal du client concerné par ce rendez-vous dans le menu déroulant. Cliquez sur le triangle à droite du menu pour choisir l’animal si le client a plusieurs animaux enregistrés.
• Arrivée : il s'agit de l’heure d’arrivée. Comme pour l’heure de rendez-vous, cliquez sur l’icone d’horloge pour saisir l’heure actuelle.
• Type : il s’agit d’une liste modifiable de motifs de rendez-vous. Par exemple “chirurgie” ou “vaccin”. Si dans ce menu vous cliquez sur Modifier la liste, vous obtenez un écran de modification. Dans cet écran, vous pouvez définir un maximum de 10 types de rendez-vous. Chaque type de rendez-vous dispose d’un intitulé et éventuellement d’un commentaire associé.
• Commentaire : si vous n’avez pas défini de commentaire en fonction du type de rendez-vous, ou si vous n’avez pas entré de type, vous pouvez tout de même insérer un commentaire pour ce rendez-vous.
A noter que lors de la prise d'un rendez-vous pour un client référé, le nom du référant apparaît dans la partie commentaire.
• Fiches conseils : il est possible d'imprimer des fiches conseils à remettre au client à partir de ce tableau.
Remarque : un rendez-vous créé peut ensuite être modifié, déplacé ou supprimé. Un double clic ouvre la fiche du rendez-vous et offre toutes ces possibilités. Un clic droit sur un rendez-vous permet aussi un certain nombre d'opérations (copier coller par exemple).
Remarque 2 : un rendez-vous créé via la salle d'attente avec le bouton arrivée d'un client sans rendez-vous passera le statut de ce rendez-vous directement à Arrivé, car le client est vu comme présent dans la salle d'attente.
Attention : l'agenda est un outils de groupe, il est accessible par tous sans restriction et quel que soit son niveau d'autorisation. L'ajout, la suppression et la modification d'un rendez-vous est possible à tout moment, il faut donc être prudent lors de la suppression d'un rendez-vous, cette suppression ne laisse aucune trace.
