Les commandes

L'écran des commandes

Liste des commandes

La liste des commandes regroupe les commandes créées et enregistrées si vous en avez fait la demande.
A partir de cette liste, vous pouvez visualiser l'état d'une commande (en création, reçue ou soldée), imprimer la liste des commandes, supprimer des commandes et faire une recherche des commandes à afficher.

Détail de la liste des commandes

La liste des commandes passées est remplie automatiquement. La fenêtre est composée de plusieurs colonnes :

N° : il s’agit du numéro de commande. Ce numéro est unique, il est constitué par les deux chiffres de l’année plus un numéro qui s’incrémente automatiquement, et qui est réinitialisé à chaque début d’année, selon le même principe de fonctionnement que les numéros de factures.

Fournisseur : c'est le nom de la centrale à laquelle vous avez passé commande. Si votre commande concerne plusieurs centrales, vous obtiendrez une ligne de commande par centrale.

Intitulé : le nom donné à la commande.

Date : la date à laquelle vous avez créé la commande.

Montant HT : cette colonne affiche le montant hors taxes total de cette commande pour le fournisseur concerné.

Etat : il s'agit de l’état de la commande. Elle peut être en état de Création, Envoyée, Reçue, Soldée ou Non soldée.

La recherche des commandes

Le bouton Autre recherche permet d'effectuer une recherche plus poussée afin de trouver une commande en se basant par exemple sur la date de la commande ou le nom du fournisseur.

Il est également possible d'afficher uniquement les commandes créées, envoyées, reçues, soldées ou non soldées en utilisant le menu déroulant situé sous le bouton Autre recherche.





Le bouton Liste permet d'imprimer la liste des commandes telle qu'elle est à l'écran.

Le bouton Détail commande imprime la commande ainsi que les produits qui la composent.

En cliquant sur Ajouter, la fenêtre de création de commande apparaît à l'écran.

Ce bouton permet d'ouvrir le dossier Bourgelat dans lequel se trouve les fichiers de commandes.

Rechercher des commandes

Le bouton Autre recherche

Cliquer sur le bouton Autre recherche permet d'ouvrir l’écran de sélection des commandes à afficher.

Depuis le : pour effectuer une recherche sur une période, saisissez la date du début de la période.

Jusqu’au : date de fin de la période à rechercher.

Fournisseur : si vous disposez de plusieurs fournisseurs, indiquez le nom du fournisseur à qui restreindre la recherche.

Commandes non soldées : cocher cette case restreint la recherche aux commandes non soldées uniquement.

Recherche Avancée : affiche l’écran de sélection manuelle pour effectuer une recherche plus poussée, sur des critères qui ne paraissent pas sur cet écran.

Chercher : une fois vos critères saisis, cliquez sur ce bouton pour obtenir la liste des commandes répondant aux critères.

État des lignes de commandes

La fiche d'une commande

Une commande peut assumer cinq états : Création, Envoyée, Reçue, Soldée et Non soldée. Cette information paraît dans la colonne à droite de la liste des commandes.

Pour ouvrir une commande créée, double-cliquer sur une ligne de afin d'ouvrir la fenêtre de commande détaillée.

Chaque ligne de produit indique une quantité commandée et une quantité livrée à valider.

Lors de la réception, si toutes les quantités commandées ont été livrées vous pouvez cliquer sur le bouton Valider la livraison. Toutes les lignes commandées passeront dans le cadre du bas avec une quantité livrée égale à la quantité commandée.
Si certains produits ne sont pas livrés, validez la livraison puis corrigez les lignes des produits non reçus.

La fenêtre contient les colonnes suivantes :

Nom du produit : le nom du produit tel qu’il est défini dans votre liste des produits.
PUHT : le prix unitaire hors taxes d’achat du produit.
Commandé : il s'agit de la quantité commandée.
A valider : la quantité de produits commandés à valider. Si vous n’avez pas réceptionné l’intégralité de votre commande, vous pouvez indiquer la quantité reçue ligne par ligne.

Total livré : la quantité totale des produits livrés.
Valider la livraison : cliquer sur ce bouton équivaut à dire que vous avez reçu votre commande. Toutes les quantités livrées sont automatiquement ajustées aux valeurs commandées.

Création d'une commande

Le bouton Ajouter

La création d'une commande

Afin de créer une nouvelle commande, il faut cliquer sur le bouton Ajouter.

Il vous sera d'abord demandé de sélectionner la centrale auprès de laquelle vous souhaitez passer commande, puis l'écran de création de commande apparaîtra à l'écran.

Remplissage manuel

Pour ajouter des produits dans la commande, plusieurs solutions existent :

- Taper les premières lettres du produit souhaité dans le champs Nom du produit. La liste des produits dont le nom commence par ces lettres sera affichée, vous pourrez alors sélectionner le produit voulu.
Il est également possible de cliquer sur le bouton + afin de rajouter une ligne vierge dans la commande. Il faut alors rentrer le nom du produit dans ce champ vide.

- Biper le code GTIN du produit dans le champ Scanner un produit.

- Vous pouvez aussi utiliser votre lecteur pour lire le code barre des produits que vous souhaitez commander. Connectez ensuite le lecteur à votre ordinateur et cliquez sur le bouton Lecture Split : tous les produits enregistrés dans le lecteur sont ajoutés à votre commande.
Le lecteur Split dispose d’une mémoire permettant de stocker un certain nombre de codes barre (ceci dépend de votre lecteur, référez-vous à sa documentation). Pour que ceci fonctionne, vos fiches de produits doivent comporter le code CIP correspondant au produit.

Une fois le produit sélectionné, saisissez la quantité à commander. Répétez ensuite l’opération pour chacune des lignes à insérer.
Pour supprimer un produit de la liste, il faut cocher la case ôter en face du produit à supprimer puis cliquer sur le bouton en forme de corbeille en haut de cette colonne.

Remplissage automatique

Le bouton Ajouter les produits en rupture

L'écran de sélection des produits

Si vous gérez votre stock avec Bourgelat, cliquez sur le bouton Ajouter les produits en rupture en haut à droite de la fenêtre pour afficher l’écran de sélection des produits en rupture.

• Tout sauf : ce paramètre fonctionnent conjointement avec le menu déroulant situé en dessous.
Lorsque vous sélectionnez tous les produits dans le menu (il s’agit du paramétrage par défaut), tous les produits seront pris en compte dans la recherche.
Si vous cochez Tout sauf, et que vous sélectionnez dans le menu une valeur différente de tous les produits, la recherche portera sur l’intégralité de vos produits sauf ceux appartenant à la classe choisie.
Cocher “Tout sauf” et laisser la sélection sur “tous les produits” aboutira à faire une recherche sur aucun produit.

• Recalculer le stock avant de sélectionner les produits en rupture : cocher cette case permet à Bourgelat de refaire un calcul du stock afin de corriger les éventuelles erreurs. Il est possible que cette opération soit un peu longue.

• Sélectionner uniquement les produits dont la quantité à commander est > 0 : si vous cochez cette case, vous ne prendrez en compte que les produits pour lesquels la case “Quantité à commander” est supérieure à zéro. Vous excluez donc tous les produits dont la quantité est inférieure ou égale à zéro. Cliquer sur Ok lance la recherche des produits en fonction des critères demandés.

Envoi de la commande à votre centrale

Le bouton Passer la commande

La fenêtre d'enregistrement des commandes

Une fois que les produits à commander apparaissent dans la liste, vous pouvez modifier manuellement les quantités à commander. La quantité commandée est partagée en deux colonnes :

Qté : il s'agit de la quantité que vous commandez.
Condit. : le nombre de boîtes achetées, lorsque vous commandez une unité.

Pour retirer des produits de votre commande, cochez la case Ôter de chaque produit à supprimer puis cliquez sur la corbeille en haut de cette case. Si vous souhaitez supprimer toutes les lignes cliquez sur le bouton vert situé juste à côté de la corbeille avant de cliquer sur celle ci.

Quand la quantité des différents produits a été modifié, cliquez sur le bouton Passer la commande en bas de l'écran afin d'envoyer la commande selon diverses méthodes.
Selon votre centrale vous disposez en plus du mode classique (courrier, fax) de la possibilité d’envoyer votre commande par internet : par e-mail pour Coveto, sur FTP pour Centravet, par Celia pour Alcyon.

Envoi d'une commande par courrier ou fax

Le bouton Imprimer un bon de commande

Cliquer sur le bouton Imprimer un bon de commande permet de lancer l’impression d’une fiche de commande qui pourra ensuite être faxée ou envoyée par courrier.

Envoi d'une commande par FTP

Le bouton d'envoi d'une commande par FTP

Pour pouvoir créer une commande de ce type, il faut que la fiche du fournisseur soit correctement remplie dans les paramètres.

Vous pourrez alors cliquer sur le bouton Envoyer la commande sur le serveur FTP du fournisseur depuis l’écran de création de commande.
Une fenêtre récapitulant les produits inscrits dans la commande apparaîtra. Cliquez ensuite sur le bouton OK afin d'envoyer la commande .

Envoi d'une commande par mail

Le bouton Créer un fichier de commande

Le bouton Dossier commandes

Cliquez sur le bouton Créer un fichier de commande permet d’enregistrer un fichier sur votre disque dur.
Afin de retrouver ce fichier, cliquer sur le bouton Dossier commandes ouvre le dossier dans lequel tous les fichiers de commandes sont enregistrés.
Vous pouvez alors envoyer ce fichier en pièce jointe par mail.

Les BLI

Le bouton Le bouton BLI

L'écran des BLI

Cliquez sur le bouton Créer un fichier de commande permet d’enregistrer un fichier sur votre disque dur.
Afin de retrouver ce fichier, cliquer sur le bouton Dossier commandes ouvre le dossier dans lequel tous les fichiers de commandes sont enregistrés.
Vous pouvez alors envoyer ce fichier en pièce jointe par mail.