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__TOC__
__TOC__


 
<br /><br /><br /><br /><br /><br />
La première ouverture du logiciel Bourgelat affiche une fenêtre de paramétrage obligatoire comprenant six écrans qu'il vous faudra renseigner puis valider en cliquant sur le bouton "Suivant" avant de pouvoir l'utiliser.
<br /><br />
=La création des praticiens=
=La création des praticiens=


[[Image:BO ConfCreat.PNG|250px|thumb|left|Le création d'un nouveau client]]
[[Image:EcranNF1.png|400px|thumb|left|L'écran de création des praticiens]]
[[Image:FicheClientNF.png|400px|thumb|right|La fiche d'un client]]
[[Image:EcranNF2.png|400px|thumb|right|La fiche du praticien]]
[[Image:BO IconeCreatClient.PNG|150px|thumb|left|L'icône de création d'un client]]


Il est possible de créer un client depuis l’écran d'accueil, soit : <br />
Le premier écran de paramétrage concerne celui des '''Praticiens''' qui seront amenés à travailler au sein de la clinique.  <br />
Vous pouvez en ajouter un en cliquant sur le bouton '''Ajouter un praticien'''. <br /><br />
L'écran suivant s'ouvre alors, vous permettant de renseigner les différentes informations : <br /><br />


'''-''' En tapant son nom dans le champ '''Nom client''' et en cliquant sur le bouton '''OK'''. Il vous sera alors demandé si vous souhaitez créer le client, cliquez sur '''Ok'''.<br /><br />
• '''Nom''' : le nom du praticien <br />
'''-''' En cliquant sur le bouton de '''Création de client'''. <br /><br />
• '''Prénom''' : le prénom du praticien <br />
• '''Titre''' : le titre du praticien (Exemple --> Dr, ASV,...) <br />
• '''Initiales''' : les initiales du praticien, sur deux lettres <br />  
• '''N° Id''' : il s'agit du numéro d'ordre du praticien <br />
• '''Téléphone''' : le numéro de téléphone du praticien <br />
• '''Actif''' : cocher cette case permet de désactiver ou non la fiche du praticien dans Bourgelat sans pour autant la supprimer <br />
• '''Transférer les fiches liées vers...''' : en choisissant un autre praticien dans ce champ, toutes les fiches liées à ce praticien seront transférées à celui sélectionné. Cet opération n'est à réaliser que dans le cas où un praticien viendrait à cesser son activité au sein du cabinet <br /><br />
• '''Signature des ordonnances''' : les informations saisies dans ce champ apparaîtront en signature des ordonnances pour ce praticien <br />
• '''Identifiants I-CAD''' : vous pouvez renseigner l'identifiant et le mot de passe de votre compte I-CAD afin d'utiliser le registre d'identification des carnivores domestiques <br /><br />


Vous arriverez alors dans une fiche client vierge que vous pourrez compléter avec différentes informations telles que le '''Nom''', '''Prénom''', '''Genre''', '''Adresse 1''', '''Adresse 2''', '''Code postal''', '''Ville''', '''eMail''', '''Praticien''' et '''Téléphone''' .<br /><br />
Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton '''OK''' pour créer la fiche du praticien.<br />
<br /><br />


Le champ '''Code''' est vide pour l’instant. Le code du client est important, en effet c’est par ce code que les animaux, consultations, recettes et factures sont liées à votre client. <br />
=La création des utilisateurs=
Vous pouvez indiquer le code que vous souhaitez, pourvu qu'il soit unique. Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser ce cadre vierge, Bourgelat se chargera d’attribuer un code numérique.


Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton '''OK''' pour créer la fiche du client, .<br />
[[Image:EcranNF3.png|400px|thumb|left|La fenêtre de création des utilisateurs]]
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
[[Image:EcranNF4.png|400px|thumb|right|Les informations de l'utilisateur]]


=Consulter une fiche client=
Cet écran vous permet de créer des '''utilisateurs''' dans Bourgelat. Ceci permet de savoir en permanence qui est présent devant l'écran. <br />
Vous pouvez définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur de la clinique.  <br /><br />
Cliquez sur le bouton '''Ajouter un utilisateur''' pour afficher l'écran permettant d'ajouter un nouvel utilisateur, ou d'en modifier un existant. Il vous faudra alors renseigner les champs suivants :  <br /><br />


[[Image:SelectionClient.png|350px|thumb|right|La fenêtre de sélection d'un client]]
• '''Nom d'utilisateur''' : il s'agit du nom de l'utilisateur. Vous pouvez le nommer à votre convenance. <br />
• ''' Mot de passe''' : indiquez un mot de passe pour l'utilisateur <br />
• '''Praticien lié''' : choisissez un praticien parmi ceux créés <br />
• '''Compte actif''' : cette case permet, si un membre de la clinique venait à partir, de désactiver son compte sans pour autant le supprimer. Un utilisateur inactif ne peut accéder à l'application même en ayant les bons identifiants <br />
• '''Droit(s) d'accès''' : vous pouvez choisir 4 droits d'accès différents parmi "Accueil", "Praticien", "Gestionnaire compta" et "Administrateur", en fonction des droits que vous souhaitez octroyer à l'utilisateur. Il est obligatoire d'avoir au moins un Administrateur parmi vos utilisateurs, ce qui correspond au droit le plus élevé donnant ainsi l'accès total au logiciel à cette personne <br />
• '''Site(s)''' : sélectionnez le, ou les sites auxquels l'utilisateur pourra avoir accès  <br />


Pour consulter une fiche client existante, vous devez entrer une partie du nom dans le champ '''Nom client''' de l’onglet
<br /><br />
'''Activité''', puis cliquer sur le bouton '''OK''' situé en face de ce champ. <br />
Vous pourrez alors choisir le client que vous souhaitez à partir d'une liste qui apparaîtra.<br /><br />
Le nom complet, la ville, l’adresse et le nom du ou des animaux du client seront affichés pour vous aider à sélectionner la bonne fiche.<br />
Pour choisir un patient, il n’est pas nécessaire d’entrer son nom en intégralité. Rentrer simplement quelques lettres suffisent.<br /><br />
Si le client n'existe pas dans la liste et que vous souhaitez le créer, cliquez sur le bouton '''Créer''' afin de créer une nouvelle fiche.
 
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />


=Les informations de la fiche client=
=Les informations de la fiche client=


[[Fichier:FicheClientNF.png|400px|thumb|right|La fiche d'un client]]
[[Fichier:EcranNF5.png|400px|thumb|right|Les informations de la clinique]]


Une fois le client sélectionné, la fiche de celui ci apparaît à l'écran. <br /><br /><br />  
L'écran suivant affiche les coordonnées de la clinique, un éventuel logo à apposer sur vos documents, ainsi que les informations légales de votre clinique. Une astérisque rouge près d'un champ signifie qu'il est obligatoire de les compléter : <br /><br />
• '''Site''' : le nom du site <br />
• '''Nom 1''' : le nom du, ou des vétérinaires <br />
• '''Adresse''' : l'adresse du cabinet vétérinaire <br />
• '''Code, ville''' : le code postal ainsi que le nom de la ville du cabinet <br />
• '''Téléphone''' : le numéro de téléphone du cabinet <br />
• ''' SIRET''' : votre numéro de SIRET, sur 14 chiffres <br />
• '''N° TVA Intracom''' : votre numéro de TVA intracommunautaire est composé des lettres FR, suivies de 11 chiffres <br />
• '''RCS''' : le numéro RCS est le numéro d'identification unique et officiel de l'entreprise. Il est composé du numéro RCS, du numéro d'immatriculation de la ville dans laquelle a été créée la société, d'une lettre et du numéro SIREN <br />


==Informations civiles==


[[Fichier:BouModif.png|100px|thumb|left|Le bouton Modifier la fiche]]
[[Fichier:EncartCivil.png|400px|thumb|right|Les informations civiles du client]]


Cliquer sur le bouton '''Modifier la fiche''' permet d'afficher ou de modifier les informations d'état civil et de facturation du client. Cette fenêtre contient les éléments suivants : <br /><br />
<br /><br />
• '''Inactif''' : cocher cette case pour un client permet de masquer sa fiche. Cette dernière n'apparaitra plus en recherchant son nom, mais elle reste récupérable en faisant une recherche avancée et en demandant d'afficher les clients inactifs. <br />
• '''Genre''' : choisissez entre '''Mr''', '''Mme''', '''Mlle''' ou d'autres valeurs renseignées dans l'énumération: EARL, SCP, etc... <br />
• '''Nom''', '''Prénom''', '''Adresse''' : indiquez les renseignements appropriés. Le champ '''adresse''' possède deux lignes.<br />


• '''CP''', '''Ville''' : lorsque vous entrez un code postal, une liste des villes déjà enregistrées ayant ce code postal vous sera proposée. Vous pouvez alors sélectionnez la ville désirée. Si la ville ne se trouve pas dans la liste, vous pourrez la créer directement.<br />
=Le réglage de la facturation=


• '''eMail''' : entrez ici l’e-mail du client. Par la suite, un clic sur l'icône placée à droite vous permettra de créer un message et de l'envoyer.<br />
[[Fichier:EcranNF6.png|400px|thumb|right| Le réglage de la facturation]]


• '''Téléphone''', '''Téléphone 2''', '''Mobile''', '''Fax''' : vous pouvez indiquer les numéros correspondants. Il est possible d'indiquer plus de 10 chiffres, pour les numéros à l'étranger par exemple.<br />
Cet écran permet de paramétrer ou de modifier les réglages liés à la facturation dans Bourgelat. <br /><br />


• '''Communication''' : Cochez les cases souhaitées afin de choisir le type de relance à envoyer au client : par '''courrier''', '''email''' ou '''sms'''. <br />
==Paramètres de facturation==


• '''Code''' : vous y trouverez le code du client. Ce code est affecté à la création de la fiche, dans des circonstances normales, il ne doit pas être modifié.<br />
• '''Nombre d'exemplaires de facture imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre d'exemplaires de factures imprimés par défaut<br />
Le petit cadenas à côté du code client empêche toute modification accidentelle du code. Une fois qu'un code est attribué, il ne doit plus être modifié.<br /><br />
• '''Nombre de récapitulatifs imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre de récapitulatifs de factures imprimés par défaut<br />
• '''Proposer systématiquement l'impression des factures au format résumé''' : lorsque vous cochez cette case, vous obtenez la possibilité d'imprimer un “résumé” ou “relevé” de facture, c'est à dire une impression qui regroupe les factures non réglées du client, sur la période que vous indiquez. Vous obtenez cette impression par le bouton '''Relevé''' que vous trouvez sur la fiche du client, dans la liste des factures <br /><br />
• '''Impressions par séries de ... suivies de ... secondes de pause ''' : vous pouvez définir combien de factures seront imprimées sur une période de temps donnée<br />
• '''Échéance par type de client''' : ce cadre permet de paramétrer les différentes périodes d'échéance en fonction du type de client <br />
• '''Pied de la facture''' : saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le pied de toutes vos factures. Vous disposez de 2 lignes de texte, la zone imprimable étant limitée. Exemple : “Membre d'une association de gestion agréée, le règlement par chèque est accepté” <br /><br />


• '''Type client''' : ce champ permet d'indiquer si le client est de type Rural, Canin, Équin ou Référé <br />
==Facture imprimée==


• '''Classe''' : vous pouvez indiquer une catégorie de client pour affiner vos définitions de type de client au-delà des 4 choix de base disponibles. Un client peut être Canin, Equin, Référé ou Rural.<br />
• '''Ne pas imprimer les sous totaux''' : si cette case est cochée, les sous-totaux des actes et des produits par consultation ne seront pas imprimés sur la facture <br />
• '''Tracer un trait entre chaque consultation''' : une fois cette case cochée, les différentes consultations présentes sur une même facture seront séparées par un trait horizontal <br />
• '''Imprimer le nom des animaux sur les factures''' : si votre facture concerne un seul animal, son nom sera affiché en haut de la facture. Si votre facture concerne plusieurs animaux, le nom et le numéro de tatouage figurent sur chaque ligne, afin de différencier les actes et les produits liés à chacun des animaux.<br /><br />
• '''Imprimer les prix nuls sur les factures''' :  lorsque cette case est cochée, si votre facture contient des actes ou des produits dont le prix est nul, ce prix sera affiché à 0,00. Si cette case est décochée et que votre facture contient des lignes au prix nul, aucun chiffre ne paraîtra dans la colonne du prix <br /><br />
• '''Imprimer le délai d'attente sur factures''' : lorsque cette case est cochée, et que vous facturez des produits contenant un délai d'attente (champ “Délai d'attente” de la fiche du produit), ce délai sera imprimé sur la facture après le nom du produit. <br /><br />
• '''Trier le contenu des factures par animal''' : cocher cette case permet de trier le contenu de la facture en fonction de chaque animal
<br /><br />


• '''Adressé par''' : le nom du référant <br />
==Pénalités de retard et escomptes==
 
• '''Siret''' : le numéro de Siret du client peut être saisi dans ce champ <br /><br />
 
 
Après avoir créé une fiche client, vous pouvez à tout moment modifier les champs de cette fiche.<br />
Si vous modifiez le nom ou l'adresse, les nouvelles fiches de consultation ainsi que les recettes et les factures prendront en compte les modifications, mais les fiches préalablement créées, notamment les factures, conserveront les anciennes informations.<br /><br />
Vous ne devez en aucun cas modifier le code du client. En effet, les liens entre la fiche du client et les fiches des animaux, les recettes, les consultations et les factures se font via ce code. Si vous le modifiez, le client n'aura plus aucun animal, aucune consultation, recette ou facture. Cela ne veut pas dire que ces dernières seront supprimées, mais elles n'auront plus de lien avec la fiche du client.<br /><br /><br />
 
==Spécificités rurales==
 
• '''Effectif / nb. d'animaux en prophylaxie''' : dans un fonctionnement équin, il s’agit du nombre d'animaux présents chez le client. Ce champ est intéressant si vous ne créez pas une fiche animal par cheval. Dans un fonctionnement rural, la fonction peut être similaire, ou n’indiquer que le nombre d'animaux étant en prophylaxie dans le troupeau.<br />
• '''Choix de tarif''' : si vous utilisez les tarifs de produits multiples, indiquez le numéro du taux de vente qui sera pris en compte lors du calcul du prix du produit pour ce client.<br /><br />
Pour que les tarifs multiples soient utilisables, vous devez :<br /><br />
- indiquer des taux de vente multiples dans les fiches des produits<br />
- cocher les cases '''Proposer 10 taux de marge par produit''' dans l’onglet '''Paramètres''', puis sur le bouton '''Tarifs'''<br /><br />
• '''Type de production''' : indiquez ici le type de production, par exemple "Laitier". <br /><br /><br />
 
==La partie Gestion de la fiche client==
[[Image:GestionClient.png|400px|thumb|right| La partie gestion de la fiche client]]
===Comptabilité / Facturation===
• '''Compte comptable''' : si vous utilisez une comptabilité externe à Bourgelat, vous pouvez indiquer ici le numéro du compte correspondant à ce client dans votre comptabilité. Pour les comptes clients commençant par 41 dans le Plan Comptable Général, il vous suffit d'indiquer le complément, 41 précédant le numéro inscrit.<br />
• '''N° de TVA''' : entrez le numéro de TVA intracommunautaire du client (pour les clients en disposant, par exemple les EARL) qui sera inscrit sur les factures conformément à la législation.<br />
• '''Échéance des factures''' : Il s'agit de la date d'échéance à faire apparaître sur les factures des clients en prélèvement, vous pouvez par exemple saisir le 15 de mois, ou cocher la case permettant de sélectionner une échéance à la fin du mois courant.<br />
• '''Ne pas appliquer d'agios''' : une fois cette case cochée, les agios ne seront pas calculés pour ce client, et ce quelles que soient les circonstances.<br />
• '''Ne pas appliquer d'escompte''' : une fois cette case cochée, les escomptes ne seront pas calculés pour ce client, et ce quelles que soient les circonstances.<br />
• '''Kilométrage''' : vous pouvez indiquer ici le nombre de kilomètres que vous devez parcourir en déplacement pour parvenir chez le client. Incluez le retour si vous n’effectuez pas de circuit vous évitant de revenir au cabinet entre deux visites. Pour que ce kilométrage soit pris en compte, il faut que la case '''Déplacement''' soit cochée et le prix au kilomètre indiqué dans la fiche de l’acte.<br />
• '''Banque''' : ce champ permet de renseigner la banque du client. <br />
<br />
===Prélèvement===
• '''Prélèvement automatique pour ce client''': Si votre client demande à vous payer par prélèvement automatique, vous devez cocher cette case et remplir les informations suivantes.<br />
• '''Praticien''' : Le nom indiqué dans ce champs apparaîtra sur les recettes en prélèvement.<br />
• '''Max prélevé le X du mois''': Vous pouvez indiquer ici le montant maximum a prélever pour ce client ainsi que la date du prélèvement.<br />
• '''Factures concernées''' : Vous pouvez choisir de régler les factures les plus anciennes, ou la facture la plus récente.<br />
• Pour qu'un client soit prélevé, vous devez également renseigner les informations bancaires de celui-ci telles que la '''banque''', le '''numéro de comte''', '''l'IBAN''', etc...<br /><br /><br />
 
==Observations et somme due==
[[Image:ObservationNF.png|450px|thumb|right|La partie observations]]
Dans cette partie se trouvent rassemblées les observations que vous souhaitez voir apparaître, éventuellement en alerte à l'ouverture de la fiche du client en cochant la case '''Alerte''', ainsi que des informations comptables.<br />
===Section observations===
Vous pouvez entrer du texte libre, qui, si vous cochez la case '''Alerte''', apparaîtra en surimpression à l'ouverture de la fiche de ce client. Ce procédé vous imposera de cliquer sur '''Ok''' à l'affichage de l'alerte, après que vous en ayez pris connaissance.
 
<br />
 
===Comptabilité===
• '''% actes''', '''% produits''' et '''% aliments''' : entrez ici les éventuels pourcentages de réduction à appliquer à tous les actes et produits prescrits pour ce client. Ceux-ci sont appliqués globalement, à toutes les consultations.<br />
• '''Avoir disponible''' : ce montant indique la somme des avoirs disponibles pour le client. <br />
• '''En cours (cs)''' : il s’agit de la somme des impayés des consultations du client. <br />
• '''Somme due (fact)''' : il s'agit de la somme des impayés des factures du client. <br />
• '''Relances...le...''' : indique le nombre de relances d'impayés que ce client a déjà reçu ainsi que la date de cette dernière relance adressée au client.<br /><br />
 
Une courbe représentant l'évolution du chiffre d'affaire du client au fil des années (et des mois, en cliquant sur la courbe pour afficher le détail) et également présente à l'écran. <br />
 
Enfin, vous pouvez cacher ces informations, par exemple si votre client peut avoir accès à votre écran. Pour cacher ces informations ou les faire réapparaître, cliquez sur l'icône [[Fichier:client_cacher.png|17px]].


• '''Appliquer des agios de...''' : ce pourcentage sera celui pris en compte pour le calcul du montant des agios. Le montant des agios est égal à ce pourcentage du montant impayé des factures <br />
• '''à partir d'un montant de facture de...''' : montant minimal devant être dû pour conduire à la création d'un agio. Si cette somme minimale n'est pas atteinte, les agios ne seront pas calculés<br />
• '''Systématiquement''' : lorsque le programme détecte que les conditions nécessaires à la création d'une consultation d'agios sont remplies, si cette case est cochée, les agios seront automatiquement créés, sans vous demander de valider. Sinon il vous sera demandé confirmation de la création de cette consultation d’agios <br /><br />
• '''Montant minimum des pénalités de...''' : si le montant calculé des agios est inférieur à ce montant minimal, alors le montant des agios est forcé à ce montant minimal. Les agios ne seront donc jamais inférieurs au montant minimal que vous spécifiez <br /><br />
• '''Délai de grâce''' : lorsque vous utilisez les agios, vous devez spécifier un délai de grâce avant que ces agios ne soient pris en compte. Un délai de grâce minimal et incompressible de 30 jours s’ajoute au nombre de jours que vous spécifiez<br /><br />
• '''Nom du praticien sur la consultation d'agios''' : le nom du praticien qui sera utilisé pour créer la consultation spécifique<br /><br />
• '''Délai''' : indiquez le nombre de jours ouvrant droit à un escompte. Si le règlement de la facture a lieu dans les délais (date de la facture + délai de règlement), une consultation d'escompte sera créée. Si vous n'indiquez rien, l'escompte sera pris en compte si le client règle son dû le jour de la création de la facture. L’escompte ne diminue pas le montant de la facture payée mais crée une consultation d’escompte <br /><br />
• '''Taux''' : il s'agit du pourcentage de la somme réglée permettant de calculer le montant de l'escompte accordé<br />
• '''Transfère automatique des recettes bancaires...''' : en cochant cette case, l'impression des bordereaux transfert automatiquement les recettes bancaires en banque<br />
<br /><br />
<br /><br />


=Les boutons=
=Le réglage de la comptabilité=


[[Fichier:BoutonsDroite.png|125px|thumb|left|]]
[[Fichier:EcranNF7.png|400px|thumb|right| Le réglage de la comptabilité]]


La fiche des clients comporte également 5 boutons se situant en haut à droite de l'écran : <br /><br />
La fenêtre ayant pour intitulé '''Réglage de la comptabilité''' permet de définir les différentes informations comptables nécessaires à l'enregistrement des informations afin de faciliter les exports vers les logiciels de comptabilités externes. <br /><br />


• '''Photos''' : il est possible de rajouter des images ou des PDF dans le dossier du client en cliquant sur ce bouton. Un clic sur le bouton '''+''' situé en bas à droite de l'écran permet alors de sélectionner le document à intégrer. Une date, un titre et un commentaire peuvent alors être saisis pour compléter le tout. <br /><br />
• '''Format d'exportation''' : vous y spécifiez le logiciel de comptabilité utilisé, parmi les suivants : ABC 2035, API, Ciel Compta générale, Ciel Compta libérale, ComptaMust, EBP, Fiducial, Haffid, Quadratus et Sage. Cette liste peut évoluer si nous ajoutons de nouveaux logiciels en fonction de vos demandes<br />
• '''Rappels''' : ce bouton liste tous les rappels prévus pour le client. Il peut s'agir des rappels de vaccinations pour ses animaux, ou même des rappels marketing concernant les produits qui lui ont été vendus. <br /><br />
Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité externe, vous devez indiquer “'''intégrée Bourgelat”'''<br /><br />
• '''Rendez-vous''' : en cliquant sur ce bouton, vous arriverez sur une fiche de rendez-vous. Il vous suffit de préciser la date, l'heure et éventuellement des précisions sur le motif du rendez-vous. Une petite bulle avec un nombre à droite du bouton permet également de voir le nombre de rendez-vous à venir prévus pour ce client. Passez la souris sur cette bulle afin de voir la date et l'heure de ces rendez-vous. <br /><br />
• '''Compta. générale''' : si cette case est cochée, vous utilisez un logiciel de comptabilité générale et les exports réalisés contiendront donc les consultations en plus des recettes afin que vos comptes clients soient équilibrés<br />
• '''Salle d’attente''' : en cliquant sur ce bouton, vous placez le client dans la salle d’attente ; vous créez dès lors un nouveau rendez-vous dont la date de rendez-vous, l’heure du rendez-vous et l’heure d’arrivée sont automatiquement ajustées aux valeurs en cours. Vous pouvez alors spécifier quel animal est concerné, le type de rendez-vous, etc...<br /><br />
• '''Journal des ventes''' : indiquez le libellé du journal des ventes de votre logiciel externe. Par exemple, indiquez “'''VE'''” si vous utilisez un logiciel Sage. Ce champ n’est pas utilisé avec la comptabilité interne à Bourgelat <br /><br />
• '''Dernière consult.''' : ce bouton permet d'ouvrir la dernière consultation du client. <br /><br />
• '''Compte Client par défaut''' : si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, indiquez ici le compte client par défaut du plan comptable de ce logiciel<br /><br />


=Les listes=
==L'onglet ventes==


[[Fichier:ListeBoutons.png|125px|thumb|left|]]
• '''Libellé Bourgelat''' : indiquez le nom de votre compte. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, le libellé doit être EXACTEMENT identique entre les deux logiciels<br />
Pour ajouter un animal, une consultation, une recette, un devis ou une facture vous devez sélectionner la liste correspondante avant de cliquer sur le bouton [[Fichier:client_bnt_1.png]]
• '''Octroi''' : il s’agit de l’Octroi de Mer, une taxe qui ne s’applique que dans les DOM/TOM. N’entrez rien dans cette case si vous n’êtes pas soumis à cette taxe.<br />
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
• '''Compte''' : vous devez spécifier un compte pour les catégories Honoraires et Vente. Ces catégories sont utilisées pour la ventilation de vos consultations et recettes <br />
• '''Imprimé sur les livres ventilés''' : lorsque cette case est cochée, la colonne apparaîtra dans les livres ventilés, de recettes et de consultations. Les livres ventilés peuvent contenir 5 colonnes différentes <br /><br />


==Liste des animaux==
==L'onglet comptes financiers==
[[Image:EncadreClient.png|550px|thumb|right|La liste des animaux]]


Vous y trouverez la liste des animaux du client. Sur cette liste, vous trouverez:<br /><br />
Sur cet onglet, vous spécifiez les comptes bancaires à utiliser dans le logiciel. Vous disposez automatiquement d’un compte Caisse, et d’au moins un compte bancaire <br /><br />
• '''le nom''' de l'animal<br />
• '''Libellé Bourgelat''' : il s’agit du nom du compte tel qu’il apparaîtra dans le module de Comptabilité intégré à Bourgelat. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, les intitulés doivent être identiques <br />
• son '''espèce'''<br />
• '''Compte''' : vous devez indiquer le numéro de votre compte financier. Si vous utilisez la comptabilité interne à Bourgelat, ce champ peut rester vierge <br />
• sa '''race'''<br />
• '''Banque par défaut''' : cocher cette case signifie que le compte sélectionné est votre compte banque par défaut <br />
• la '''date de dernière consultation''' le cas échéant<br />
• ''' Journal''' : indiquez ici le journal de votre logiciel de comptabilité externe correspondant au compte financier. Par exemple, CA pour caisse, ou BA pour banque <br /><br />
• si cet animal est '''décédé'''<br />
• les premiers mots de '''l'observation''' que vous avez indiqué dans la fiche animal. Si vous avez indiqué qu’il s’agissait d’une alerte, la case '''Alerte''' sera cochée.<br /><br />
Pour accéder à une fiche animal, vous devez double-cliquer sur la ligne qui porte son nom. La fiche correspondante sera alors ouverte.<br /><br />


Vous pouvez cocher la case "'''Ne pas afficher les animaux décédés ou cédés'''" si vous ne souhaitez pas qu'ils apparaissent dans la liste.
==L'onglet TVA vente==
<br />
<br />
<br />
<br />


==Liste des consultations==
Les paramètres des comptes de TVA sont regroupés sur cet onglet. Vous devez spécifier un compte de TVA par taux. <br /><br />
[[Image:ListeConsultNF.png|550px|thumb|right|L'onglet des consultations]]
• '''Libellé Bourgelat''' : Ce libellé doit être unique mais il importe peu ici, puisque seul le taux apparaît sur les autres écrans du logiciel <br />
[[Image:BO SolderCpte.PNG|250px|thumb|right|Solder le compte d'un client]]
• '''Taux''' : indiquez ici le taux de TVA que vous souhaitez attribuer à cette ligne <br />
• '''Compte''' : indiquez ici le compte Export de votre logiciel de comptabilité externe <br />
• '''TVA défaut''' : vous pouvez spécifier UN compte qui sera choisi par défaut lors de la création de nouvelles fiches d’acte ou de produit <br />
• '''Taux de TVA utilisé''' : si la case est décochée, le taux ne figurera pas dans la liste des taux de TVA proposés dans une fiche d’acte ou de produit <br />


Cette liste comprend, triées par ordre chronologique, toutes les consultations effectuées pour le client.<br />
'''/!\''' Le taux de TVA des lignes de consultations passe automatiquement à 0 si le client n’est pas résidant en France '''/!\''' <br /><br />
Si vous cochez la case '''Cacher réglées''', uniquement les consultations non réglées apparaîtront dans la liste, ce qui permet un contrôle plus aisé des sommes dues par le client.<br /><br />
La case '''Cacher avoirs''' permet de masquer les lignes d'avoirs de la fiche du client. <br /><br />
L'icône de l'imprimante vous permet d'imprimer la liste des consultations telle qu'elle apparaît à l'écran.<br /><br />
Dans la liste, une ligne indique :<br /><br />
• la '''date de la consultation'''<br />
• l''''action''' de cette consultation : '''Honoraires''' ou '''Vente''' de produits<br />
• le '''praticien''' ayant effectué cette consultation<br />
• le '''nom du client'''<br />
• le '''montant total de la consultation'''<br />
• le '''reste dû''' pour cette consultation, le cas échéant<br />
• Les colonnes '''Réglé''' et '''Facturé''' vous permettent de visualiser si une consultation est intégralement réglée, ou si elle est facturé.<br />
<br />
Vous pouvez modifier le tri par défaut, en cliquant sur le titre d'une colonne.<br />
 
Sous cette liste se trouve la somme des montants des consultations ainsi que le total des restes dûs des consultations, qui doit être égal à la somme due.<br />
Si vous double-cliquez sur une ligne de consultation, cette dernière s'affiche à l'écran. Vous pouvez alors y effectuer des corrections si besoin, avec quelques limitations cependant :<br /><br />
• vous ne pouvez modifier le code du client<br />
• si la consultation est facturée, vous ne pouvez pas modifier celle ci, il faut auparavant supprimer la facture existante<br />
• si la consultation a été partiellement ou totalement réglée, vous ne pouvez modifier le montant total de la consultation. Ces limitations s'appliquent naturellement aux consultations auxquelles ont déjà été imputées un ou plusieurs règlements<br /><br />
 
Un bouton '''Solder''' est également présent sur cet écran. Si la fiche du client présente une somme due que votre client ne vous réglera pas et que vous avez décidé de passer cette somme due aux pertes et profits, vous pouvez solder la fiche du client en cliquant sur ce bouton.<br />
Lorsque vous soldez, vous créez une fiche d'opérations diverses, d'un montant égal à la somme due, qui va régler les consultations en souffrance.<br /><br /><br />
 
==Liste des recettes==
[[Image:OngletRecettes.png|450px|thumb|left|L'onglet des recettes]]
[[Image:BO EcranRecette.PNG|350px|thumb|right|L'écran d'une recette]]
 
Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, toutes les recettes du client.<br /><br />
Chacune des lignes affiche le montant de la consultation, sa date, et le montant de la recette imputé à la consultation.<br />
En double-cliquant sur la ligne de la recette souhaitée, la fiche recette détaillée apparaît à l'écran.<br /><br/>
Pour créer un nouveau règlement, cliquez sur le bouton '''+1''' situé à gauche de l'onglet '''Recettes'''.
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br /><br /><br /><br /><br /><br />
 
==Liste des devis==
[[Image:OngletDevis.png|400px|thumb|left|L'onglet des devis]]
[[Image:EcranDevis.png|400px|thumb|right|L'écran d'un devis]]


==L'onglet dépenses==


Cet onglet est sans objet si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Sinon il est possible de modifier ou d'ajouter des lignes de dépense dans Bourgelat. <br /><br />
• '''Libellé Bourgelat''' : le logiciel Bourgelat est livré avec un certain nombre de lignes déjà créées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à votre convenance <br />
• '''Compte''' : le numéro du compte de dépense
<br /><br />
<br /><br />
Vous trouverez dans cette liste, triées par ordre chronologique, tous les devis du client.<br /><br /><br /><br /><br />
En double-cliquant sur la ligne d'un devis, il est possible de : <br /><br />
• modifier celui-ci en ajoutant ou supprimant des actes et des produits <br />
• imprimer le devis <br />
• convertir le devis en consultation quand celui-ci est accepté par le client<br />
• ajouter un commentaire dans le devis qui apparaitra à l'impression de celui ci
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
==Liste des factures==
[[Image:ListeFactureNF.png|550px|thumb|right|Onglet factures]]
Cette liste regroupe toutes les factures du client.<br /><br />
Chacune des lignes regroupe les informations suivantes : <br /><br />
• le '''numéro''' de facture<br />
• la '''date''' de la facture<br />
• le '''total TTC''' de la facture<br />
• une colonne indiquant si cette facture est '''réglée''' ou non . Si une facture n'est que partiellement réglée, la facture ne sera pas considérée comme réglée<br />
• le '''titre''' de la facture, qui donne des renseignements sur le nombre de consultations facturées par la facture en question. Par exemple :<br /><br />
- '''Consultation du 13/06/2017''' : cette facture ne concerne qu'une seule consultation en date du 22/03/2017.<br />
- '''Facture des actes effectués du 01/03/2017 au 08/03/2017''': cette facture regroupe toutes les consultations effectuées durant la période indiquée.<br /><br />
En bas de l'écran, deux boutons vous permettent d'imprimer des documents relatifs aux factures : <br />
• '''Récapitulatif''' : Permet d'imprimez le récapitulatif des factures non réglées sur une période à définir, c'est à dire un listing des impayés des factures comprenant la date, le montant impayé par facture et le montant total.<br /><br />
• '''Relevé''' : Permet d'imprimez un document regroupant l'ensemble des factures déjà imprimées durant une période spécifiée. Ce document n'apparaîtra qu'à l'impression, pas dans la liste de factures.<br /><br /><br />
Si vous cochez la case '''Cacher réglées''', uniquement les factures non réglées apparaîtront dans la liste, ce qui permet un contrôle plus aisé des sommes dues par le client.<br />
La case '''Cacher avoirs''' permet de masquer les factures d'avoirs de la fiche du client. <br /><br /><br />
===Envoyer des factures par mail===
<br />
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Le paramétrage
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[[Image:PDFCreatorMenu.PNG|300px|thumb|left|Le logiciel PDF Creator]]
[[Image:EcranEnrAuto.PNG|350px|thumb|right|Le menu Enregistrement automatique]]
Il est possible d'envoyer les factures de vos clients par mail. <br /><br />
Sur '''Mac''', cette fonctionnalité ne nécessite aucun paramétrage supplémentaire. <br />
sur '''PC''', il est nécessaire d'installer et de paramétrer au préalable '''PDFCreator''', que vous pouvez télécharger en cliquant [http://dl.mustinfo.com/bourgelat/PDFCreator-1_7_3_setup.exe ici].<br /><br />
Une fois PDFCreator installé, ouvrez le grâce à son raccourci sur votre bureau. Cliquez sur le menu "'''Imprimante'''", puis sur "'''Options'''" afin d'afficher l'écran de paramétrage. <br /><br />
Cliquez sur le bouton "'''Enregistrement automatique'''" à gauche de l'écran et assurez vous de renseigner les champs suivants : <br /><br />
- Cochez la case "'''Utiliser l’enregistrement automatique'''" <br />
- Dans "'''format d’enregistrement automatique'''", sélectionnez '''PDF''' <br />
- Le champ "'''Nom de fichier'''" doit afficher '''<DocumentFileName>'''. Si ce n’est pas le cas, effacez le contenu du cadre et dans la partie "'''Ajouter un suffixe au nom de fichier'''", cliquez sur '''<DocumentFileName>'''. <br />
- Cochez la case "'''Utiliser ce répertoire pour l’enregistrement automatique'''". Vous devez également sélectionner le dossier "'''pdfcreator'''" qui se trouve dans le dossier « Documents » de l’utilisateur de la session en cours. <br />
Il est possible que le dossier en question n'existe pas, il vous faudra alors le créer manuellement au chemin par défaut suivant : C:\Utilisateurs\<NomDeLaSession>\Documents\pdfcreator .<br /><br />
Cliquez sur le bouton '''Enregistrer''' afin de valider les modifications apportées. <br /><br /><br /><br />
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L'envoi des factures
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[[Image:BoutonEnvoiMail.PNG|150px|thumb|left|Le bouton Envoyer par mail]]
[[Image:FenetreEnvoiFact.PNG|400px|thumb|right|L'écran d'envoi des factures par mail]]
Assurez vous que l'adresse e-mail du client soit bien renseignée dans sa fiche, et que la case "'''e-mail'''" soit bien cochée. <br /><br />
Double cliquez sur la facture que vous souhaitez envoyer, et cliquez sur le bouton "'''Envoyer par mail'''" situé en bas de la fenêtre. <br />
L'écran suivant permet de finaliser l'envoi de la facture en modifiant, si vous le souhaitez, le titre et le contenu du message qui sera envoyé en même temps que la facture. <br />
Un clique sur le bouton '''Envoyer''' permet d'envoyer le mail au client.
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
==Liste des produits vendus==
[[Image:OngletVendus.png|550px|thumb|right|Onglet produits vendus]]


Le bouton '''Produits vendus''' affiche deux tableaux : <br />  
==L'onglet TVA dépenses==
Si vous utilisez la comptabilité intégrée à Bourgelat, vous devez spécifier dans cet onglet les taux de TVA qui s’appliqueront aux dépenses.<br /><br /><br /><br />


• Le tableau de gauche affiche tous les produits vendus pour ce client à l’exception des aliments <br />
=Le réglage des consultations=
• Le tableau de droite affiche tous les aliments vendus pour ce client. <br /><br />


Cliquer sur le bouton '''Liste''' en bas de la fenêtre permet d'imprimer la liste des produits vendus pour ce client.
[[Fichier:EcranNF8.png|400px|thumb|right|Le réglage des consultations]]
<br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />


==Liste des opérations diverses==
Cet écran vous permet de paramétrer vos consultations dans le logiciel Bourgelat afin qu'elles correspondent à vos besoins. <br /><br />


Toutes les opérations diverses créées par le bouton '''Solder''' à partir de la liste des consultations apparaîtront sur cet écran.
==Paramètres des consultations / ventes==


<br /><br /><br /><br /><br /><br />
• '''Enregistrer le nom du responsable des impayés''' : si cette case est cochée et qu'une consultation est créée sans règlement immédiat, le nom du responsable de l'impayé sera demandé <br /><br />
• ''' Afficher le Prix HT dans les lignes de consultations et les devis''' : les prix sont affichés en hors taxes dans vos consultations et vos devis. Ce paramètre est utilisé par les vétérinaires dont la clientèle est majoritairement rurale <br /><br />
• '''Autoriser la création de fiche client depuis la consultation directe''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de client inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche client<br /><br />
• '''Autoriser la création des actes et médicaments dans les consultation''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de médicament ou d'acte inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche <br /><br />
• '''Autoriser le regroupement des vaccins à l'issue d'une consultation''' : lorsque vous prescrivez des actes occasionnant un rappel, comme des actes de vaccination, un rappel est automatiquement ajouté à la fiche animal afin qu'un courrier de rappel puisse être envoyé au client concerné. <br />
Lorsque cette case est cochée, les multiples actes de vaccination que vous prescrivez au cours d'une seule consultation généreront un rappel unique dans la fiche de l'animal. Si cette case n'est pas cochée, une ligne de rappel par acte pourra être générée. Il vous sera demandé quelle méthode vous préférez. <br /><br />
• '''Utiliser la saisie directe par touche de fonction''' : cette case cochée, l’utilisation des touches F1, F2 et F3 dans une consultation vous permettront de saisir directement une ligne dans votre consultation <br />
• ''' Rechercher si le nom des actes et des produits contient la valeur saisie''' : cocher cette case permet de rechercher dans une consultation un produit ou un acte en se basant sur l'intégralité du libellé de celui ci, et pas seulement sur le début de son nom <br /><br />
• ''' TVA à 0 pour les clients étrangers''' : en cochant cette case, les clients qui résident en dehors de la France se verront automatiquement appliqués une TVA à 0 <br />
• ''' Arrondis général sur...''' : vous pouvez choisir si l'arrondis de vos consultations doivent se faire sur le prix HT ou TTC <br />
• '''Arrondir les totaux des consultations''' : vous pouvez demander un arrondi sur les totaux des consultations à l'euro inférieur, aux 10 centimes inférieurs, aux 10 centimes les plus proches ou aux 10 centimes supérieurs. Cet arrondi est effectué en modifiant ponctuellement le prix de vos actes et médicaments prescrits <br /><br />
• '''Imprimer le numéro de facture sur les livres de vente''' : cocher cette case permet d'imprimer le numéro des factures à l'impression des livres de vente <br />
• '''Utiliser des certificats sanitaires préimprimés''' : cocher cette case si vous utilisez des certificats sanitaires préimprimés <br /><br /><br />


=Rechercher les clients=
==Ordonnances==


[[Fichier:BO BoutonRech.PNG|150px|thumb|left|Le bouton de recherche]]
• '''Imprimer l'en-tête de la clinique sur les ordonnances A4''' : une fois cette case cochée, votre en-tête sera imprimé sur les ordonnances qui ne sont pas au format 4DWrite<br />
[[Fichier:recherche_client.png|350px|thumb|right|L'écran de recherche des clients]]
• '''Afficher le dialogue avant chaque impression''' : en cochant cette case, vous verrez s’afficher la fenêtre de paramètres de votre imprimante avant chaque impression de facture ou d’ordonnance. Cette fenêtre diffère pour chaque type d’imprimante.<br />
Vous pouvez généralement y choisir : une sortie au format portrait ou paysage, la qualité de l’impression, une impression à l’écran avant l’impression définitive, parfois en recto-verso... <br /><br />
• '''Imprimer la mention "Renouvellement interdit" sur toutes les ordonnances''' : les ordonnances porteront la mention "Renouvellement interdit”<br />
• '''Exemplaires imprimés par défaut''' : entrez le nombre d’exemplaires de factures et d’ordonnances qui seront imprimés par défaut <br />
• '''Imprimer le numéro de lot sur les ordonnances''' : vous pouvez choisir si vous souhaitez que les numéros de lot apparaissent sur les ordonnances pour les '''clients ruraux''', pour '''tous les clients''', ou '''jamais''' <br /><br />
• '''Pied d'ordonnance''' : Vous disposez de quelques lignes de texte libre pour saisir un pied d’ordonnance, vous pouvez par exemple y faire figurer les mentions légales <br /><br />


Depuis l’onglet '''Activité''', cliquez sur la loupe devant l’icône client. Vous pourrez alors choisir une recherche sur les clients, ou sur les animaux.  <br />
==Certificats de vaccination antirabique (remplacé par le passeport)==
La fenêtre de recherche détaillée apparaît ensuite à l'écran. <br /><br /><br /><br /><br /><br /><br /><br />
• '''Utiliser des certificats rage préimprimés''' : si vous souhaitez imprimer vos certificats de vaccination sur des modèles préimprimés et prénumérotés, cochez cette case<br />
• '''Imprimer un seul certificat de vaccination antirabique et garder une trace''' : si cette case est cochée, le bouton Historique CERFA devient actif. Votre certificat est imprimé en un seul exemplaire et une copie est conservée dans le logiciel. Si ce bouton n’est pas coché, le certificat est imprimé en deux exemplaires, à charge pour vous de conserver l’une des copies papier <br /><br />
• '''Echelle (en %), Marge gauche, Marge haut''' : vous pouvez modifiez certaines valeurs de paramétrage d'impression concernant les certificats dans ces champs <br /><br /><br /><br /><br />


==Critères de recherche==
=L'écran de connexion=


A l’aide de l'écran de recherche des clients, vous pouvez obtenir des listes de clients sélectionnés selon des critères poussés :<br /><br />
[[Fichier:EcranNF10.png|300px|thumb|left|Le choix du site]]
• '''Nom''' : entrez une partie du nom du client. Vous obtiendrez tous les clients dont le nom commence par les caractères indiqués.<br />
[[Fichier:EcranNF9.png|350px|thumb|right|L'écran de connexion]]
• '''Animal''' : entrez le nom d'un animal, vous obtiendrez la liste de tous les clients possédant un animal portant ce nom.<br />
• '''Vu entre le [...] et le [...]''' : entrez une période, vous obtiendrez la liste des clients dont la date de dernière consultation est comprise dans cette période.<br />
• '''Genre d'acte''' : lorsque vous créez une consultation, vous pouvez préciser le genre de la consultation. Par exemple '''vaccination''', '''visite rurale''', etc...<br />
En indiquant dans cette catégorie l'une des valeurs précédemment entrées dans les consultations, vous obtiendrez la liste des clients possédant une consultation appartenant à ce genre.<br />
• '''Espèce possédée''' : en cliquant dans le champ correspondant à ce critère, vous obtiendrez la liste des espèces existantes dans votre fichier. Vous pourrez alors obtenir la liste des clients possédant au moins un animal de cette espèce.<br />
• '''Type de client''' : vous permet de lister les clients selon qu'ils soient '''Canin''', '''Equin''', '''Référé''' ou '''Rural'''.<br />
• '''Somme à facturer [...] du [...] au [...]''' : ce critère vous permet d'obtenir une liste de clients devant être facturés sur une période donnée, par exemple pour une facturation de fin de mois.<br />
Entrez le montant minimum devant amener la facturation dans le premier champ de cette ligne. Indiquez ensuite la période durant laquelle les consultations ont été effectuées pour la facturation.<br /><br />
• '''Chiffre d'affaire > [...] du [...] au [...]''' : Permet de lister les clients ayant fait un chiffre d'affaire supérieur à la somme indiquée sur une période choisie.<br />
• '''Somme due''' : Permet d'obtenir la liste de tous les clients dont la somme due est supérieure à la somme indiquée. Une somme de 0 euros est considérée comme non prise en compte, c'est à dire que les clients n’ayant pas de somme due apparaîtront dans la liste.<br />
• '''1e visite entre le [...] et le [...]''' : la liste des clients ayant effectué leur toute première visite dans la période indiquée sera affichée.<br />
• '''Praticien habituel''' : vous pouvez indiquer dans une fiche client le nom du praticien s'en occupant habituellement. En utilisant ce critère de recherche, vous ne listerez que les clients dont le praticien inscrit dans la fiche correspond à celui que vous voulez.<br />
• '''eMail''' : si vous cliquez à droite de cette mention, un menu déroulant proposant deux choix apparaîtra : '''clients possédant un eMail''', '''clients ne possédant pas d'eMail''' ou '''blanc''' (c'est à dire "critère non pris en compte", il s'agit de la valeur par défaut).<br /><br />


Il est également possible de rechercher des clients ayant acheté, ou n'ayant pas acheté : <br />
Une fois toutes les fenêtres de paramétrages validés, un écran de choix de site apparaît si vous utilisez une version multi-sites du logiciel. Il vous faudra alors sélectionner celui sur lequel vous souhaitez vous connecter avant de cliquer sur '''OK'''. <br /><br />
 
Après ce choix, ou si vous êtes en version Mono-site de Bourgelat, une fenêtre de connexion apparaîtra. cette dernière vous permet de sélectionner l'utilisateur avec lequel vous souhaitez vous connecter. <br />
• '''Un produit''' <br />
Il vous faudra alors en sélectionner un parmi ceux créés précédemment, et saisir le mot de passe associé à cet utilisateur. <br /><br />
• '''Un type / Une classe de produit''' <br />
• '''Une activité''' <br />
• '''Entre le... et le ...''' <br />
 
<br /><br />


==La liste des clients==
Une fois la fenêtre de connexion validée, la page d'accueil de Bourgelat apparaît alors à l'écran.
La liste des clients obtenue à l’aide de la loupe, ou lorsque vous indiquez une partie du nom d’un client dans le champ '''Nom''' comporte les informations suivantes pour chacun des clients listés :<br /><br />
• '''Nom''' : le nom complet du client.<br />
• '''Prénom''' : le prénom du client.<br />
• '''Commune''' : la ville indiquée dans la fiche du client (elle reprend celle indiquée à la suite du nom, en indiquant plus de caractères si le nom et la ville sont plus grands que la largeur de la colonne).<br />
• '''Somme due''' : la somme due par le client.<br />
• '''Dernière consultation''' : la date de la dernière consultation du client, le cas échéant.<br />
• '''Facturer''' : si la case est cochée, le client sera pris en compte dans les opérations de facturation de fin de mois et d’impression de récapitulatifs de factures impayées.<br />

Version actuelle datée du 14 mars 2018 à 16:49

Le premier lancement du logiciel







La première ouverture du logiciel Bourgelat affiche une fenêtre de paramétrage obligatoire comprenant six écrans qu'il vous faudra renseigner puis valider en cliquant sur le bouton "Suivant" avant de pouvoir l'utiliser.

La création des praticiens

L'écran de création des praticiens
La fiche du praticien

Le premier écran de paramétrage concerne celui des Praticiens qui seront amenés à travailler au sein de la clinique.
Vous pouvez en ajouter un en cliquant sur le bouton Ajouter un praticien.

L'écran suivant s'ouvre alors, vous permettant de renseigner les différentes informations :

• Nom : le nom du praticien
• Prénom : le prénom du praticien
• Titre : le titre du praticien (Exemple --> Dr, ASV,...)
• Initiales : les initiales du praticien, sur deux lettres
• N° Id : il s'agit du numéro d'ordre du praticien
• Téléphone : le numéro de téléphone du praticien
• Actif : cocher cette case permet de désactiver ou non la fiche du praticien dans Bourgelat sans pour autant la supprimer
• Transférer les fiches liées vers... : en choisissant un autre praticien dans ce champ, toutes les fiches liées à ce praticien seront transférées à celui sélectionné. Cet opération n'est à réaliser que dans le cas où un praticien viendrait à cesser son activité au sein du cabinet

• Signature des ordonnances : les informations saisies dans ce champ apparaîtront en signature des ordonnances pour ce praticien
• Identifiants I-CAD : vous pouvez renseigner l'identifiant et le mot de passe de votre compte I-CAD afin d'utiliser le registre d'identification des carnivores domestiques

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton OK pour créer la fiche du praticien.


La création des utilisateurs

La fenêtre de création des utilisateurs
Les informations de l'utilisateur

Cet écran vous permet de créer des utilisateurs dans Bourgelat. Ceci permet de savoir en permanence qui est présent devant l'écran.
Vous pouvez définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur de la clinique.

Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur pour afficher l'écran permettant d'ajouter un nouvel utilisateur, ou d'en modifier un existant. Il vous faudra alors renseigner les champs suivants :

• Nom d'utilisateur : il s'agit du nom de l'utilisateur. Vous pouvez le nommer à votre convenance.
• Mot de passe : indiquez un mot de passe pour l'utilisateur
• Praticien lié : choisissez un praticien parmi ceux créés
• Compte actif : cette case permet, si un membre de la clinique venait à partir, de désactiver son compte sans pour autant le supprimer. Un utilisateur inactif ne peut accéder à l'application même en ayant les bons identifiants
• Droit(s) d'accès : vous pouvez choisir 4 droits d'accès différents parmi "Accueil", "Praticien", "Gestionnaire compta" et "Administrateur", en fonction des droits que vous souhaitez octroyer à l'utilisateur. Il est obligatoire d'avoir au moins un Administrateur parmi vos utilisateurs, ce qui correspond au droit le plus élevé donnant ainsi l'accès total au logiciel à cette personne
• Site(s) : sélectionnez le, ou les sites auxquels l'utilisateur pourra avoir accès



Les informations de la fiche client

Les informations de la clinique

L'écran suivant affiche les coordonnées de la clinique, un éventuel logo à apposer sur vos documents, ainsi que les informations légales de votre clinique. Une astérisque rouge près d'un champ signifie qu'il est obligatoire de les compléter :

• Site : le nom du site
• Nom 1 : le nom du, ou des vétérinaires
• Adresse : l'adresse du cabinet vétérinaire
• Code, ville : le code postal ainsi que le nom de la ville du cabinet
• Téléphone : le numéro de téléphone du cabinet
• SIRET : votre numéro de SIRET, sur 14 chiffres
• N° TVA Intracom : votre numéro de TVA intracommunautaire est composé des lettres FR, suivies de 11 chiffres
• RCS : le numéro RCS est le numéro d'identification unique et officiel de l'entreprise. Il est composé du numéro RCS, du numéro d'immatriculation de la ville dans laquelle a été créée la société, d'une lettre et du numéro SIREN




Le réglage de la facturation

Le réglage de la facturation

Cet écran permet de paramétrer ou de modifier les réglages liés à la facturation dans Bourgelat.

Paramètres de facturation

• Nombre d'exemplaires de facture imprimés par défaut : ce champ indique le nombre d'exemplaires de factures imprimés par défaut
• Nombre de récapitulatifs imprimés par défaut : ce champ indique le nombre de récapitulatifs de factures imprimés par défaut
• Proposer systématiquement l'impression des factures au format résumé : lorsque vous cochez cette case, vous obtenez la possibilité d'imprimer un “résumé” ou “relevé” de facture, c'est à dire une impression qui regroupe les factures non réglées du client, sur la période que vous indiquez. Vous obtenez cette impression par le bouton Relevé que vous trouvez sur la fiche du client, dans la liste des factures

• Impressions par séries de ... suivies de ... secondes de pause  : vous pouvez définir combien de factures seront imprimées sur une période de temps donnée
• Échéance par type de client : ce cadre permet de paramétrer les différentes périodes d'échéance en fonction du type de client
• Pied de la facture : saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le pied de toutes vos factures. Vous disposez de 2 lignes de texte, la zone imprimable étant limitée. Exemple : “Membre d'une association de gestion agréée, le règlement par chèque est accepté”

Facture imprimée

• Ne pas imprimer les sous totaux : si cette case est cochée, les sous-totaux des actes et des produits par consultation ne seront pas imprimés sur la facture
• Tracer un trait entre chaque consultation : une fois cette case cochée, les différentes consultations présentes sur une même facture seront séparées par un trait horizontal
• Imprimer le nom des animaux sur les factures : si votre facture concerne un seul animal, son nom sera affiché en haut de la facture. Si votre facture concerne plusieurs animaux, le nom et le numéro de tatouage figurent sur chaque ligne, afin de différencier les actes et les produits liés à chacun des animaux.

• Imprimer les prix nuls sur les factures : lorsque cette case est cochée, si votre facture contient des actes ou des produits dont le prix est nul, ce prix sera affiché à 0,00. Si cette case est décochée et que votre facture contient des lignes au prix nul, aucun chiffre ne paraîtra dans la colonne du prix

• Imprimer le délai d'attente sur factures : lorsque cette case est cochée, et que vous facturez des produits contenant un délai d'attente (champ “Délai d'attente” de la fiche du produit), ce délai sera imprimé sur la facture après le nom du produit.

• Trier le contenu des factures par animal : cocher cette case permet de trier le contenu de la facture en fonction de chaque animal

Pénalités de retard et escomptes

• Appliquer des agios de... : ce pourcentage sera celui pris en compte pour le calcul du montant des agios. Le montant des agios est égal à ce pourcentage du montant impayé des factures
• à partir d'un montant de facture de... : montant minimal devant être dû pour conduire à la création d'un agio. Si cette somme minimale n'est pas atteinte, les agios ne seront pas calculés
• Systématiquement : lorsque le programme détecte que les conditions nécessaires à la création d'une consultation d'agios sont remplies, si cette case est cochée, les agios seront automatiquement créés, sans vous demander de valider. Sinon il vous sera demandé confirmation de la création de cette consultation d’agios

• Montant minimum des pénalités de... : si le montant calculé des agios est inférieur à ce montant minimal, alors le montant des agios est forcé à ce montant minimal. Les agios ne seront donc jamais inférieurs au montant minimal que vous spécifiez

• Délai de grâce : lorsque vous utilisez les agios, vous devez spécifier un délai de grâce avant que ces agios ne soient pris en compte. Un délai de grâce minimal et incompressible de 30 jours s’ajoute au nombre de jours que vous spécifiez

• Nom du praticien sur la consultation d'agios : le nom du praticien qui sera utilisé pour créer la consultation spécifique

• Délai : indiquez le nombre de jours ouvrant droit à un escompte. Si le règlement de la facture a lieu dans les délais (date de la facture + délai de règlement), une consultation d'escompte sera créée. Si vous n'indiquez rien, l'escompte sera pris en compte si le client règle son dû le jour de la création de la facture. L’escompte ne diminue pas le montant de la facture payée mais crée une consultation d’escompte

• Taux : il s'agit du pourcentage de la somme réglée permettant de calculer le montant de l'escompte accordé
• Transfère automatique des recettes bancaires... : en cochant cette case, l'impression des bordereaux transfert automatiquement les recettes bancaires en banque


Le réglage de la comptabilité

Le réglage de la comptabilité

La fenêtre ayant pour intitulé Réglage de la comptabilité permet de définir les différentes informations comptables nécessaires à l'enregistrement des informations afin de faciliter les exports vers les logiciels de comptabilités externes.

• Format d'exportation : vous y spécifiez le logiciel de comptabilité utilisé, parmi les suivants : ABC 2035, API, Ciel Compta générale, Ciel Compta libérale, ComptaMust, EBP, Fiducial, Haffid, Quadratus et Sage. Cette liste peut évoluer si nous ajoutons de nouveaux logiciels en fonction de vos demandes
Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité externe, vous devez indiquer “intégrée Bourgelat”

• Compta. générale : si cette case est cochée, vous utilisez un logiciel de comptabilité générale et les exports réalisés contiendront donc les consultations en plus des recettes afin que vos comptes clients soient équilibrés
• Journal des ventes : indiquez le libellé du journal des ventes de votre logiciel externe. Par exemple, indiquez “VE” si vous utilisez un logiciel Sage. Ce champ n’est pas utilisé avec la comptabilité interne à Bourgelat

• Compte Client par défaut : si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, indiquez ici le compte client par défaut du plan comptable de ce logiciel

L'onglet ventes

• Libellé Bourgelat : indiquez le nom de votre compte. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, le libellé doit être EXACTEMENT identique entre les deux logiciels
• Octroi : il s’agit de l’Octroi de Mer, une taxe qui ne s’applique que dans les DOM/TOM. N’entrez rien dans cette case si vous n’êtes pas soumis à cette taxe.
• Compte : vous devez spécifier un compte pour les catégories Honoraires et Vente. Ces catégories sont utilisées pour la ventilation de vos consultations et recettes
• Imprimé sur les livres ventilés : lorsque cette case est cochée, la colonne apparaîtra dans les livres ventilés, de recettes et de consultations. Les livres ventilés peuvent contenir 5 colonnes différentes

L'onglet comptes financiers

Sur cet onglet, vous spécifiez les comptes bancaires à utiliser dans le logiciel. Vous disposez automatiquement d’un compte Caisse, et d’au moins un compte bancaire

• Libellé Bourgelat : il s’agit du nom du compte tel qu’il apparaîtra dans le module de Comptabilité intégré à Bourgelat. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, les intitulés doivent être identiques
• Compte : vous devez indiquer le numéro de votre compte financier. Si vous utilisez la comptabilité interne à Bourgelat, ce champ peut rester vierge
• Banque par défaut : cocher cette case signifie que le compte sélectionné est votre compte banque par défaut
• Journal  : indiquez ici le journal de votre logiciel de comptabilité externe correspondant au compte financier. Par exemple, CA pour caisse, ou BA pour banque

L'onglet TVA vente

Les paramètres des comptes de TVA sont regroupés sur cet onglet. Vous devez spécifier un compte de TVA par taux.

• Libellé Bourgelat : Ce libellé doit être unique mais il importe peu ici, puisque seul le taux apparaît sur les autres écrans du logiciel
• Taux : indiquez ici le taux de TVA que vous souhaitez attribuer à cette ligne
• Compte : indiquez ici le compte Export de votre logiciel de comptabilité externe
• TVA défaut : vous pouvez spécifier UN compte qui sera choisi par défaut lors de la création de nouvelles fiches d’acte ou de produit
• Taux de TVA utilisé : si la case est décochée, le taux ne figurera pas dans la liste des taux de TVA proposés dans une fiche d’acte ou de produit

/!\ Le taux de TVA des lignes de consultations passe automatiquement à 0 si le client n’est pas résidant en France /!\

L'onglet dépenses

Cet onglet est sans objet si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Sinon il est possible de modifier ou d'ajouter des lignes de dépense dans Bourgelat.

• Libellé Bourgelat : le logiciel Bourgelat est livré avec un certain nombre de lignes déjà créées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à votre convenance
• Compte : le numéro du compte de dépense

L'onglet TVA dépenses

Si vous utilisez la comptabilité intégrée à Bourgelat, vous devez spécifier dans cet onglet les taux de TVA qui s’appliqueront aux dépenses.



Le réglage des consultations

Le réglage des consultations

Cet écran vous permet de paramétrer vos consultations dans le logiciel Bourgelat afin qu'elles correspondent à vos besoins.

Paramètres des consultations / ventes

• Enregistrer le nom du responsable des impayés : si cette case est cochée et qu'une consultation est créée sans règlement immédiat, le nom du responsable de l'impayé sera demandé

• Afficher le Prix HT dans les lignes de consultations et les devis : les prix sont affichés en hors taxes dans vos consultations et vos devis. Ce paramètre est utilisé par les vétérinaires dont la clientèle est majoritairement rurale

• Autoriser la création de fiche client depuis la consultation directe : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de client inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche client

• Autoriser la création des actes et médicaments dans les consultation : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de médicament ou d'acte inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche

• Autoriser le regroupement des vaccins à l'issue d'une consultation : lorsque vous prescrivez des actes occasionnant un rappel, comme des actes de vaccination, un rappel est automatiquement ajouté à la fiche animal afin qu'un courrier de rappel puisse être envoyé au client concerné.
Lorsque cette case est cochée, les multiples actes de vaccination que vous prescrivez au cours d'une seule consultation généreront un rappel unique dans la fiche de l'animal. Si cette case n'est pas cochée, une ligne de rappel par acte pourra être générée. Il vous sera demandé quelle méthode vous préférez.

• Utiliser la saisie directe par touche de fonction : cette case cochée, l’utilisation des touches F1, F2 et F3 dans une consultation vous permettront de saisir directement une ligne dans votre consultation
• Rechercher si le nom des actes et des produits contient la valeur saisie : cocher cette case permet de rechercher dans une consultation un produit ou un acte en se basant sur l'intégralité du libellé de celui ci, et pas seulement sur le début de son nom

• TVA à 0 pour les clients étrangers : en cochant cette case, les clients qui résident en dehors de la France se verront automatiquement appliqués une TVA à 0
• Arrondis général sur... : vous pouvez choisir si l'arrondis de vos consultations doivent se faire sur le prix HT ou TTC
• Arrondir les totaux des consultations : vous pouvez demander un arrondi sur les totaux des consultations à l'euro inférieur, aux 10 centimes inférieurs, aux 10 centimes les plus proches ou aux 10 centimes supérieurs. Cet arrondi est effectué en modifiant ponctuellement le prix de vos actes et médicaments prescrits

• Imprimer le numéro de facture sur les livres de vente : cocher cette case permet d'imprimer le numéro des factures à l'impression des livres de vente
• Utiliser des certificats sanitaires préimprimés : cocher cette case si vous utilisez des certificats sanitaires préimprimés


Ordonnances

• Imprimer l'en-tête de la clinique sur les ordonnances A4 : une fois cette case cochée, votre en-tête sera imprimé sur les ordonnances qui ne sont pas au format 4DWrite
• Afficher le dialogue avant chaque impression : en cochant cette case, vous verrez s’afficher la fenêtre de paramètres de votre imprimante avant chaque impression de facture ou d’ordonnance. Cette fenêtre diffère pour chaque type d’imprimante.
Vous pouvez généralement y choisir : une sortie au format portrait ou paysage, la qualité de l’impression, une impression à l’écran avant l’impression définitive, parfois en recto-verso...

• Imprimer la mention "Renouvellement interdit" sur toutes les ordonnances : les ordonnances porteront la mention "Renouvellement interdit”
• Exemplaires imprimés par défaut : entrez le nombre d’exemplaires de factures et d’ordonnances qui seront imprimés par défaut
• Imprimer le numéro de lot sur les ordonnances : vous pouvez choisir si vous souhaitez que les numéros de lot apparaissent sur les ordonnances pour les clients ruraux, pour tous les clients, ou jamais

• Pied d'ordonnance : Vous disposez de quelques lignes de texte libre pour saisir un pied d’ordonnance, vous pouvez par exemple y faire figurer les mentions légales

Certificats de vaccination antirabique (remplacé par le passeport)

• Utiliser des certificats rage préimprimés : si vous souhaitez imprimer vos certificats de vaccination sur des modèles préimprimés et prénumérotés, cochez cette case
• Imprimer un seul certificat de vaccination antirabique et garder une trace : si cette case est cochée, le bouton Historique CERFA devient actif. Votre certificat est imprimé en un seul exemplaire et une copie est conservée dans le logiciel. Si ce bouton n’est pas coché, le certificat est imprimé en deux exemplaires, à charge pour vous de conserver l’une des copies papier

• Echelle (en %), Marge gauche, Marge haut : vous pouvez modifiez certaines valeurs de paramétrage d'impression concernant les certificats dans ces champs




L'écran de connexion

Le choix du site
L'écran de connexion

Une fois toutes les fenêtres de paramétrages validés, un écran de choix de site apparaît si vous utilisez une version multi-sites du logiciel. Il vous faudra alors sélectionner celui sur lequel vous souhaitez vous connecter avant de cliquer sur OK.

Après ce choix, ou si vous êtes en version Mono-site de Bourgelat, une fenêtre de connexion apparaîtra. cette dernière vous permet de sélectionner l'utilisateur avec lequel vous souhaitez vous connecter.
Il vous faudra alors en sélectionner un parmi ceux créés précédemment, et saisir le mot de passe associé à cet utilisateur.

Une fois la fenêtre de connexion validée, la page d'accueil de Bourgelat apparaît alors à l'écran.

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