Sauvegarde

Généralités / responsabilité

Attention : vous êtes responsable de vos données ainsi que de vos sauvegardes. Aucune perte de données liées au dysfonctionnement de votre matériel, à une mauvaise manipulation ou à un sinistre quel qu'il soit ne pourra être imputé à l'éditeur de votre logiciel. Nous vous invitons donc à réaliser des sauvegardes très régulièrement, à les conserver, à les contrôler ou à les faire contrôler fréquemment.

Un danger est vite arrivé : un incendie, un vol, une panne du serveur... autant d'exemples de situations telles qu'il peut malheureusement en arriver dans la vie. Si nous ne nous sommes pas vigilants, ce sont des jours, des semaines, voir des mois de données saisies qui peuvent être perdues.

Souvent négligée, la sauvegarde des données saisies dans Bourgelat est pourtant primordial afin de s'assurer d'être prêt en cas de soucis avec notre ordinateur principal : le serveur.

Lors de l'installation de Bourgelat sur votre poste serveur, et uniquement sur celui ci, une icône supplémentaire est en général mise en place sur le bureau de l'ordinateur. Cette icône se nomme « Sauvegarder Bourgelat ». En double cliquant dessus, l'utilitaire de sauvegarde de vos données s'ouvre à l'écran.

Au moins une ou deux lignes devraient se trouver à l'écran, chacune d'elles représentants une base de données :
L'une d'elle est constituée de votre code client Bourgelat au format « B »..suivi de 4 chiffres : il s'agit de toutes les données médicales et de clientèles que nous saisissons dans Bourgelat. Cette base de données est certainement la plus importante.
L'autre est constituée de votre code client Bourgelat au format « B »..suivi de 4 chiffres puis de la mention « Documents » : il s'agit de notre base de donées d'imagerie. Toutes les images et les PDF tels que les radios et les résultats d'analyse sont contenus à l'intérieur.

Nous avons 3 possibilités pour sauvegarder ces bases de données :
- Une sauvegarde manuelle via le bouton « En local »
- Une sauvegarde à distance via le bouton « Sur FTP Mustinfo »
- Une sauvegarde automatique en passant par le bouton « Programmation ».

Il est à noter que les sauvegardes peuvent êtres réalisées même quand Bourgelat est ouvert et utilisé sur vos ordinateurs.

Vous devez réaliser des sauvegardes de vos données aussi souvent que possible : au moins une par jour.

Sauvegarder sur Macintosh

Sauvegarde manuelle

La sauvegarde de vos données s’effectue sur le poste sur lequel les données sont installées. En réseau, il s’agit du poste Serveur. En monoposte il s’agit, comme le nom l’indique, du poste sur lequel utilisez Bourgelat.

Créer un fichier de sauvegarde

Double-cliquez sur l’icone «Sauvegarder Bourgelat» sur votre Bureau.

Cliquez une fois sur la ligne de la base à sauvegarder (il s’agit de la base que vous ouvrez habituellement, et porte votre code utilisateur) puis cliquez sur le bouton «Sauvegarder».

Il vous est demandé de créer un fichier : sélectionnez un emplacement et tapez le nom souhaité, puis cliquez sur Enregistrer.

Quelques remarques :
- il est préférable de sélectionner un emplacement facile à retenir : le Bureau, le dossier Mes Documents, ou mieux encore une clé USB (qui devra bien entendu être connectée) ;
- il est préférable de doner un nom éloquent à votre sauvegarde (exemple «Sauvegarde 01-12-2008») ;
- il est conseillé de ne pas utiliser certains caractères spéciaux comme «/» ou «\», votre système d’exploitation peut ne pas les supporter dans les noms de fichiers ;

Une fois la sauvegarde effectuée, copiez le fichier de sauvegarde sur un support amovible que vous emporterez (une clé USB est idéale). Une fois par semaine, gravez ce fichier sur un support permanent (un CD-R par exemple) que vous conserverez sans limitation de durée.

Restaurer une base

Si vous avez besoin de restaurer une sauvegarde, vous devrez vous assurer de le faire sur le poste contenant vos don- nées.

Double-cliquez sur l’icone «Sauvegarder Bourgelat» sur votre Bureau.

Appuyez sur la combinaison de touches Pomme+R (Macintosh) / Windows+R (Windows).
Un fichier vous sera demandé : sélectionnez le fichier de sauvegarde à récupérer.

La restauration renommera la base de données utilisée jusqu’à présent en y ajoutant la date d’archivage, et importera votre sauvegarde dans une base de données portant le nom de votre base utilisée jusqu’à présent.

Exemple : vous disposez d’une base de données «m0789» et vous effectuez la restauration le 19/12/2008. La restauration va renommer votre base «m0789» en «m0789_19122008», et créera une nouvelle base «m0789» dans laquelle seront importées les données de la sauvegarde.

Une fois la restauration achevée, cliquez sur «Quitter».

Sauvegarder sur PC

Installer l'utilitaire de sauvegarde

L’installation de l’utilitaire de sauvegarde sur le poste serveur est effectuée par l'équipe de Bourgelat en même temps que celle du logiciel.

La sauvegarde manuelle

Comme son nom l'indique, cette sauvegarde est à réaliser manuellement par l'utilisateur au moins une ou deux fois par semaine. Bien que plus fastidieux, cela permet de sauvegarder nos données sur un support externe comme un disque dur ou une clé USB et de pouvoir emmener ce support dans un lieu sécurisée en dehors de la clinique. Ainsi en cas de catastrophe telle qu'un incendie, nos données seront en sécurité.

Pour réaliser une sauvegarde manuelle, nous devons d'abord sélectionner la base de données à sauvegarder en faisant un clic gauche dessus, puis cliquer sur le bouton « En local ».
Une fenêtre s'ouvre alors, nous demandant à quel emplacement nous souhaitons que la sauvegarde se fasse.
Comme indiqué précédemment, pour plus de sécurité nous sélectionnons un répertoire créé sur une clé USB, puis nous cliquons sur le bouton « OK » pour lancer la sauvegarde.
Le message « Opération en cours » apparaît à l'écran le temps de la sauvegarde. Cette étape peut durer de quelques secondes à quelques dizaines de minutes en fonction de la taille de vos données.

Une fois l'opération terminée, notre sauvegarde se trouve dans le répertoire sélectionné sous forme de date et heure de la sauvegarde, suivi de notre code client Bourgelat.
Nous pouvons alors répéter l'opération pour la base de données des documents.
Nous remarquons également que la date et l'heure de la dernière sauvegarde réalisée apparaît en vert en bas de l'écran.

Veillez à ne pas laisser constamment la clé USB ou le disque dur externe branché à l'ordinateur sous peine de perdre l'intérêt de cette sauvegarde externalisée.

Sauvegarde automatique

Cette sauvegarde qui consiste à laisser le poste serveur effectuer jusqu'à deux sauvegardes par jour de vos données de manière automatique, est mise en place sur votre poste par les équipes de Bourgelat au moment de l'installation du logiciel.
Il peut être toutefois pratique de surveiller le bon fonctionnement de ces sauvegardes une fois par semaine afin de prévenir tout soucis éventuel.

Cliquons sur le bouton « Programmation » de l'outil de sauvegarde.

Dans la partie « Base de données logiciel » qui concerne la base de donnée comportant les données de clientèle et médicale nous y trouvons le nom de la base de données sauvegardée, le nombre de sauvegardes qui seront conservées avant qu'un roulement ne supprime les plus anciennes au profit des nouvelles, l'emplacement de ces sauvegardes automatiques, ainsi que une ou deux heures auxquelles les sauvegardes se feront.

Dans la partie « Base de données images» qui concerne la base de données comportant les images et les PDF intégrés dans Bourgelat nous y trouvons le nom de la base de données sauvegardée, le nombre de sauvegardes qui seront conservées avant qu'un roulement ne supprime les plus anciennes au profit des nouvelles, l'emplacement de ces sauvegardes automatiques, ainsi que l'heure à laquelle la sauvegarde se fera.

Il est également possible de renseigner une ou deux adresses mails dans la section « Notification par Email », afin d'être informé si une sauvegarde automatique ne s'est pas réalisée correctement.
Encore une fois, la date et l'heure de la dernière sauvegarde réalisée apparaît en vert en bas de l'écran.
Il n'est pas nécessaire que l'utilitaire de sauvegarde sur PC reste ouvert pour que la sauvegarde automatique puisse se faire.

En nous rendant dans le dossier dans lequel se réalisent les sauvegardes automatiques, nous pouvons nous assurer de leurs présences ainsi que de la validité de la sauvegarde en surveillant la taille de celle ci. Si elle est supérieure à 0 et qu'elle s'incrémente au fil des jours, alors la sauvegarde est valide. Dans le cas contraire, il est conseillé de contacter le support client afin de les vérifier.

Restaurer une base

Si la restauration n’est pas effectuée sur le poste local, vous devrez indiquer l’adresse IP du poste sur lequel l’effectuer. Cliquez sur Maintenance, puis sur Restaurer.

Si une base du même nom que celle à restaurer existe déjà, vous devrez renommer la base déjà présente. Certains caractères sont interdits ( ; : / \ * $ ` ‘ entre autres)