Différences entre les versions de « La consultation »

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[[Image:EcranNF1.png|650px|thumb|right|Le premier lancement du logiciel]]
[[Image:Onglet Consultation.png|650px|thumb|right|L'écran de consultation]]
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<br /><br /><br /><br /><br /><br />
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La première ouverture du logiciel Bourgelat affiche une fenêtre de paramétrage obligatoire comprenant six écrans qu'il vous faudra renseigner puis valider en cliquant sur le bouton "Suivant" avant de pouvoir l'utiliser.
<br /><br />
=La création des praticiens=


[[Image:EcranNF1.png|400px|thumb|left|L'écran de création des praticiens]]
=La création d'une consultation=
[[Image:EcranNF2.png|400px|thumb|right|La fiche du praticien]]


Le premier écran de paramétrage concerne celui des '''Praticiens''' qui seront amenés à travailler au sein de la clinique. <br />
[[Image:Onglet Consultation.png|450px|thumb|right|L'écran de consultation]]
Vous pouvez en ajouter un en cliquant sur le bouton '''Ajouter un praticien'''. <br /><br />
L'écran suivant s'ouvre alors, vous permettant de renseigner les différentes informations : <br /><br />


• '''Nom''' : le nom du praticien <br />
Il est possible de créer une nouvelle consultation à partir du [[La_fiche_client#Liste_des_consultations | bouton +1]] [[File:Bouton+1client.png]] de la fiche du client, du [[La_fiche_animal#Bouton_Nouvelle_consultation | bouton Nouvelle consultation]] de la fiche animal, ou des boutons '''Consultation directe''' et '''Vente comptoir''' de la page d'accueil du logiciel. <br /><br />
• '''Prénom''' : le prénom du praticien <br />
L'écran de consultation s'ouvre alors. La colonne de gauche de cet écran est composé de : <br /><br />
• '''Titre''' : le titre du praticien (Exemple --> Dr, ASV,...) <br />
• '''Initiales''' : les initiales du praticien, sur deux lettres <br />
• '''N° Id''' : il s'agit du numéro d'ordre du praticien <br />
• '''Téléphone''' : le numéro de téléphone du praticien <br />
• '''Actif''' : cocher cette case permet de désactiver ou non la fiche du praticien dans Bourgelat sans pour autant la supprimer <br />
• '''Transférer les fiches liées vers...''' : en choisissant un autre praticien dans ce champ, toutes les fiches liées à ce praticien seront transférées à celui sélectionné. Cet opération n'est à réaliser que dans le cas où un praticien viendrait à cesser son activité au sein du cabinet <br /><br />
• '''Signature des ordonnances''' : les informations saisies dans ce champ apparaîtront en signature des ordonnances pour ce praticien <br />
• '''Identifiants I-CAD''' : vous pouvez renseigner l'identifiant et le mot de passe de votre compte I-CAD afin d'utiliser le registre d'identification des carnivores domestiques <br /><br />


Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton '''OK''' pour créer la fiche du praticien.<br />
• l'état civil du client <br />
<br /><br />
• l'identité de l'animal <br />
• l'historique du dossier de l'animal <br /><br />


=La création des utilisateurs=
La partie de droite de la fenêtre sert de saisie à la consultation. On y trouve : <br /><br />
• le motif de la consultation et les observations <br />
• le compte rendu <br />
• l'affichage du numéro de facture et d'ordonnance si elles ont été générées. <br />
• la saisie des actes et des produits <br />
• la gestion de l'ordonnance <br />
• la saisie de règlements <br />
• les impressions <br />
• l'annulation d'une consultation <br />
 
Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton '''OK''' pour enregistrer la consultation.<br />
 
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=Le motif de la consultation et les observations=
 
[[Image:MotifNF.png|500px|thumb|left|Le motif de la consultation]]
[[Image:GlossaireNF.png|200px|thumb|right|La liste des glossaires]]
 
Il est possible de saisir un motif de consultation ainsi qu'un texte d'observation dans la zone dédiée située en haut à droite de la fenêtre. <br /><br />
Vous pouvez soit saisir le motif de la consultation à la main, soit le sélectionner parmi la liste des glossaires existants en cliquant sur l'icône en forme de triangle près du champ '''Motif'''. <br />
Il vous faut alors sélectionner '''Glossaire''', puis choisir celui que vous souhaitez utiliser.  <br />
Pour modifier la liste des glossaires ou en supprimer, il vous faut cliquer sur '''Mise à jour du glossaire'''.
 
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [[Fichier:BoutonCRNF.png]] pour créer un '''[[antecedent / compte-rendu|compte-rendu]]''' complet.
 
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=La saisie des actes=
[[Fichier:Bloc acte consult.png|vignette|530x530px|Bloc des actes dans la consutation]]
Il existe deux moyens d'ajouter un acte dans la consultation :
 
- Cliquez sur la bouton [[Fichier:FicheAnimal Consultation boutonF2.png]] ou sur la touche F2 de votre clavier pour créer une ligne d'acte vierge, tapez tout ou partie du nom de l'acte souhaité et taper sur la touche entrée pour avoir un choix d'acte.
 
- Tapez tout ou partie du nom de l'acte cherché dans le champ de recherche '''ACTE''', au fur des caractères indiquées dans votre recherche une liste de proposition sera faites. Vous n'aurez qu'à sélectionner l'acte souhaité pour créer la ligne (en cliquant dedans ou via les touches fléchées et la touche entrée).
 
 
Le tableau d'acte propose les informations suivantes :
 
- Un bouton '''X''' pour supprimer la ligne.
 
- Un bouton '''crayon''' pour accéder au détail de la ligne.
 
- Le '''libellé''' de l'acte.
 
- La '''quantité''' de cet acte.
 
- Le '''Prix Unitaire''' (HT ou TTC selon vos paramètres)
 
- Le '''pourcentage de remise''' appliqué.
 
- Le '''Prix Unitaire Net''' (Après application de la remise).
 
- Une colonne '''antécédent''' permettant de choisir si on souhaite que cet acte génère un antécédent dans la fiche de l'animal.
 
- Une colonne '''urgence''' permettant d'indiquer si c'est un acte d'urgence et le cas échéant appliquer si souhaité la majoration d'urgence au tarif de l'acte.<br />Une partie de ces champs sont modifiables en cliquant dessus dans le tableau.<br />
 
Le pourcentage de remise pour un acte peut être modifié au cas par cas sur chaque ligne en modifiant le champ '''%''', ou bien de manière globale sur toute la consultation via le champ '''Remise sur les actes'''. <br />
A chaque modification des données de ce tableau, les montants totaux sont recalculés. Ceux-ci sont indiqués non arrondis, les totaux étant arrondis uniquement à l'ouverture de l'onglet '''Règlement'''.
=La saisie des produits=
[[Fichier:Bloc produit consult.png|vignette|530x530px|Bloc des produits dans la consultation]]
 
 
Il existe deux moyens d'ajouter un produit dans la consultation :
 
- Cliquez sur la bouton [[Fichier:FicheAnimal Consultation boutonF3.png]] ou sur la touche F3 de votre clavier pour créer une ligne de produit vierge, tapez tout ou partie du nom du produit souhaité et taper sur la touche entrée pour avoir un choix de produit.
 
- Tapez tout ou partie du nom du produit cherché dans le champ de recherche '''VENTE''', au fur des caractères indiquées dans votre recherche une liste de proposition sera faites. Vous n'aurez qu'à sélectionner le produit souhaité pour créer la ligne (en cliquant dedans ou via les touches fléchées et la touche entrée).
 
 
Le tableau de prodits propose les informations suivantes :
 
- Un bouton '''X''' pour supprimer la ligne de produit.
 
- Un bouton '''crayon''' pour accéder au détail de la ligne de produit.
 
- Le '''libellé''' du produit.
 
- La '''quantité''' de ce produit.
 
- Le '''Prix Unitaire''' (HT ou TTC selon vos paramètres)
 
- Le '''pourcentage de remise''' appliqué.
 
- Le '''Prix Unitaire Net''' (Après application de la remise).
 
- Le N'''uméro de lot''' indiquant le numéro de lot sélectionné pour ce produit.
 
- La date de '''Péremption lot''' qui est remplie selon le choix du lot.
 
- Une colonne '''Administré''' permettant d'indiquer si le produit a été administré à l'animal au cours de la consultation.
 
[[Fichier:Consult choix num lot.png|vignette|Ecran de choix du numéro de lot dans la consultation]]
 
 
Pour choisir un '''numéro de lot''', il suffit de cliquer sur la colonne numéro de lot, cela ouvrira un écran de choix de lot pour la ligne.
 
Dans cet écran, vous pouvez :
 
- Sélectionner un lot déjà connu pour le produit dans la liste.
 
- Cliquez sur le bouton '''Pas de lot''' pour retirer le lot actuellement sélectionné.
 
- Cliquez sur le bouton Retour pour ne rien faire et quitter l'écran.
 
- Cliquez sur le bouton '''Ajouter un nouveau lot''' pour créer un nouveau lot manuellement dans la fiche produit et pour pouvoir le sélectionner ensuite.
 
 
Le pourcentage de remise pour un produit peut être modifié au cas par cas sur chaque ligne en modifiant le champ '''%''', ou bien de manière globale sur toute la consultation via les champs '''Remise''' et '''Remise aliments'''. <br />
A chaque modification des données de ce tableau, les montants totaux sont recalculés. Ceux-ci sont indiqués non arrondis, les totaux étant arrondis uniquement à l'ouverture de l'onglet '''Règlement'''.
 
 
l'ajout d'un produit dans l'ordonnance se fait automatiquement à partir du moment ou celui-ci possède une posologie. L'ajout d'une posologie à un produit qui n'en possède pas ajoutera également ce produit à l'ordonnance.<br />
Pour qu'un produit vendu soit ajouté à l'ordonnance, il est important de lui adjoindre une posologie. Pour changer la posologie d'un produit manuellement, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de crayon situé à gauche de l'intitulé du produit.
 
{{Clr}}
 
=La saisie de l'ordonnance=


[[Image:EcranNF3.png|400px|thumb|left|La fenêtre de création des utilisateurs]]
[[Fichier:Ordonnance.png|450px|thumb|right| La saisie de l'ordonnance]]
[[Image:EcranNF4.png|400px|thumb|right|Les informations de l'utilisateur]]
Vous retrouverez automatiquement dans l'ordonnance la totalité de vos produits vendus ayant une posologie ou ayant été administré lors de la consultation.<br />
Chaque ligne d'ordonnance délivrée et administrée est reliée directement aux lignes de vente du produit concerné, ainsi une modification sur une ligne d'ordonnance se répercutera sur les lignes de vente, et inversement. <br />
A noter que la suppression d'une ligne de vente entrainera sa suppression de l'ordonnance, et la suppression d'une ligne d'ordonnance supprimera le produit de la vente.<br />


Cet écran vous permet de créer des '''utilisateurs''' dans Bourgelat. Ceci permet de savoir en permanence qui est présent devant l'écran. <br />
Il y a 9 colonnes dans le tableau des lignes d'ordonnance :
Vous pouvez définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur de la clinique. <br /><br />
*La première affiche un bouton permettant de supprimer la ligne de l'ordonnance. Cette colonne disparait à partir du moment ou l'ordonnance à été imprimée.
Cliquez sur le bouton '''Ajouter un utilisateur''' pour afficher l'écran permettant d'ajouter un nouvel utilisateur, ou d'en modifier un existant. Il vous faudra alors renseigner les champs suivants :  <br /><br />
* La seconde colonne permet d'indiquer le nom du produit.
*La troisième, modifiable, indique la quantité.
*La quatrième, modifiable, permet de définir la voie d'administration du produit. Une liste de choix par défaut est disponible, mais le champ reste libre pour vous permettre d'indiquer une voie d'administration précise si vous le souhaitez.
*La cinquième permet de vous indiquer si c'est un produit délivré, administré ou prescrit.
**Un produit '''délivré''' est un produit que vous vendez en direct au client.
**Un produit '''administré''' est un produit que vous avez administré à l'animal pendant la consultation et que vous faites payer.
**Un produit '''prescrit''' est un produit que vous demandez au client de donner à son animal mais que vous ne pouvez pas lui vendre (pas de stock, médicament d'humaine, etc...).
*La sixième est l'autorisation de renouvellement ou non.
*La septième est le nombre de renouvellement autorisés.
* La huitième est le numéro de lot lié à la vente.
*La dernière, modifiable, est la posologie. En double-cliquant sur le champ vous verrez un petit écran permettant la modification de celle-ci. Après impression de votre ordonnance, il est toujours possible de visualiser la posologie mais celle-ci n'est plus modifiable.


• '''Nom d'utilisateur''' : il s'agit du nom de l'utilisateur. Vous pouvez le nommer à votre convenance. <br />
Il est possible de prescrire de nouveaux produits à l'ordonnance, ceux-ci seront considérés comme des produits non vendus. Pour le faire, il suffit d'entrer dans le champ '''PRESCRIPTION''' le nom du médicament souhaité et de valider, une liste des produits correspondants sera affichée et vous permettra de choisir celui que vous souhaitez.
• ''' Mot de passe''' : indiquez un mot de passe pour l'utilisateur <br />
Il vous est également possible d'ajouter une ligne manuelle de prescription via le bouton [[File:Bouton+1Ordo.png]], afin de prescrire un produit qui n'existe pas dans votre base de produit (médecine humaine, produit que vous ne vendez pas).<br />
• '''Praticien lié''' : choisissez un praticien parmi ceux créés <br />
A l'impression, les produits vendus, administrés et prescrits sont séparés pour plus de lisibilité.<br />
• '''Compte actif''' : cette case permet, si un membre de la clinique venait à partir, de désactiver son compte sans pour autant le supprimer. Un utilisateur inactif ne peut accéder à l'application même en ayant les bons identifiants <br />
• '''Droit(s) d'accès''' : vous pouvez choisir 4 droits d'accès différents parmi "Accueil", "Praticien", "Gestionnaire compta" et "Administrateur", en fonction des droits que vous souhaitez octroyer à l'utilisateur. Il est obligatoire d'avoir au moins un Administrateur parmi vos utilisateurs, ce qui correspond au droit le plus élevé donnant ainsi l'accès total au logiciel à cette personne <br />
• '''Site(s)''' : sélectionnez le, ou les sites auxquels l'utilisateur pourra avoir accès  <br />


<br /><br />
Vous pouvez également modifier '''l'entête''' qui sera affichée en haut de l'ordonnance.<br />
La '''puce''' et / ou le '''tatouage''' sont ajoutés à cette entête. A noter que le tatouage sera remplacé par le '''SIRE''' si votre animal a comme espèce : cheval, chevaux, âne, poney, équin ou équidé.


=Les informations de la fiche client=
Le bouton '''+ Dernière consult''' permet d'ajouter la date de la dernière consultation à l'entete quand on clique dessus.<br />
Le champ '''Remis par''' permet de définir le praticien ayant lancé l'impression de l'ordonnance, celui-ci pouvant être différent du praticien ayant effectué la consultation.<br />
Le champ '''Nombre d'exemplaires''' permet simplement de définir le nombre d'impression de l'ordonnance souhaitée.<br />
La case '''Afficher date dernier acte''' permet d'indiquer dans l'impression la date du dernier acte (en dehors de la consultation en cours) effectué sur l'animal.<br />


[[Fichier:EcranNF5.png|400px|thumb|right|Les informations de la clinique]]
Après impression de l'ordonnance, la consultation ne peut plus être supprimée et les produits présent dans l'ordonnance ne peuvent plus être modifié. Ceci est une obligation légale qui nous implique dans la sécurisation de vos ordonnances.<br />
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L'écran suivant affiche les coordonnées de la clinique, un éventuel logo à apposer sur vos documents, ainsi que les informations légales de votre clinique. Une astérisque rouge près d'un champ signifie qu'il est obligatoire de les compléter : <br /><br />
=La saisie de règlement=
 
• '''Site''' : le nom du site <br />
[[Fichier:Reglement.png|450px|thumb|right|La saisie de règlement(s)]]
• '''Nom 1''' : le nom du, ou des vétérinaires <br />
 
• '''Adresse''' : l'adresse du cabinet vétérinaire <br />
Une fois l'ordonnance complétée, vous pouvez saisir le(s) règlement(s) pour payer une partie, ou toute la consultation. Le fait d'enregistrer un règlement génère une facturation automatique (et silencieuse) de la consultation.<br />
• '''Code, ville''' : le code postal ainsi que le nom de la ville du cabinet <br />
Vous trouverez des informations telles que le '''montant des remises''', le '''montant total HT''' et '''TTC''', le '''Débit client''' ainsi que '''l'avoir disponible''' du client. <br /><br />
• '''Téléphone''' : le numéro de téléphone du cabinet <br />
 
• ''' SIRET''' : votre numéro de SIRET, sur 14 chiffres <br />
Il est possible d'ajouter un nouveau règlement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un règlement'''. Le champ adjacent à ce bouton permet d'indiquer le nombre de règlement à créer en simultané. Ainsi si vous souhaitez faire un règlement en 4x, il vous suffit d'indiquer 4 dans ce champ et de cliquer sur le bouton '''Ajouter un règlement'''. Le montant des règlements sera divisé entre les lignes.<br />
• '''N° TVA Intracom''' : votre numéro de TVA intracommunautaire est composé des lettres FR, suivies de 11 chiffres <br />
 
• '''RCS''' : le numéro RCS est le numéro d'identification unique et officiel de l'entreprise. Il est composé du numéro RCS, du numéro d'immatriculation de la ville dans laquelle a été créée la société, d'une lettre et du numéro SIREN <br />
Vous pouvez renseigner les champs ci dessous : <br /><br />  
 
• '''Mode de règlement''' : choisissez le mode de règlement souhaité. <br />
• '''Montant''' : le montant du règlement à saisir. Ce montant est, de base, automatiquement géré pour qu'à l'ajout d'un nouveau règlement celui-ci paye en totalité la consultation. Vous pouvez ensuite modifier le montant manuellement. <br />
• '''Date''' : la date du règlement. <br />
• '''Banque''' : le nom de la banque du payeur ainsi que la date de dépôt en banque du règlement <br />
• '''Date dépôt''' : la date du dépôt en banque du règlement. <br />
• '''Responsable de l'impayé''' : si une personne s'occupe de la comptabilité et plus particulièrement des impayés dans votre clinique, vous pouvez choisir son nom dans la liste <br /><br />
 
La première colonne du tableau vous permet de supprimer à la volée des règlements.<br />
Il est à noter qu'un règlement n'est enregistré définitivement qu'à la sortie de l'écran de la consultation.<br />
Il est possible d'annuler un règlement enregistré dans cet écran, pour ce faire il vous suffit de cliquer sur la croix d'un règlement validé. Une alerte vous demandera si vous êtes réellement sûr, si vous validez un règlement inverse à celui a annuler sera ajouté à la consultation. Ainsi, les deux règlements s'opposeront et la consultation repassera en non réglé.<br /><br />
 
Si vous indiquez un montant en espèce supérieur au montant de la consultation, un message d'alerte vous indiquera le montant à rendre en monnaie au client.<br />
Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée via un paramètre dans l'écran paramètres, onglet consultations.


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=L'annulation des recettes=
[[Fichier:Miniature Annuler Recettes.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/Q4F6pXpdyHk]]


<br /><br />
Depuis le premier janvier 2018, de nouvelles lois sont entrées en vigueur avec la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses. Cela implique que nous ne pouvons pas supprimer une recette dans le logiciel, mais il reste possible de l'annuler, en cas d'erreur dans le montant ou dans sa ventilation par exemple. (Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704)<br /><br />


=Le réglage de la facturation=
Il existe plusieurs méthodes pour annuler une recette :<br /><br />
Tout d'abord, il est possible d'annuler un règlement à partir d'une consultation. Tant que cette consultation n'est pas clôturée, il est possible de cliquer sur la '''croix''' située à '''gauche du mode de règlement''' , et de valider le message expliquant qu'une recette négative du même montant sera créée. <br />
Attention au fait qu'annuler un règlement crée une recette négative à la date de '''l'annulation''', et non pas à la date du règlement initial. <br /><br />


[[Fichier:EcranNF6.png|400px|thumb|right| Le réglage de la facturation]]
Il est également possible d'annuler une recette en double cliquant dessus à partir de l'onglet '''Recettes''' de la fiche d'un client ou de l'onglet Gestion de Bourgelat, puis de cliquer sur le bouton "'''Annuler le règlement'''". Là aussi, une confirmation de création de recette négative sera à valider.<br /><br />


Cet écran permet de paramétrer ou de modifier les réglages liés à la facturation dans Bourgelat. <br /><br />
Attention encore une fois à la date de l'annulation. Afin d'avoir une comptabilité correcte comprenant les recettes positives et leurs annulations négatives sur le même jour et éviter les erreurs de caisses quotidiennes, nous pouvons, avant d'annuler la recette : <br />
- Soit mettre l'ancien règlement à la date de l'annulation souhaitée. <br />
- Soit mettre l'annulation négative à la date du règlement à supprimer. <br /><br />


==Paramètres de facturation==
Une fois que la date des deux règlements est similaire, les recettes positives et négatives seront sur le même jour, et notre comptabilité sera correcte. <br />
Il n'est toutefois pas possible de modifier les dates des règlements qui appartiennent à une période clôturée, les champs de dates ne seront pas modifiables.


• '''Nombre d'exemplaires de facture imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre d'exemplaires de factures imprimés par défaut<br />
Il est à noter qu'il est possible de supprimer les opérations diverses (solde) via l'écran de recette de la consultation. Cela annulera un solde effectué par erreur.
• '''Nombre de récapitulatifs imprimés par défaut''' : ce champ indique le nombre de récapitulatifs de factures imprimés par défaut<br />
• '''Proposer systématiquement l'impression des factures au format résumé''' : lorsque vous cochez cette case, vous obtenez la possibilité d'imprimer un “résumé” ou “relevé” de facture, c'est à dire une impression qui regroupe les factures non réglées du client, sur la période que vous indiquez. Vous obtenez cette impression par le bouton '''Relevé''' que vous trouvez sur la fiche du client, dans la liste des factures <br /><br />
• '''Impressions par séries de ... suivies de ... secondes de pause ''' : vous pouvez définir combien de factures seront imprimées sur une période de temps donnée<br />
• '''Échéance par type de client''' : ce cadre permet de paramétrer les différentes périodes d'échéance en fonction du type de client <br />
• '''Pied de la facture''' : saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le pied de toutes vos factures. Vous disposez de 2 lignes de texte, la zone imprimable étant limitée. Exemple : “Membre d'une association de gestion agréée, le règlement par chèque est accepté” <br /><br />


==Facture imprimée==
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• '''Ne pas imprimer les sous totaux''' : si cette case est cochée, les sous-totaux des actes et des produits par consultation ne seront pas imprimés sur la facture <br />
=Les impressions=
• '''Tracer un trait entre chaque consultation''' : une fois cette case cochée, les différentes consultations présentes sur une même facture seront séparées par un trait horizontal <br />
• '''Imprimer le nom des animaux sur les factures''' : si votre facture concerne un seul animal, son nom sera affiché en haut de la facture. Si votre facture concerne plusieurs animaux, le nom et le numéro de tatouage figurent sur chaque ligne, afin de différencier les actes et les produits liés à chacun des animaux.<br /><br />
• '''Imprimer les prix nuls sur les factures''' :  lorsque cette case est cochée, si votre facture contient des actes ou des produits dont le prix est nul, ce prix sera affiché à 0,00. Si cette case est décochée et que votre facture contient des lignes au prix nul, aucun chiffre ne paraîtra dans la colonne du prix <br /><br />
• '''Imprimer le délai d'attente sur factures''' : lorsque cette case est cochée, et que vous facturez des produits contenant un délai d'attente (champ “Délai d'attente” de la fiche du produit), ce délai sera imprimé sur la facture après le nom du produit. <br /><br />
• '''Trier le contenu des factures par animal''' : cocher cette case permet de trier le contenu de la facture en fonction de chaque animal
<br /><br />


==Pénalités de retard et escomptes==
[[Fichier:impressionsV11.png|300px|thumb|right|Le choix des impressions]]
[[Fichier:FicheConseilConsultChoix.png|300px|thumb|right|Les fiches conseils]]


• '''Appliquer des agios de...''' : ce pourcentage sera celui pris en compte pour le calcul du montant des agios. Le montant des agios est égal à ce pourcentage du montant impayé des factures <br />
Chaque onglet possède ces impression dédiées :
• '''à partir d'un montant de facture de...''' : montant minimal devant être dû pour conduire à la création d'un agio. Si cette somme minimale n'est pas atteinte, les agios ne seront pas calculés<br />
*L'onglet '''CONSULTATION''' permet l'impression du '''certificat sanitaire''', de '''l'hospitalisation''' et des '''[[fiche conseil|fiches conseils]]'''.
• '''Systématiquement''' : lorsque le programme détecte que les conditions nécessaires à la création d'une consultation d'agios sont remplies, si cette case est cochée, les agios seront automatiquement créés, sans vous demander de valider. Sinon il vous sera demandé confirmation de la création de cette consultation d’agios <br /><br />
*L'onglet '''ORDONNANCE''' permet l'impression de '''[[ordonnance|l'ordonnance]]''' et son '''envoi à vetOrdo'''.
• '''Montant minimum des pénalités de...''' : si le montant calculé des agios est inférieur à ce montant minimal, alors le montant des agios est forcé à ce montant minimal. Les agios ne seront donc jamais inférieurs au montant minimal que vous spécifiez <br /><br />
*L'onglet '''RÈGLEMENT''' permet l'impression de la '''[[facture]]''', de la '''[[facture pro-forma]]''' et du '''[[bon de livraison]]'''.
• '''Délai de grâce''' : lorsque vous utilisez les agios, vous devez spécifier un délai de grâce avant que ces agios ne soient pris en compte. Un délai de grâce minimal et incompressible de 30 jours s’ajoute au nombre de jours que vous spécifiez<br /><br />
• '''Nom du praticien sur la consultation d'agios''' : le nom du praticien qui sera utilisé pour créer la consultation spécifique<br /><br />
• '''Délai''' : indiquez le nombre de jours ouvrant droit à un escompte. Si le règlement de la facture a lieu dans les délais (date de la facture + délai de règlement), une consultation d'escompte sera créée. Si vous n'indiquez rien, l'escompte sera pris en compte si le client règle son dû le jour de la création de la facture. L’escompte ne diminue pas le montant de la facture payée mais crée une consultation d’escompte <br /><br />
• '''Taux''' : il s'agit du pourcentage de la somme réglée permettant de calculer le montant de l'escompte accordé<br />
• '''Transfère automatique des recettes bancaires...''' : en cochant cette case, l'impression des bordereaux transfert automatiquement les recettes bancaires en banque<br />
<br /><br />


=Le réglage de la comptabilité=
Cocher la case '''A l'écran''' avant une impression permet d'afficher un aperçu du document avant impression. <br /><br />
Vous pouvez également imprimer des '''[[Fiche conseil|Fiches conseils]]''' en cliquant sur le bouton du même nom puis en cochant la case des fiches que vous souhaitez imprimer.<br />
Afin de modifier une de ces fiches, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de '''crayon''' situé à gauche de la ligne souhaitée.


[[Fichier:EcranNF7.png|400px|thumb|right| Le réglage de la comptabilité]]
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La fenêtre ayant pour intitulé '''Réglage de la comptabilité''' permet de définir les différentes informations comptables nécessaires à l'enregistrement des informations afin de faciliter les exports vers les logiciels de comptabilités externes. <br /><br />
=L'annulation d'une consultation=


• '''Format d'exportation''' : vous y spécifiez le logiciel de comptabilité utilisé, parmi les suivants : ABC 2035, API, Ciel Compta générale, Ciel Compta libérale, ComptaMust, EBP, Fiducial, Haffid, Quadratus et Sage. Cette liste peut évoluer si nous ajoutons de nouveaux logiciels en fonction de vos demandes<br />
[[Image:BoutonAnnulNF.png|150px|thumb|left|Le bouton annulation]]
Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité externe, vous devez indiquer “'''intégrée Bourgelat”'''<br /><br />
[[Fichier:Miniature AnnulConsult.png|500px|thumb|right|Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo|link=https://youtu.be/iGLcm64zcx4]]
• '''Compta. générale''' : si cette case est cochée, vous utilisez un logiciel de comptabilité générale et les exports réalisés contiendront donc les consultations en plus des recettes afin que vos comptes clients soient équilibrés<br />
[[Fichier:FenetreAvoirRemb.PNG|400px|thumb|right|La fenêtre d'annulation]]
• '''Journal des ventes''' : indiquez le libellé du journal des ventes de votre logiciel externe. Par exemple, indiquez “'''VE'''” si vous utilisez un logiciel Sage. Ce champ n’est pas utilisé avec la comptabilité interne à Bourgelat <br /><br />
Malgré les nouvelles lois entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2018, il reste toujours légal et possible de supprimer une consultation à laquelle aucune facture ni règlement n'est attaché, en double cliquant simplement dessus avant de '''cliquer sur la corbeille rouge en bas à gauche de l'écran''', puis d'y saisir un motif de suppression. <br />
• '''Compte Client par défaut''' : si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, indiquez ici le compte client par défaut du plan comptable de ce logiciel<br /><br />
De cette manière, il est possible de retrouver la consultation supprimée dans la partie « '''Annulations '''» de la fiche du client.<br /><br />


==L'onglet ventes==
Cependant, le fait de facturer ou de régler une consultation, même en partie, verrouille cette dernière de manière à ce que sa suppression ou sa modification ne soit plus possible. Ces consultations seront alors symbolisées à l'aide d'un '''cadenas''' à la place de la corbeille rouge.<br /><br />


• '''Libellé Bourgelat''' : indiquez le nom de votre compte. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, le libellé doit être EXACTEMENT identique entre les deux logiciels<br />
En cas d'erreur ou d'oubli , il vous faudra alors passer par le bouton « '''Annuler / Avoir / Rembourser''' ».<br /><br />
• '''Octroi''' : il s’agit de l’Octroi de Mer, une taxe qui ne s’applique que dans les DOM/TOM. N’entrez rien dans cette case si vous n’êtes pas soumis à cette taxe.<br />
• '''Compte''' : vous devez spécifier un compte pour les catégories Honoraires et Vente. Ces catégories sont utilisées pour la ventilation de vos consultations et recettes <br />
• '''Imprimé sur les livres ventilés''' : lorsque cette case est cochée, la colonne apparaîtra dans les livres ventilés, de recettes et de consultations. Les livres ventilés peuvent contenir 5 colonnes différentes <br /><br />


==L'onglet comptes financiers==
Plusieurs choix s'offrent alors à vous : <br />
• un '''Retour produit / Annulation d'un acte''' dans le cas d'un retour produit ou d'un acte à annuler. <br />
• une '''Annulation de la consultation''' dans le cas ou vous souhaitez annuler la totalité de la consultation. <br />
• une '''Modification de la consultation''' qui vous permet d'annuler la totalité de la consultation mais également, dans la foulée, d'en créer un doublon modifiable. <br /><br />


Sur cet onglet, vous spécifiez les comptes bancaires à utiliser dans le logiciel. Vous disposez automatiquement d’un compte Caisse, et d’au moins un compte bancaire <br /><br />
Sous chaque choix une explication rapide du choix est indiquée afin de vous aider dans votre choix.<br />
• '''Libellé Bourgelat''' : il s’agit du nom du compte tel qu’il apparaîtra dans le module de Comptabilité intégré à Bourgelat. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe, les intitulés doivent être identiques <br />
Si la consultation que vous annuler a été réglée, un texte rouge vous le rappelera sur l'écran. De plus, dans ce cas, en sélectionnant le retour produit ou l'annulation, vous aurez le choix entre faire un avoir ou un remboursement des règlements existant.
• '''Compte''' : vous devez indiquer le numéro de votre compte financier. Si vous utilisez la comptabilité interne à Bourgelat, ce champ peut rester vierge <br />
• '''Banque par défaut''' : cocher cette case signifie que le compte sélectionné est votre compte banque par défaut <br />
• ''' Journal'''  : indiquez ici le journal de votre logiciel de comptabilité externe correspondant au compte financier. Par exemple, CA pour caisse, ou BA pour banque <br /><br />


==L'onglet TVA vente==
- Un '''avoir''' est un moyen de paiement supplémentaire pour le client afin de régler ses consultations suivantes. <br />
- Un '''remboursement''' est un rendu direct d'argent au client qui peut être réalisé en '''Espèce''', '''Chèque''', '''Virement''' ou '''Carte bancaire'''. <br /><br />
Chacune de ces deux actions génère une consultation d'avoir / remboursement dans la fiche du client ainsi qu'une ligne de recette négative afin d'équilibrer le compte du client.


Les paramètres des comptes de TVA sont regroupés sur cet onglet. Vous devez spécifier un compte de TVA par taux. <br /><br />
{{Clr}}
• '''Libellé Bourgelat''' : Ce libellé doit être unique mais il importe peu ici, puisque seul le taux apparaît sur les autres écrans du logiciel <br />
==Retour produit / Annulation d'un acte==
• '''Taux''' : indiquez ici le taux de TVA que vous souhaitez attribuer à cette ligne <br />
[[Fichier:ChoixAvoirPartiel.PNG|400px|thumb|right|Un avoir partiel]]
• '''Compte''' : indiquez ici le compte Export de votre logiciel de comptabilité externe <br />
[[Fichier:ChoixRembPartiel.PNG|400px|thumb|right|Un remboursement partiel]]
• '''TVA défaut''' : vous pouvez spécifier UN compte qui sera choisi par défaut lors de la création de nouvelles fiches d’acte ou de produit <br />
• '''Taux de TVA utilisé''' : si la case est décochée, le taux ne figurera pas dans la liste des taux de TVA proposés dans une fiche d’acte ou de produit <br />


'''/!\''' Le taux de TVA des lignes de consultations passe automatiquement à 0 si le client n’est pas résidant en France '''/!\''' <br /><br />
Imaginons un cas où votre client nous ramène un ou plusieurs produits qui lui avaient été vendus lors d'une consultation. Ce choix permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez rembourser au client. <br /><br />


==L'onglet dépenses==
Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation '''Retour produit / Annulation d'un acte'''.<br />
Si le client a déjà réglé sa consultation, il vous faudra choisir si vous souhaitez lui faire un avoir ou le rembourser directement. Si aucun règlement n'a été ajouté à la consultation, aucun choix n'est proposé car vous ne rendrez pas d'argent au client.<br />
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton « '''OK '''» pour passer au choix des produits / actes à annuler.<br />


Cet onglet est sans objet si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Sinon il est possible de modifier ou d'ajouter des lignes de dépense dans Bourgelat. <br /><br />
Si vous voulez faire un retour pour du Panacur saisi dans une consultation, il suffit de saisir la quantité souhaitée dans la colonne « '''Quantité avoir''' » / « '''Quantité remboursement''' », avant de cliquer sur le bouton « '''OK '''».<br />
• '''Libellé Bourgelat''' : le logiciel Bourgelat est livré avec un certain nombre de lignes déjà créées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à votre convenance <br />
• '''Compte''' : le numéro du compte de dépense
<br /><br />


==L'onglet TVA dépenses==
La colonne '''quantité remboursable''' représente le nombre d'unité du produit qu'il vous reste disponible à annuler. Il est donc impossible d'annuler plus de quantité que ce qui a été vendu dans la consultation !<br />
Si vous utilisez la comptabilité intégrée à Bourgelat, vous devez spécifier dans cet onglet les taux de TVA qui s’appliqueront aux dépenses.<br /><br /><br /><br />


=Le réglage des consultations=
Un avoir sera automatiquement généré dans la fiche du client, et notre stock de Panacur sera réapprovisionné de la quantité indiquée lors du retour produit.<br />
L'avoir ainsi créé sera utilisé si la consultation n'est pas finie de régler afin de cloturer la consultation.<br /><br />
<div style="font-size:14px; color:red; text-align:left">
Attention : prenez garde au fait que générer un avoir ne supprime PAS le règlement initial du client pour cette consultation.</div> <br />


[[Fichier:EcranNF8.png|400px|thumb|right|Le réglage des consultations]]
{{Clr}}


Cet écran vous permet de paramétrer vos consultations dans le logiciel Bourgelat afin qu'elles correspondent à vos besoins. <br /><br />
==Annulation de la consultation ==


==Paramètres des consultations / ventes==
Dans plusieurs cas, une annulation complète de la consultation peut être requise (Doublon de consultation, client qui ne vient pas alors que tout est préparé, etc...).<br />


• '''Enregistrer le nom du responsable des impayés''' : si cette case est cochée et qu'une consultation est créée sans règlement immédiat, le nom du responsable de l'impayé sera demandé <br /><br />
Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation '''Annulation de la consultation'''.<br />
• ''' Afficher le Prix HT dans les lignes de consultations et les devis''' : les prix sont affichés en hors taxes dans vos consultations et vos devis. Ce paramètre est utilisé par les vétérinaires dont la clientèle est majoritairement rurale <br /><br />
Si le client a déjà réglé sa consultation, il vous faudra choisir si vous souhaitez lui faire un avoir ou le rembourser directement. Si aucun règlement n'a été ajouté à la consultation, aucun choix n'est proposé car vous ne rendrez pas d'argent au client.<br />
• '''Autoriser la création de fiche client depuis la consultation directe''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de client inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche client<br /><br />
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton « '''OK '''» pour valider l'action.<br />
• '''Autoriser la création des actes et médicaments dans les consultation''' : lors d'une consultation, si vous indiquez un nom de médicament ou d'acte inconnu et que cette case est cochée, il vous sera proposé de créer une nouvelle fiche <br /><br />
• '''Autoriser le regroupement des vaccins à l'issue d'une consultation''' : lorsque vous prescrivez des actes occasionnant un rappel, comme des actes de vaccination, un rappel est automatiquement ajouté à la fiche animal afin qu'un courrier de rappel puisse être envoyé au client concerné. <br />
Lorsque cette case est cochée, les multiples actes de vaccination que vous prescrivez au cours d'une seule consultation généreront un rappel unique dans la fiche de l'animal. Si cette case n'est pas cochée, une ligne de rappel par acte pourra être générée. Il vous sera demandé quelle méthode vous préférez. <br /><br />
• '''Utiliser la saisie directe par touche de fonction''' : cette case cochée, l’utilisation des touches F1, F2 et F3 dans une consultation vous permettront de saisir directement une ligne dans votre consultation <br />
• ''' Rechercher si le nom des actes et des produits contient la valeur saisie''' : cocher cette case permet de rechercher dans une consultation un produit ou un acte en se basant sur l'intégralité du libellé de celui ci, et pas seulement sur le début de son nom <br /><br />
• ''' TVA à 0 pour les clients étrangers''' : en cochant cette case, les clients qui résident en dehors de la France se verront automatiquement appliqués une TVA à 0 <br />
• ''' Arrondis général sur...''' : vous pouvez choisir si l'arrondis de vos consultations doivent se faire sur le prix HT ou TTC <br />
• '''Arrondir les totaux des consultations''' : vous pouvez demander un arrondi sur les totaux des consultations à l'euro inférieur, aux 10 centimes inférieurs, aux 10 centimes les plus proches ou aux 10 centimes supérieurs. Cet arrondi est effectué en modifiant ponctuellement le prix de vos actes et médicaments prescrits <br /><br />
• '''Imprimer le numéro de facture sur les livres de vente''' : cocher cette case permet d'imprimer le numéro des factures à l'impression des livres de vente <br />
• '''Utiliser des certificats sanitaires préimprimés''' : cocher cette case si vous utilisez des certificats sanitaires préimprimés <br /><br /><br />


==Ordonnances==
Dans ce cas, une consultation d'annulation complète sera créée, la consultation d'origine sera réglée et le montant restant (si il y en a) sera soit placé en avoir, soit remboursé au client selon le choix que vous avez fait.<br />


• '''Imprimer l'en-tête de la clinique sur les ordonnances A4''' : une fois cette case cochée, votre en-tête sera imprimé sur les ordonnances qui ne sont pas au format 4DWrite<br />
== Modification de la consultation==
• '''Afficher le dialogue avant chaque impression''' : en cochant cette case, vous verrez s’afficher la fenêtre de paramètres de votre imprimante avant chaque impression de facture ou d’ordonnance. Cette fenêtre diffère pour chaque type d’imprimante.<br />
Vous pouvez généralement y choisir : une sortie au format portrait ou paysage, la qualité de l’impression, une impression à l’écran avant l’impression définitive, parfois en recto-verso... <br /><br />
• '''Imprimer la mention "Renouvellement interdit" sur toutes les ordonnances''' : les ordonnances porteront la mention "Renouvellement interdit”<br />
• '''Exemplaires imprimés par défaut''' : entrez le nombre d’exemplaires de factures et d’ordonnances qui seront imprimés par défaut <br />
• '''Imprimer le numéro de lot sur les ordonnances''' : vous pouvez choisir si vous souhaitez que les numéros de lot apparaissent sur les ordonnances pour les '''clients ruraux''', pour '''tous les clients''', ou '''jamais''' <br /><br />
• '''Pied d'ordonnance''' : Vous disposez de quelques lignes de texte libre pour saisir un pied d’ordonnance, vous pouvez par exemple y faire figurer les mentions légales <br /><br />


==Certificats de vaccination antirabique (remplacé par le passeport)==
Un scénario assez commun est de se retrouver face à une consultation verrouillée que vous souhaitez modifier pour y ajouter, supprimer, ou modifier la quantité d'un produit ou d'un acte saisi par erreur par exemple. <br /><br />
• '''Utiliser des certificats rage préimprimés''' : si vous souhaitez imprimer vos certificats de vaccination sur des modèles préimprimés et prénumérotés, cochez cette case<br />
<div style="font-size:14px; color:red; text-align:left">
• '''Imprimer un seul certificat de vaccination antirabique et garder une trace''' : si cette case est cochée, le bouton Historique CERFA devient actif. Votre certificat est imprimé en un seul exemplaire et une copie est conservée dans le logiciel. Si ce bouton n’est pas coché, le certificat est imprimé en deux exemplaires, à charge pour vous de conserver l’une des copies papier <br /><br />
'''ATTENTION''' : avant toute chose, un élément important reste à définir. Si le montant initial de la consultation réglée par le client est incorrect et nécessite d'être annulé, il nous faudra commencer par la méthode ci dessous. Mais si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer au paragraphe suivant : <br />
• '''Echelle (en %), Marge gauche, Marge haut''' : vous pouvez modifiez certaines valeurs de paramétrage d'impression concernant les certificats dans ces champs <br /><br /><br /><br /><br />
Sur l'onglet « '''''Recettes '''''» de la fiche du client, il faut '''double cliquer sur la recette erronée'''. Nous pouvons alors soit '''modifier le mode de règlement''', soit cliquer sur le bouton « '''Annuler le règlement''' » en fonction de ce que nous souhaitons réaliser, puis cliquer sur le bouton « '''OK '''» pour valider.


=L'écran de connexion=
En revanche si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer à ce qui suit. </div><br /><br />


[[Fichier:EcranNF10.png|300px|thumb|left|Le choix du site]]
Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation '''Modification de la consultation'''.<br />
[[Fichier:EcranNF9.png|350px|thumb|right|L'écran de connexion]]


Une fois toutes les fenêtres de paramétrages validés, un écran de choix de site apparaît si vous utilisez une version multi-sites du logiciel. Il vous faudra alors sélectionner celui sur lequel vous souhaitez vous connecter avant de cliquer sur '''OK'''. <br /><br />
Bourgelat va alors, comme dans le cas d'une annulation de la consultation, générer une consultation d'annulation du montant total de la consultation d'origine ainsi que son ordonnance.<br />
Après ce choix, ou si vous êtes en version Mono-site de Bourgelat, une fenêtre de connexion apparaîtra. cette dernière vous permet de sélectionner l'utilisateur avec lequel vous souhaitez vous connecter. <br />
De plus, une nouvelle consultation, identique à la précédente mais modifiable cette fois ci, apparaît à l'écran.<br />
Il vous faudra alors en sélectionner un parmi ceux créés précédemment, et saisir le mot de passe associé à cet utilisateur. <br /><br />
Tout cela se passe en une fraction de seconde et peut donc être difficile à apercevoir, si ce n'est avec le fait que le '''verrou de la consultation est maintenant remplacé par une corbeille rouge'''.<br />
Vous pouvez à présent modifier la consultation comme si celle ci était en cours de création pour la première fois.<br /><br />


Une fois la fenêtre de connexion validée, la page d'accueil de Bourgelat apparaît alors à l'écran.
Au moment du règlement de cette nouvelle consultation, '''si vous aviez annulé le règlement avant l'opération''', alors vous pouvez choisir un mode de règlement classique tel qu'un chèque ou une carte bancaire par exemple.<br />
En revanche si le montant et le mode de règlement initialement versé par le client étaient correct, il nous faudra alors choisir « '''l'avoir''' » comme moyen de paiement, sous peine de se retrouver avec un règlement en double qui faussera la comptabilité.

Version actuelle datée du 7 mars 2024 à 15:23

L'écran de consultation

La création d'une consultation

L'écran de consultation

Il est possible de créer une nouvelle consultation à partir du bouton +1 Bouton+1client.png de la fiche du client, du bouton Nouvelle consultation de la fiche animal, ou des boutons Consultation directe et Vente comptoir de la page d'accueil du logiciel.

L'écran de consultation s'ouvre alors. La colonne de gauche de cet écran est composé de :

• l'état civil du client
• l'identité de l'animal
• l'historique du dossier de l'animal

La partie de droite de la fenêtre sert de saisie à la consultation. On y trouve :

• le motif de la consultation et les observations
• le compte rendu
• l'affichage du numéro de facture et d'ordonnance si elles ont été générées.
• la saisie des actes et des produits
• la gestion de l'ordonnance
• la saisie de règlements
• les impressions
• l'annulation d'une consultation

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la consultation.

Le motif de la consultation et les observations

Le motif de la consultation
La liste des glossaires

Il est possible de saisir un motif de consultation ainsi qu'un texte d'observation dans la zone dédiée située en haut à droite de la fenêtre.

Vous pouvez soit saisir le motif de la consultation à la main, soit le sélectionner parmi la liste des glossaires existants en cliquant sur l'icône en forme de triangle près du champ Motif.
Il vous faut alors sélectionner Glossaire, puis choisir celui que vous souhaitez utiliser.
Pour modifier la liste des glossaires ou en supprimer, il vous faut cliquer sur Mise à jour du glossaire.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton BoutonCRNF.png pour créer un compte-rendu complet.

La saisie des actes

Bloc des actes dans la consutation

Il existe deux moyens d'ajouter un acte dans la consultation :

- Cliquez sur la bouton FicheAnimal Consultation boutonF2.png ou sur la touche F2 de votre clavier pour créer une ligne d'acte vierge, tapez tout ou partie du nom de l'acte souhaité et taper sur la touche entrée pour avoir un choix d'acte.

- Tapez tout ou partie du nom de l'acte cherché dans le champ de recherche ACTE, au fur des caractères indiquées dans votre recherche une liste de proposition sera faites. Vous n'aurez qu'à sélectionner l'acte souhaité pour créer la ligne (en cliquant dedans ou via les touches fléchées et la touche entrée).


Le tableau d'acte propose les informations suivantes :

- Un bouton X pour supprimer la ligne.

- Un bouton crayon pour accéder au détail de la ligne.

- Le libellé de l'acte.

- La quantité de cet acte.

- Le Prix Unitaire (HT ou TTC selon vos paramètres)

- Le pourcentage de remise appliqué.

- Le Prix Unitaire Net (Après application de la remise).

- Une colonne antécédent permettant de choisir si on souhaite que cet acte génère un antécédent dans la fiche de l'animal.

- Une colonne urgence permettant d'indiquer si c'est un acte d'urgence et le cas échéant appliquer si souhaité la majoration d'urgence au tarif de l'acte.
Une partie de ces champs sont modifiables en cliquant dessus dans le tableau.

Le pourcentage de remise pour un acte peut être modifié au cas par cas sur chaque ligne en modifiant le champ %, ou bien de manière globale sur toute la consultation via le champ Remise sur les actes.
A chaque modification des données de ce tableau, les montants totaux sont recalculés. Ceux-ci sont indiqués non arrondis, les totaux étant arrondis uniquement à l'ouverture de l'onglet Règlement.

La saisie des produits

Bloc des produits dans la consultation


Il existe deux moyens d'ajouter un produit dans la consultation :

- Cliquez sur la bouton FicheAnimal Consultation boutonF3.png ou sur la touche F3 de votre clavier pour créer une ligne de produit vierge, tapez tout ou partie du nom du produit souhaité et taper sur la touche entrée pour avoir un choix de produit.

- Tapez tout ou partie du nom du produit cherché dans le champ de recherche VENTE, au fur des caractères indiquées dans votre recherche une liste de proposition sera faites. Vous n'aurez qu'à sélectionner le produit souhaité pour créer la ligne (en cliquant dedans ou via les touches fléchées et la touche entrée).


Le tableau de prodits propose les informations suivantes :

- Un bouton X pour supprimer la ligne de produit.

- Un bouton crayon pour accéder au détail de la ligne de produit.

- Le libellé du produit.

- La quantité de ce produit.

- Le Prix Unitaire (HT ou TTC selon vos paramètres)

- Le pourcentage de remise appliqué.

- Le Prix Unitaire Net (Après application de la remise).

- Le Numéro de lot indiquant le numéro de lot sélectionné pour ce produit.

- La date de Péremption lot qui est remplie selon le choix du lot.

- Une colonne Administré permettant d'indiquer si le produit a été administré à l'animal au cours de la consultation.

Ecran de choix du numéro de lot dans la consultation


Pour choisir un numéro de lot, il suffit de cliquer sur la colonne numéro de lot, cela ouvrira un écran de choix de lot pour la ligne.

Dans cet écran, vous pouvez :

- Sélectionner un lot déjà connu pour le produit dans la liste.

- Cliquez sur le bouton Pas de lot pour retirer le lot actuellement sélectionné.

- Cliquez sur le bouton Retour pour ne rien faire et quitter l'écran.

- Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau lot pour créer un nouveau lot manuellement dans la fiche produit et pour pouvoir le sélectionner ensuite.


Le pourcentage de remise pour un produit peut être modifié au cas par cas sur chaque ligne en modifiant le champ %, ou bien de manière globale sur toute la consultation via les champs Remise et Remise aliments.
A chaque modification des données de ce tableau, les montants totaux sont recalculés. Ceux-ci sont indiqués non arrondis, les totaux étant arrondis uniquement à l'ouverture de l'onglet Règlement.


l'ajout d'un produit dans l'ordonnance se fait automatiquement à partir du moment ou celui-ci possède une posologie. L'ajout d'une posologie à un produit qui n'en possède pas ajoutera également ce produit à l'ordonnance.
Pour qu'un produit vendu soit ajouté à l'ordonnance, il est important de lui adjoindre une posologie. Pour changer la posologie d'un produit manuellement, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de crayon situé à gauche de l'intitulé du produit.

La saisie de l'ordonnance

La saisie de l'ordonnance

Vous retrouverez automatiquement dans l'ordonnance la totalité de vos produits vendus ayant une posologie ou ayant été administré lors de la consultation.
Chaque ligne d'ordonnance délivrée et administrée est reliée directement aux lignes de vente du produit concerné, ainsi une modification sur une ligne d'ordonnance se répercutera sur les lignes de vente, et inversement.
A noter que la suppression d'une ligne de vente entrainera sa suppression de l'ordonnance, et la suppression d'une ligne d'ordonnance supprimera le produit de la vente.

Il y a 9 colonnes dans le tableau des lignes d'ordonnance :

  • La première affiche un bouton permettant de supprimer la ligne de l'ordonnance. Cette colonne disparait à partir du moment ou l'ordonnance à été imprimée.
  • La seconde colonne permet d'indiquer le nom du produit.
  • La troisième, modifiable, indique la quantité.
  • La quatrième, modifiable, permet de définir la voie d'administration du produit. Une liste de choix par défaut est disponible, mais le champ reste libre pour vous permettre d'indiquer une voie d'administration précise si vous le souhaitez.
  • La cinquième permet de vous indiquer si c'est un produit délivré, administré ou prescrit.
    • Un produit délivré est un produit que vous vendez en direct au client.
    • Un produit administré est un produit que vous avez administré à l'animal pendant la consultation et que vous faites payer.
    • Un produit prescrit est un produit que vous demandez au client de donner à son animal mais que vous ne pouvez pas lui vendre (pas de stock, médicament d'humaine, etc...).
  • La sixième est l'autorisation de renouvellement ou non.
  • La septième est le nombre de renouvellement autorisés.
  • La huitième est le numéro de lot lié à la vente.
  • La dernière, modifiable, est la posologie. En double-cliquant sur le champ vous verrez un petit écran permettant la modification de celle-ci. Après impression de votre ordonnance, il est toujours possible de visualiser la posologie mais celle-ci n'est plus modifiable.

Il est possible de prescrire de nouveaux produits à l'ordonnance, ceux-ci seront considérés comme des produits non vendus. Pour le faire, il suffit d'entrer dans le champ PRESCRIPTION le nom du médicament souhaité et de valider, une liste des produits correspondants sera affichée et vous permettra de choisir celui que vous souhaitez. Il vous est également possible d'ajouter une ligne manuelle de prescription via le bouton Bouton+1Ordo.png, afin de prescrire un produit qui n'existe pas dans votre base de produit (médecine humaine, produit que vous ne vendez pas).
A l'impression, les produits vendus, administrés et prescrits sont séparés pour plus de lisibilité.

Vous pouvez également modifier l'entête qui sera affichée en haut de l'ordonnance.
La puce et / ou le tatouage sont ajoutés à cette entête. A noter que le tatouage sera remplacé par le SIRE si votre animal a comme espèce : cheval, chevaux, âne, poney, équin ou équidé.

Le bouton + Dernière consult permet d'ajouter la date de la dernière consultation à l'entete quand on clique dessus.
Le champ Remis par permet de définir le praticien ayant lancé l'impression de l'ordonnance, celui-ci pouvant être différent du praticien ayant effectué la consultation.
Le champ Nombre d'exemplaires permet simplement de définir le nombre d'impression de l'ordonnance souhaitée.
La case Afficher date dernier acte permet d'indiquer dans l'impression la date du dernier acte (en dehors de la consultation en cours) effectué sur l'animal.

Après impression de l'ordonnance, la consultation ne peut plus être supprimée et les produits présent dans l'ordonnance ne peuvent plus être modifié. Ceci est une obligation légale qui nous implique dans la sécurisation de vos ordonnances.

La saisie de règlement

La saisie de règlement(s)

Une fois l'ordonnance complétée, vous pouvez saisir le(s) règlement(s) pour payer une partie, ou toute la consultation. Le fait d'enregistrer un règlement génère une facturation automatique (et silencieuse) de la consultation.
Vous trouverez des informations telles que le montant des remises, le montant total HT et TTC, le Débit client ainsi que l'avoir disponible du client.

Il est possible d'ajouter un nouveau règlement en cliquant sur le bouton Ajouter un règlement. Le champ adjacent à ce bouton permet d'indiquer le nombre de règlement à créer en simultané. Ainsi si vous souhaitez faire un règlement en 4x, il vous suffit d'indiquer 4 dans ce champ et de cliquer sur le bouton Ajouter un règlement. Le montant des règlements sera divisé entre les lignes.

Vous pouvez renseigner les champs ci dessous :

• Mode de règlement : choisissez le mode de règlement souhaité.
• Montant : le montant du règlement à saisir. Ce montant est, de base, automatiquement géré pour qu'à l'ajout d'un nouveau règlement celui-ci paye en totalité la consultation. Vous pouvez ensuite modifier le montant manuellement.
• Date : la date du règlement.
• Banque : le nom de la banque du payeur ainsi que la date de dépôt en banque du règlement
• Date dépôt : la date du dépôt en banque du règlement.
• Responsable de l'impayé : si une personne s'occupe de la comptabilité et plus particulièrement des impayés dans votre clinique, vous pouvez choisir son nom dans la liste

La première colonne du tableau vous permet de supprimer à la volée des règlements.
Il est à noter qu'un règlement n'est enregistré définitivement qu'à la sortie de l'écran de la consultation.
Il est possible d'annuler un règlement enregistré dans cet écran, pour ce faire il vous suffit de cliquer sur la croix d'un règlement validé. Une alerte vous demandera si vous êtes réellement sûr, si vous validez un règlement inverse à celui a annuler sera ajouté à la consultation. Ainsi, les deux règlements s'opposeront et la consultation repassera en non réglé.

Si vous indiquez un montant en espèce supérieur au montant de la consultation, un message d'alerte vous indiquera le montant à rendre en monnaie au client.
Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée via un paramètre dans l'écran paramètres, onglet consultations.

L'annulation des recettes

Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo

Depuis le premier janvier 2018, de nouvelles lois sont entrées en vigueur avec la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses. Cela implique que nous ne pouvons pas supprimer une recette dans le logiciel, mais il reste possible de l'annuler, en cas d'erreur dans le montant ou dans sa ventilation par exemple. (Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704)

Il existe plusieurs méthodes pour annuler une recette :

Tout d'abord, il est possible d'annuler un règlement à partir d'une consultation. Tant que cette consultation n'est pas clôturée, il est possible de cliquer sur la croix située à gauche du mode de règlement , et de valider le message expliquant qu'une recette négative du même montant sera créée.
Attention au fait qu'annuler un règlement crée une recette négative à la date de l'annulation, et non pas à la date du règlement initial.

Il est également possible d'annuler une recette en double cliquant dessus à partir de l'onglet Recettes de la fiche d'un client ou de l'onglet Gestion de Bourgelat, puis de cliquer sur le bouton "Annuler le règlement". Là aussi, une confirmation de création de recette négative sera à valider.

Attention encore une fois à la date de l'annulation. Afin d'avoir une comptabilité correcte comprenant les recettes positives et leurs annulations négatives sur le même jour et éviter les erreurs de caisses quotidiennes, nous pouvons, avant d'annuler la recette :
- Soit mettre l'ancien règlement à la date de l'annulation souhaitée.
- Soit mettre l'annulation négative à la date du règlement à supprimer.

Une fois que la date des deux règlements est similaire, les recettes positives et négatives seront sur le même jour, et notre comptabilité sera correcte.
Il n'est toutefois pas possible de modifier les dates des règlements qui appartiennent à une période clôturée, les champs de dates ne seront pas modifiables.

Il est à noter qu'il est possible de supprimer les opérations diverses (solde) via l'écran de recette de la consultation. Cela annulera un solde effectué par erreur.

Les impressions

Le choix des impressions
Les fiches conseils

Chaque onglet possède ces impression dédiées :

Cocher la case A l'écran avant une impression permet d'afficher un aperçu du document avant impression.

Vous pouvez également imprimer des Fiches conseils en cliquant sur le bouton du même nom puis en cochant la case des fiches que vous souhaitez imprimer.
Afin de modifier une de ces fiches, il vous faut cliquer sur l'icône en forme de crayon situé à gauche de la ligne souhaitée.

L'annulation d'une consultation

Le bouton annulation
Cliquez sur l'image ci dessus pour voir la vidéo
La fenêtre d'annulation

Malgré les nouvelles lois entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2018, il reste toujours légal et possible de supprimer une consultation à laquelle aucune facture ni règlement n'est attaché, en double cliquant simplement dessus avant de cliquer sur la corbeille rouge en bas à gauche de l'écran, puis d'y saisir un motif de suppression.
De cette manière, il est possible de retrouver la consultation supprimée dans la partie « Annulations » de la fiche du client.

Cependant, le fait de facturer ou de régler une consultation, même en partie, verrouille cette dernière de manière à ce que sa suppression ou sa modification ne soit plus possible. Ces consultations seront alors symbolisées à l'aide d'un cadenas à la place de la corbeille rouge.

En cas d'erreur ou d'oubli , il vous faudra alors passer par le bouton « Annuler / Avoir / Rembourser ».

Plusieurs choix s'offrent alors à vous :
• un Retour produit / Annulation d'un acte dans le cas d'un retour produit ou d'un acte à annuler.
• une Annulation de la consultation dans le cas ou vous souhaitez annuler la totalité de la consultation.
• une Modification de la consultation qui vous permet d'annuler la totalité de la consultation mais également, dans la foulée, d'en créer un doublon modifiable.

Sous chaque choix une explication rapide du choix est indiquée afin de vous aider dans votre choix.
Si la consultation que vous annuler a été réglée, un texte rouge vous le rappelera sur l'écran. De plus, dans ce cas, en sélectionnant le retour produit ou l'annulation, vous aurez le choix entre faire un avoir ou un remboursement des règlements existant.

- Un avoir est un moyen de paiement supplémentaire pour le client afin de régler ses consultations suivantes.
- Un remboursement est un rendu direct d'argent au client qui peut être réalisé en Espèce, Chèque, Virement ou Carte bancaire.

Chacune de ces deux actions génère une consultation d'avoir / remboursement dans la fiche du client ainsi qu'une ligne de recette négative afin d'équilibrer le compte du client.

Retour produit / Annulation d'un acte

Un avoir partiel
Un remboursement partiel

Imaginons un cas où votre client nous ramène un ou plusieurs produits qui lui avaient été vendus lors d'une consultation. Ce choix permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez rembourser au client.

Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation Retour produit / Annulation d'un acte.
Si le client a déjà réglé sa consultation, il vous faudra choisir si vous souhaitez lui faire un avoir ou le rembourser directement. Si aucun règlement n'a été ajouté à la consultation, aucun choix n'est proposé car vous ne rendrez pas d'argent au client.
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton « OK » pour passer au choix des produits / actes à annuler.

Si vous voulez faire un retour pour du Panacur saisi dans une consultation, il suffit de saisir la quantité souhaitée dans la colonne « Quantité avoir » / « Quantité remboursement », avant de cliquer sur le bouton « OK ».

La colonne quantité remboursable représente le nombre d'unité du produit qu'il vous reste disponible à annuler. Il est donc impossible d'annuler plus de quantité que ce qui a été vendu dans la consultation !

Un avoir sera automatiquement généré dans la fiche du client, et notre stock de Panacur sera réapprovisionné de la quantité indiquée lors du retour produit.
L'avoir ainsi créé sera utilisé si la consultation n'est pas finie de régler afin de cloturer la consultation.

Attention : prenez garde au fait que générer un avoir ne supprime PAS le règlement initial du client pour cette consultation.


Annulation de la consultation

Dans plusieurs cas, une annulation complète de la consultation peut être requise (Doublon de consultation, client qui ne vient pas alors que tout est préparé, etc...).

Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation Annulation de la consultation.
Si le client a déjà réglé sa consultation, il vous faudra choisir si vous souhaitez lui faire un avoir ou le rembourser directement. Si aucun règlement n'a été ajouté à la consultation, aucun choix n'est proposé car vous ne rendrez pas d'argent au client.
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton « OK » pour valider l'action.

Dans ce cas, une consultation d'annulation complète sera créée, la consultation d'origine sera réglée et le montant restant (si il y en a) sera soit placé en avoir, soit remboursé au client selon le choix que vous avez fait.

Modification de la consultation

Un scénario assez commun est de se retrouver face à une consultation verrouillée que vous souhaitez modifier pour y ajouter, supprimer, ou modifier la quantité d'un produit ou d'un acte saisi par erreur par exemple.

ATTENTION : avant toute chose, un élément important reste à définir. Si le montant initial de la consultation réglée par le client est incorrect et nécessite d'être annulé, il nous faudra commencer par la méthode ci dessous. Mais si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer au paragraphe suivant :
Sur l'onglet « Recettes » de la fiche du client, il faut double cliquer sur la recette erronée. Nous pouvons alors soit modifier le mode de règlement, soit cliquer sur le bouton « Annuler le règlement » en fonction de ce que nous souhaitons réaliser, puis cliquer sur le bouton « OK » pour valider.

En revanche si le montant réglé par le client est correct, alors cette étape n'est pas nécessaire et nous pouvons passer à ce qui suit.



Il faut tout d'abord sélectionner le mode d'annulation Modification de la consultation.

Bourgelat va alors, comme dans le cas d'une annulation de la consultation, générer une consultation d'annulation du montant total de la consultation d'origine ainsi que son ordonnance.
De plus, une nouvelle consultation, identique à la précédente mais modifiable cette fois ci, apparaît à l'écran.
Tout cela se passe en une fraction de seconde et peut donc être difficile à apercevoir, si ce n'est avec le fait que le verrou de la consultation est maintenant remplacé par une corbeille rouge.
Vous pouvez à présent modifier la consultation comme si celle ci était en cours de création pour la première fois.

Au moment du règlement de cette nouvelle consultation, si vous aviez annulé le règlement avant l'opération, alors vous pouvez choisir un mode de règlement classique tel qu'un chèque ou une carte bancaire par exemple.
En revanche si le montant et le mode de règlement initialement versé par le client étaient correct, il nous faudra alors choisir « l'avoir » comme moyen de paiement, sous peine de se retrouver avec un règlement en double qui faussera la comptabilité.

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